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La signature électronique, tout le monde en parle ces derniers temps. Elle a connu un véritable boom en ce début d’année, lors du confinement imposé par la crise sanitaire. La raison est simple : elle a permis aux entreprises et professionnels de maintenir leur activité en signant à distance, de manière légale et sécurisée, tous les documents et contrats essentiels au bon fonctionnement de leur entreprise ! Elle s’est révélée comme étant un véritable atout pour toutes les entreprises en télétravail. Cependant la signature électronique, c’est bien plus que ça. On vous présente dans notre article tous ses avantages !
Gain de temps : signature en quelques minutes
L’un des premiers bénéfices est sans aucun doute le gain de temps. Avec une solution de signature électronique, le délai d’attente pour obtenir vos contrats signés est réduit de manière significative : de quelques semaines à quelques jours ou heures ! En effet le signataire peut signer le document en ligne, dès réception, depuis l’appareil de son choix (ordinateur, tablette ou smartphone). Ce dernier n’a plus besoin d’attendre d’être à son bureau ou d’avoir accès à une imprimante, il peut signer à tout moment : qu’il soit en télétravail, dans les transports ou en voyage d’affaires. Et une fois signé, le contrat est envoyé de manière automatique à l’expéditeur. Vous éviterez ainsi les retards inutiles et accélérerez la conclusion de vos accords (vente, recrutement, etc.).
Meilleure efficacité des processus de gestion de contrats
Tout d’abord, les documents étant signés en ligne, la signature électronique permet d’éliminer les tâches administratives chronophages et répétitives liées à la gestion documentaire, notamment l’impression et la numérisation de documents pour signature. En outre les fonctionnalités offertes par Signaturit permettent de simplifier et d’automatiser les étapes d’envoi, de suivi et d’archivage des contrats. Parmi ces fonctionnalités, nous pouvons citer :
- Suivi en temps réel des étapes du processus pour chaque signataire (envoyé, reçu, ouvert, signé) permettant de relancer si besoin les parties bloquantes ;
- Programmation de rappels automatiques envoyés aux destinataires n’ayant pas encore signé ;
- Configuration d’une date d’expiration pour les documents envoyés à signer ;
- Envoi massif : pour envoyer un même document à signer à de nombreuses personnes à la fois ;
- Création de modèles de document à signer ;
- Et bien d’autres.
Pour une automatisation maximale de vos processus, intégrez la solution de signature électronique à votre logiciel métier (ERP, CRM, SIRH…) via API.
Grâce à la signature électronique, vous pourrez rationaliser vos processus de gestion de contrat et augmenter la productivité de vos équipes. Elles pourront concentrer leurs efforts sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Meilleure expérience client
La mise en place d’une solution de signature électronique permet de simplifier le parcours d’achat des consommateurs. Que ce soit de la vente B2B ou B2C, à distance ou en magasin, vous pourrez améliorer l’expérience client en simplifiant et modernisant l’étape de signature. En effet dès que le client se décide pour votre produit ou service, il peut signer le contrat immédiatement, sans avoir à effectuer les formalités administratives fastidieuses : imprimer deux copies du document, les signer et les renvoyer à l’entreprise par courrier postal ou numérisées par e-mail.
Par exemple, dans le cas de souscription en ligne à un service, la signature électronique est particulièrement appréciée par les clients, car ils peuvent signer leur contrat directement depuis le site Internet ou l’application. Ainsi le parcours d’achat est 100% digital, fluide et sans rupture.
Un autre exemple, dans le cas de la vente en magasin, la mise en place de la signature électronique contribue à offrir un parcours client phygital. Les vendeurs, équipés de tablette, peuvent signer des contrats plus simplement avec leurs clients. Cela donne une image moderne et innovante de l’entreprise tout en répondant aux attentes digitales de ces derniers.
Meilleure expérience employé
Mettre à disposition de ses employés des outils digitaux, c’est leur permettre de réaliser leur travail de la manière la plus efficace possible. Et cela constitue un facteur de satisfaction et de motivation incontestable.
Prenons l’exemple d’un commercial dont l’objectif est de maximiser ses ventes. À chaque nouvelle vente, ce dernier devra gérer et signer le contrat avec le client. Cette étape finale de la vente est essentielle cependant elle peut être assez chronophage : envoyer le contrat, relancer le client en cas de non-signature, imprimer et archiver… Cela peut donc être une source de frustration pour le commercial qui pourrait dédier ce temps à la recherche de nouveaux prospects. Avec la signature électronique, cette étape de contractualisation est accélérée. Et le commercial peut se concentrer sur son cœur de métier : la vente. Il se sentira donc plus productif et valorisé, ce qui augmentera sa satisfaction.
En résumé, que ce soit au sein d’un service commercial, RH ou encore administratif, la mise en place de la signature électronique aura un impact positif sur l’expérience de vos collaborateurs, car son utilisation simplifiera leur quotidien !
Selon une enquête de VMware, “les sociétés en forte croissance investissant davantage dans l’expérience numérique de leurs employés ont tendance à se développer, à profiter d’une culture progressiste, à mieux retenir leurs talents, et à être considérées comme des endroits où il fait bon travailler par leurs employés.”
➡️ Pour en savoir plus, découvrez notre article : Améliorer l’expérience collaborateur avec la signature électronique
Réduction des coûts
En utilisant une solution de signature électronique, vous pourrez réduire de manière significative vos coûts inhérents à la gestion documentaire :
- Plus besoin d’imprimer ou de scanner ⇒ économies de papier et d’encre, entretien des imprimantes moins fréquent…
- Plus besoin d’envoyer les contrats par courrier ⇒ économies sur les frais postaux, les coursiers, les enveloppes…
- Plus besoin d’archiver les documents en format papier ⇒ économies sur les fournitures de bureau (boîtes à archive, classeurs…), récupération des espaces liés à l’archivage papier…
Sécurisation des contrats
La signature électronique apporte une plus grande sécurité aux contrats signés que la signature manuscrite. Elle a certes la même valeur juridique, cependant la signature électronique offre une traçabilité complète du processus de signature. En effet pour chaque processus de signature de document, un document probant est généré contenant toutes les preuves électroniques (date, heure, nom du signataire, adresse IP, chaîne de contrôle…).
En outre la solution de signature électronique avancée de Signaturit permet d’identifier les signataires de manière univoque et garantit l’intégrité des documents signés. Vous bénéficierez donc de toutes les garanties légales et de sécurité nécessaires à la gestion de vos contrats.
Réduction de l’empreinte environnementale
La mise en place d’une solution de signature électronique s’inscrit dans une démarche de dématérialisation ou “Zéro papier”, répondant à des enjeux RSE.
Grâce à la signature électronique, il n’est plus nécessaire d’imprimer les documents et contrats pour les signer. Tous les contrats sont envoyés, signés et archivés, sans qu’une seule feuille de papier ne soit utilisée. Vous pourrez donc réduire fortement votre consommation de papier, limitant à votre échelle la déforestation et la grande consommation d’eau nécessaire à la production de papier.
En outre, vous pourrez réduire votre consommation d’autres consommables, tels que l’encre ou les fournitures de bureau essentielles à l’archivage papier, mais aussi les transports liés aux envois postaux et leurs émissions de CO2 associées.
En 1 an, l’utilisation de notre solution de signature électronique par nos 2 000 clients a permis d’économiser :
43 millions de pages de papier au format A4
900 tonnes de CO2
➡️ Pour en savoir plus, découvrez notre article : La signature électronique pour préserver l’environnement
Conclusion
Pour faire face à la forte concurrence, les entreprises ont tout intérêt à mettre en place des solutions technologiques impactant de manière positive les différents aspects de leur business (efficacité des processus, satisfaction des clients et des employés, image de marque…). Sans aucun doute, dématérialisation et productivité vont de pair. Alors si vous signez encore tous vos contrats sur papier, il est temps de moderniser vos processus. Testez dès aujourd’hui notre solution de signature électronique gratuitement pendant 7 jours en vous INSCRIVANT ICI.
TÉLÉCHARGEZ NOTRE GUIDE :Comment mettre en place la signature électronique dans votre entreprise
Si vous souhaitez avoir plus d’informations concernant nos solutions de signature électronique, vous nous appeler directement au 01 76 35 15 10.
