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La protección de datos es un aspecto importante de la gestión de cualquier empresa. Tanto si se trata de datos de clientes como si se trata de datos de empleados o proveedores, debemos asegurarnos de que se mantienen seguros y confidenciales. El uso de certificados digitales puede ayudar de forma importante a una protección de datos adecuada.
Los certificados digitales proporcionan un método seguro para intercambiar información en Internet, ya que pueden utilizarse para cifrar datos y verificar la identidad de los usuarios. También se utilizan para la autenticación, lo que significa que solo las personas con certificados válidos pueden acceder a determinadas áreas o redes, protegiendo de esa forma el acceso a los datos y limitándolo solo a los usuarios que nosotros queramos.
En este artículo, exploraremos cinco formas en las que los certificados digitales pueden ayudar a proteger los datos personales de clientes, empleados y proveedores.
¿Qué son los certificados digitales?
Los certificados digitales son como tarjetas de identificación para usuarios y entidades en Internet. Existen múltiples tipos de certificados digitales, son emitidos por autoridades de certificación acreditadas y contienen información sobre la identidad del usuario o entidad que lo posee.
Esta información es verificada por un tercero de confianza, normalmente una Autoridad de Certificación, para garantizar su validez. Los certificados digitales ayudan a proteger la información al verificar que los mensajes enviados por Internet proceden de usuarios o entidades autorizados.
Los certificados digitales proporcionan varias formas de hacer hincapié en la protección de datos, desde encriptar datos para que sólo la persona correcta pueda acceder a ellos, hasta proporcionar autenticación para verificar que un usuario o entidad es quién dice ser.
Mediante el uso de certificados digitales, podemos asegurarnos de que sólo las personas con la autenticación adecuada pueden acceder a determinados procesos dentro de la empresa o pueden actuar como si fueran la propia empresa.
Esto incluye evitar el acceso no autorizado a sus sistemas, proteger datos confidenciales como registros financieros e información de clientes, y garantizar transacciones seguras entre empresas y clientes.
¿Cómo protegen los datos los certificados digitales?
Aunque pueda parecer que los certificados digitales no son una forma de proteger los datos directamente, lo cierto es que sí son un medio muy útil para dar una capa más de seguridad a todos los datos personales con los que se trabaja en la empresa.
Pero, ¿cómo realmente protegen los certificados digitales de un posible acceso a datos no autorizado?
La respuesta tiene varias facetas. Los certificados digitales están diseñados para proporcionar autenticación, confidencialidad, integridad y no repudio de datos.
✔️ Autenticación: El uso de certificados digitales ayuda a garantizar que sólo los usuarios autorizados tienen acceso a los datos. La autenticación le permite saber que los datos son válidos y proceden de una fuente fiable.
✔️ Confidencialidad: Los datos se mantienen a salvo y seguros mientras se transmiten con la ayuda de claves de cifrado y descifrado, lo que garantiza que sólo puedan acceder a ellos quienes posean la clave válida.
✔️ Integridad: El uso de certificados digitales ayuda a proteger los datos contra el pirateo o la manipulación durante el tránsito, proporcionando un entorno seguro para el almacenamiento y la transferencia de datos. Las firmas digitales también ayudan a verificar que los datos no han sido alterados de ninguna manera durante el tránsito entre dos partes.
✔️ No repudio: Los certificados digitales tienen implicaciones legales, ya que proporcionan la prueba de que ambas partes han aceptado los términos de una transacción. Esto garantiza que ninguna de las partes pueda negar su participación en un acuerdo o transacción. Pero esto son únicamente características algo más «técnicas» de los certificados digitales. ¿De qué forma nos ayudan en el día a día los certificados digitales?
1.- Tú decides quién puede actuar en nombre de tu empresa en cada momento
Mediante el uso de certificados digitales, las empresas pueden garantizar de forma rápida y sencilla que solo el personal autorizado y verificado puede actuar en su nombre.
La protección de datos no implica solo tener un sistema informático listo para evitar ataques de robo de datos. También implica que todos en la organización cumplan con las normativas. Limitando quién puede actuar en nombre de la empresa en cada momento se reduce la posibilidad de que se produzcan acciones no permitidas que puedan hacer un uso de datos personales no seguro.
El gestor de certificados digitales de Signaturit, IvSign, permite controlar desde la plataforma todos los certificados digitales asignados a cada usuario, darle un nivel de autorización según se considere, y retirarlos en caso necesario.
Es posible también dar una autorización de forma controlada y específica a un usuario en un momento preciso, sin necesidad de que mantenga ese nivel de acreditación durante más tiempo.
2.- Controla cómo están usando los certificados digitales
Cuando se trata de la protección de datos, es fundamental controlar cómo se utilizan los certificados digitales. Con IvSign es posible conocer en todo momento los usos que se han hecho de los certificados digitales asignados a cada usuario.
De esta manera, se puede detectar si se ha podido producir un uso no esperado en un momento determinado, o quién ha sido el usuario que lo ha utilizado.
Al estar todo focalizado en un único lugar en la plataforma en la nube, se puede visualizar de un solo vistazo todos los usos que se han realizado de los certificados, pudiendo localizar en un momento aquel uso que pueda preocuparnos.
3.- Evita que tus certificados caigan en manos equivocadas
Contar con una plataforma en la que tenemos almacenados los certificados digitales, y a la que los usuarios tienen que acceder para hacer uso de ellos nos asegura que los mismos no caigan en manos equivocadas, y con ellos se consiga acceso a datos internos de la empresa o se actúe en nombre de la empresa de una manera que no cumpla con las normativas de datos.
Se ha convertido en común el contar con certificados digitales en formato software, en memorias USB o en tarjetas criptográficas. Aunque es cierto que estos formatos son aceptables, también son menos seguros, pues son susceptibles de ser copiados o robados.
Con la plataforma de IvSign en la nube es mucho más fácil evitar que los certificados caigan en las manos equivocadas. Los usuarios solo tienen que acceder a la nube para hacer uso de sus certificados en cada momento, evitando así que existan software duplicados y memorias USB perdidas por ahí que contengan una llave de acceso a nuestros sistemas y nuestra información.
4.- Identifica al usuario antes de acceder a datos y archivos
Los certificados digitales proporcionan una capa adicional de seguridad para ayudar a proteger los datos y archivos. Utilizar los certificados digitales para autorizar el acceso a los archivos y plataformas que contengan datos personales es una forma de asegurarse que nadie que no queramos tenga acceso a los datos y, por tanto, de mantenerlos seguros.
Los usuarios deben identificarse antes de poder acceder a los datos o archivos a los que desean acceder. Esta forma de autenticación aumenta la seguridad de sus datos al verificar la identidad de un usuario antes de que tenga acceso al sistema y a su contenido.
Es especialmente beneficioso para las empresas que manejan datos sensibles, ya que garantiza que sólo las personas autorizadas puedan ver los registros confidenciales.
Claro está, para ello hay que contar con una buena organización de certificaciones digitales y autorizaciones de acceso. Es algo inviable de realizar si no contamos con una plataforma donde tengamos todo organizado de forma clara y podamos gestionarlo de manera ágil. Por ello IvSign es uno de nuestros productos estrella.
5.- Fácil acceso a los certificados desde cualquier lugar y dispositivo
Para cumplir con la normativa de protección de datos no solo es necesario crear una forma de trabajo que cumpla todos los estándares, sino que es importante que además esta sea sencilla y ágil para todos los componentes de nuestra organización. Si no es así, fácilmente habrá quién acabe almacenando datos de una forma no apropiada.
La idea de tener una plataforma donde poder controlar certificados digitales para cada empleado y asignarle los permisos adecuados, tiene como objetivo que el uso de certificados no sea algo complicado ni que requiera de un gran esfuerzo de adaptación, sino más bien algo que nos permita realizar gestiones ágiles en segundos.
Por otro lado, al tener los certificados en la nube no es necesario que los empleados tengan que andar comprobando si tienen los certificados digitales listos para utilizar, sino que directamente pueden acceder a la nube para obtenerlos sin ningún problema.
Puede acceder desde cualquier dispositivo y desde cualquier sistema operativo, lo que facilita la obtención de credenciales para acceder a los sistemas de la empresa, y reduce la posibilidad de utilizar formas de almacenamiento de información poco seguras que puedan derivar en un problema de protección de datos.
Con IvSign no solo conseguimos un lugar donde poder gestionar los certificados digitales, sino también una plataforma fácil de utilizar para todos aquellos que van a hacer uso de los mismos, pudiendo despreocuparse de tener que llevar encima su certificado digital en forma de USB o tarjeta criptográfica, o tener que llevar un determinado dispositivo. Pueden acceder a su certificado de forma segura desde cualquier lugar, con la tranquilidad de que seguirán teniéndolo disponible en cualquier dispositivo en cualquier momento.
