¿Cómo firmar un documento con certificado digital?

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En este artículo analizaremos en detalle la cuestión de cómo firmar con certificado digital de forma rápida y sencilla.

Y es que, en un entorno cada vez más eminentemente digital, contar con la posibilidad de firmar electrónicamente cualquier documento es prácticamente una necesidad.

Afortunadamente, las herramientas de firma digital han evolucionado a pasos agigantados durante los últimos años, de modo que hoy en día son muy seguras y realmente fáciles de utilizar. Pero, antes de nada, veamos brevemente qué son los certificados digitales.

¿Qué encontrarás en este post?

¿Qué es un certificado digital?

De una forma muy sencilla, podemos decir que el certificado digital es un archivo o documento en formato electrónico que se vincula con una determinada persona y sirve para identificarla de forma fehaciente en el ámbito digital, a través de una clave pública y otra privada.

De este modo, los certificados digitales son emitidos por una autoridad de certificación (como es nuestro caso, por ejemplo) y sirven para identificar tanto a personas físicas como jurídicas (a través de un representante).

Materialmente, estos certificados pueden alojarse en distintas ubicaciones, como pueden ser: un navegador web, una tarjeta criptográfica (como el DNIe), un dispositivo USB, etc.

En este sentido, no debe confundirse el concepto de certificado digital con el de firma digital. Así, esta última consistiría en una aplicación del certificado que se realiza durante el proceso de firma propiamente dicho. Para más detalles, puedes consultar el artículo que dedicamos específicamente a analizar la diferencia entre certificado digital y firma digital.

¿Qué necesito para poder firmar con el certificado digital?

Esencialmente, para poder firmar con un certificado digital, necesitarás disponer de los siguientes elementos:

Un certificado digital válido y vigente. Como es obvio, el certificado es la pieza fundamental de este tipo de procesos de firma, aunque también existan otras alternativas. Por supuesto, el certificado no puede estar caducado y, en el caso de certificados de representante, debes estar autorizado para utilizarlo.
En el caso de que el certificado esté alojado en una tarjeta criptográfica, será necesario contar con un dispositivo lector. Por el contrario, si el certificado está instalado en el navegador, simplemente podrás realizar el proceso de firma desde el ordenador, smartphone o tablet en el que se haya instalado.
Un software o herramienta de firma electrónica, como puede ser IvSign, que es el que utilizaremos en nuestro ejemplo. Como verás en el apartado siguiente, se trata de una aplicación muy fácil de usar, para la que no se requieren conocimientos técnicos específicos. Sin embargo, cuenta con una gran variedad de funcionalidades, especialmente útiles para la gestión de múltiples certificados y usuarios.

Ahora que ya hemos visto cuáles son las herramientas necesarias, podemos entrar de lleno en la cuestión de cómo firmar con certificado digital.

Cómo firmar

Efectivamente, el proceso de firma con certificado digital no presenta ninguna dificultad, siempre que dispongamos del software adecuado y de un certificado válido y vigente, correctamente instalado en nuestro dispositivo.

Veamos, pues, cuáles son los pasos básicos para firmar utilizando nuestra herramienta IvSign (ya sea en la versión de escritorio o como app para dispositivos móviles):

1. Importar un certificado digital con IvSign

Una vez abierta la aplicación de IvSign, debemos proceder a importar el certificado digital correspondiente, si es que todavía no consta en la herramienta.

Para ello, bastará con que selecciones en el menú la opción «Usuario» y, dentro de ella, dirígete al apartado «Certificados». Ahí podrás ver los certificados propios y delegados que ya figuran en IvSign.

Si no aparece el certificado que quieres utilizar, tendrás que importarlo. Para ello, bastará con que pulses sobre el botón de «Importar» en el menú superior. En el cuadro de diálogo que se abra, debes seleccionar el certificado que te interese, en la ubicación en la que se encuentre alojado, y proceder a la importación. También tendrás que indicar el PIN de operaciones correspondiente.

Si el proceso se realiza correctamente, verás que el nuevo certificado aparecerá en el listado de certificados importados en IvSign.

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2. Importar el documento a firmar

Para realizar la firma electrónica en pdf con certificado digital, será necesario que importes el documento a firmar desde el software de firma:

Si utilizas la aplicación desde un dispositivo de escritorio, podrás simplemente arrastrar y soltar el archivo pdf en la pantalla de firma de la herramienta. Alternativamente, si lo prefieres, puedes usar el botón de «cargar documento» para seleccionar el pdf correspondiente en el explorador de archivos. Incluso podrías cargar varios documentos al mismo tiempo, seleccionándolos conjuntamente.
Si utilizas la app de IvSign desde un dispositivo móvil, simplemente tienes que abrir el documento desde tu lector de pdf y luego compartirlo o enviarlo a la app de IvSign.

Una vez que te aparezca el documento dentro de la herramienta, ya podrás proceder a su firma con el certificado digital que corresponda.

3. Firmar el documento con certificado digital

Dentro de la aplicación de firma, selecciona el o los documentos que quieras firmar digitalmente. Recuerda que tienes la posibilidad de revisar el contenido antes de iniciar el proceso de firma.

Si todo está correcto, selecciona el certificado digital que quieras usar para la firma. Puede tratarse tanto de tu certificado propio de persona física como de otro certificado para el que estés debidamente autorizado.

Pulsa sobre el botón de «firmar» para iniciar el proceso de firma del documento. La aplicación te solicitará tu clave PIN para continuar. Una vez introducido el PIN, pulsa el botón «aceptar» para completar el proceso de firma.

Si todo está bien, la aplicación te mostrará un mensaje confirmando que la firma del documento se ha realizado correctamente.

Adicionalmente, la plataforma te permite incluir un sello de tiempo que acredite el momento de la firma, así como la opción de mostrar una firma visible. Por ejemplo, tu firma manuscrita capturada con parámetros biométricos.

En este video te enseñamos como es sencillo utilizar Signaturit para firmar con certificado digital:

Como has podido ver, el proceso de cómo firmar con certificado digital es realmente rápido y sencillo, y no requiere ningún conocimiento técnico específico.

Si quieres comprobar por ti mismo las ventajas de IvSign para este tipo de firmas, así como las diversas opciones de gestión de certificados digitales para empresas y organizaciones, no dudes en solicitarnos tu demo.