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Los servicios de email certificado combinan la rapidez, comodidad y sencillez del correo electrónico con la seguridad jurídica que otorga el burofax o un envío por correo postal certificado.
Sin duda, se trata de una herramienta de gran utilidad para cualquier empresa o profesional que quiera aprovechar al máximo las ventajas del entorno digital.
Descubre en este artículo qué es un email certificado, las ventajas que ofrece y cómo enviarlo gracias a Signaturit.
¿Qué es un correo certificado?
Un email certificado no es más que una comunicación realizada por correo electrónico que garantiza la integridad y autenticidad de dicha comunicación.
El email certificado es la forma más sencilla y económica de dar validez jurídica a tus comunicaciones. Al igual que el conocido burofax o la carta certificada que ofrece la oficina de correos, el email certificado permite enviar comunicaciones con prueba fehaciente, pero con la sencillez de un correo electrónico.
El correo certificado te ofrece información con validez legal de aspectos clave de la comunicación.
Para ello, en el proceso de envío de un email certificado intervienen tres partes:
- El emisor del correo electrónico, es decir, la persona o entidad que lo envía.
- El receptor de esa comunicación vía email.
- Un tercero de confianza, es decir, un prestador de servicios de certificación, como sería el caso de Signaturit.
De este modo, el correo electrónico certificado constituye una prueba fehaciente de:
- La efectividad de la transmisión del correo electrónico.
- La recepción de dicha comunicación por parte del destinatario.
- La integridad del contenido. Aquí nos referimos tanto al texto del email propiamente dicho, como a los documentos adjuntos que, eventualmente, puedan incluirse.
- Las fechas de envío y recepción del correo electrónico.
- La identidad del remitente y del destinatario, incluyendo sus respectivas direcciones IP.
¿Para qué casos de uso puedes utilizar el email certificado?
Esta herramienta tiene multitud de casos de uso. La puedes utilizar para todas las comunicaciones que necesites certificar, como por ejemplo:
- Comunicación de alta en ficheros de morosos
- Comunicaciones a empleados (bajas laborales, ERE, ERTE…)
- Notificaciones a clientes
- Reclamación de cuotas o descubiertos
- Convocatoria de juntas, reuniones y pleno
- Refinanciación de deudas
- Concesión de créditos
- Envío de facturas impagadas y reclamación de deudas
- Autorizaciones legales ante terceros
- Contratación de productos (Préstamos, depósitos, seguros, etc.)
- Alta o cancelación de contratos
Ventajas del email certificado
- Inmediatez: El proceso de envío de un correo electrónico certificado es igual de rápido que el de un email convencional, por lo que en el momento en que es enviado, se recibe en el buzón del receptor, sin estar esperando a que se produzca ningún tipo de envío físico.
- Facilidad de uso: Las herramientas de envío de mails certificados son muy sencillas de utilizar, por lo que no requieren ningún tipo de cualificación técnica específica. Si sabes enviar un correo electrónico normal, sabrás enviar un email certificado.
- Ahorro de costes: En la inmensa mayoría de casos, el coste de las aplicaciones de envío de correos electrónicos certificados es mucho menor que el que supondría la remisión de cartas certificadas. Concretamente, 87% en ahorro en gastos de envío es lo que consiguen las empresas que ya usan el email certificado en lugar de las cartas certificadas por vía postal.
- Valor probatorio: La remisión de comunicaciones mediante email certificado tiene plena validez legal y así ha sido admitido en el ámbito judicial. No obstante, como es lógico, para ello debe venir avalada por un prestador de servicios de certificación debidamente acreditado.
- Beneficios medioambientales: Como es lógico, la sustitución de los envíos de cartas certificadas por estos correos electrónicos certificados supone un evidente beneficio medioambiental. Así, no solo se evita el uso de tinta y papel, sino que se eliminan totalmente los costes asociados al transporte.
Correo electrónico certificado y su validez legal
A día de hoy, el mail certificado tiene plena validez como medio para acreditar fehacientemente cualquier comunicación realizada por esta vía.
La Ley de Enjuiciamiento Civil ya admitía las comunicaciones realizadas por medios electrónicos en determinadas circunstancias. Así se establecía en su artículo 162.
Sin embargo, el espaldarazo definitivo a la validez de estas herramientas ha llegado por la vía judicial. De este modo, es el propio Tribunal Supremo quien reconoce, ya en un auto de 2013, la plena validez de este tipo de notificaciones electrónicas.
En este sentido, el email certificado tiene un valor probatorio superior al de un correo electrónico normal. Los emails ordinarios podrían aportarse como prueba en un juicio, pero su validez debe ser evaluada por el juez o tribunal, a la vista de las circunstancias del caso.
Es probable que se requiera la intervención de un perito especializado en informática, que pueda o no acreditar la realidad de esa comunicación.
Sin embargo, en el email certificado la validez legal se acredita de forma inmediata. De este modo, por sí mismo y sin necesidad de documentos adicionales o la intervención de peritos, es prueba fehaciente de todos los elementos que mencionábamos en el apartado anterior.
Por tanto, quedará probado ante el juez o tribunal que el destinatario recibió el correo en una fecha determinada, acreditándose así mismo el contenido de dicha comunicación. Sin duda, las implicaciones legales y prácticas de esta doctrina judicial son importantísimas.
Además, este tipo de comunicaciones son consideradas pruebas fehacientes en todos los países de la Unión Europea desde que el Parlamento Europeo aprobó el Reglamento Nº 910/2014 (conocido como eIDAS) que establece un marco legal común para los servicios de confianza, entre los que se encuentran las notificaciones electrónicas certificadas y los sms certificados.
El documento probatorio del proveedor de servicios de confianza
El mencionado Reglamento eIDAS incluye en el marco legal común para los servicios de confianza la necesidad de que aquellos que los ofrezcan sean proveedores de servicios de confianza certificados dentro de la Unión Europea.
Signaturit cuenta con la certificación y es un prestador cualificado de servicios de confianza en la Unión Europea por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital de España, contando con el sello de confianza de la UE.
Las empresas de certificación electrónica recogen las evidencias electrónicas de la comunicación y prueban así la transmisión, el recibo, las fechas de envío, el íntegro contenido, la identidad del remitente, del destinatario y sus direcciones IP.
Así lo hacemos en Signaturit. Con todos estos datos generamos una certificación confirmando que el destinatario ha recibido el email como una notificación fehaciente, que ha visto el documento y/o que ha recibido todos los documentos adjuntos.
Cuando el destinatario haya realizado una de estas acciones, como remitente del correo electrónico certificado recibirás una notificación automática con el documento probatorio adjunto. En este documento probatorio encontrarás toda la información certificada, las acciones concretas y los tiempos.
¿Cómo enviar un email certificado?
Enviar un email certificado con Signaturit es igual de fácil que enviar un correo electrónico.
Solo tienes que ir a la barra lateral del dashboard de nuestra plataforma y hacer clic en «Nuevo envío» y seleccionar «Email Certificado». Rellenar los campos, configurar tu email, adjuntar los archivos necesarios y escoger lo que deseas certificar. Hacer clic en «Enviar documento» y, ¡ya está!
Una vez el destinatario haya completado alguna de las acciones descritas anteriormente, recibirás un email automático con el documento probatorio que contiene todas las evidencias de la transacción generadas durante el proceso.
Desde el dashboard también tendrás acceso a los documentos enviados, podrás ver las últimas acciones o eventos y podrás descargar el documento probatorio.
Para máximo provecho de esta funcionalidad te recomendamos que al realizar el envío de un email certificado siempre selecciones el mayor grado de certificación posible a tu comunicado.
Podrás escoger entre las siguientes opciones:
- Que el receptor ha recibido el email (por defecto).
- Que el receptor ha abierto el email.
- Que el receptor ha visto los documentos.
- Que el receptor ha abierto todos los documentos.
- Que el receptor se ha descargado el documento.
- Que el receptor se ha descargado todos los documentos.
Si quieres enviar un email certificado a varias personas, la opción más fácil y rápida es la del envío por lotes. De esta forma, todos los destinatarios recibirán el documento de forma individual.
Correo certificado gratis
Una de las ventajas del mail certificado respecto de otros medios de notificación es su menor coste.
No obstante, dado que requiere la intervención de un prestador de servicios de certificación, así como el uso de una herramienta software específica, enviar un email certificado suele conllevar algún coste.
De todos modos, si quieres comprobar la utilidad de este servicio de email certificado sin coste, puedes solicitar una prueba gratuita de nuestra herramienta, sin ningún compromiso. De este modo tendrás acceso a las siguientes prestaciones totalmente gratis:
- Enviar emails certificados.
- Enviar documentos para su firma.
- Crear plantillas de documentos.
- Crear notificaciones y recordatorios.
- Invitar a más usuarios.
- Probar la firma electrónica.
En definitiva, y como has visto, el email certificado es una herramienta perfecta para trasladar el valor probatorio del burofax y sus características o de una carta certificada al dominio digital.
De este modo, con un coste realmente asequible y sin complicaciones técnicas, podrás agilizar todas las comunicaciones de tu empresa sin perder ni un ápice de validez a efectos legales.
