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Mejorar la gestión escolar de tu centro debe ser una prioridad para el próximo curso si deseas ofrecer un servicio de mayor calidad y conseguir que tu centro sea más rentable.
En este artículo abordamos qué es, ventajas y cómo llevar a cabo una gestión escolar eficaz que te ayudarán a competir con el resto de instituciones educativas.
Qué es la gestión escolar
En toda institución o empresa siempre hay un órgano responsable de fortalecer el funcionamiento adecuado de la organización. En el caso de los sistemas educativos, este papel lo asume la Administración Escolar, quien es responsable de la gestión escolar de todas las operaciones del centro, desde la creación de un entorno de aprendizaje seguro, hasta la gestión del personal y del presupuesto del centro.
La gestión escolar se podría definir como el conjunto de procesos orientados a fortalecer los procesos pedagógicos, directivos, comunitarios y administrativos de una institución educativa.
Ventajas de una correcta gestión escolar
El sistema de gestión escolar es importante ya que agiliza la administración de la escuela con todo lo que esto implica. El éxito de una escuela o universidad se mide con mucho más que la enseñanza, también es necesario tener una administración eficaz y apoyo operativo.
Al abarcar un enorme abanico administrativo -incluyendo la organización del plan de estudios, los procesos de matriculación, la contratación y la retención de talento, la gestión económica, entre otros- es necesario contar con un perfil integral, coherente y unificado de decisiones, así como con objetivos institucionales y acciones definidas para asegurar una gestión eficaz.
Si esto se realiza de forma eficaz, los miembros del equipo administrativo responsables de la gestión no sólo garantizan que se satisfagan a diario todas las necesidades de los alumnos, sino que es el encargado de registrar, comprobar y analizar todos los datos del centro, lo que permite a los profesores centrarse por completo en satisfacer sus necesidades académicas y dar prioridad al desarrollo y rendimiento de los alumnos.
Por último, una gestión eficaz permite que las instituciones sean capaces de identificar, automatizar y prever sus responsabilidades económicas en el ámbito de la impartición de la educación, con la confianza que esto ofrece a las familias. Asimismo, disponer de sistemas, políticas y procedimientos sólidos garantiza que la enseñanza y la comunicación fluyan con la mayor fluidez posible entre todas las partes implicadas.
Así podríamos decir que las ventajas de una gestión escolar adecuada se resumen en poder satisfacer las necesidades de los alumnos, que los profesores se puedan centrar en sus labores docentes, disfrutar de una comunicación fluida y eficaz con padres, profesores y padres, y una gestión económica automatizada y previsora.
Cómo mejorar la gestión de mi centro educativo: El rol de la tecnología
La mayoría de las instituciones educativas han sido testigos del valor que tiene incorporar las nuevas tecnologías a su funcionamiento, ya sea con fines administrativos o académicos. Y, aunque el sistema de gestión de un centro educativo puede adaptarse a las necesidades específicas, existen algunos beneficios en común que surgen a raíz de las aportaciones de la transformación digital en el sector educativo.
Plataformas educativas de aprendizaje
La implementación del uso de programas de software, herramientas digitales o plataformas de aprendizaje de código abierto que, inevitablemente, resultarán en la optimización de las tareas administrativas, al tiempo que permitirá a los estudiantes y profesores tener pleno acceso al material académico desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Digitalización de los procesos en papel con la firma electrónica
El uso de tecnología en colegios y universidades no solo ha favorecido la enseñanza al crear numerosos proyectos innovadores, sino también en la gestión de éstos. La modernización de los procesos en papel con la ayuda de la firma electrónica para centros de formación profesional, escuelas y universidades es una de las soluciones más prácticas para mejorar la gestión de los mismos.
Se trata de una herramienta que es adoptada cada vez más por las instituciones de educación, ya que ayuda a mejorar la eficiencia de la gestión interna, minimizando los errores de los formularios, y agilizando las transacciones, un beneficio notable tanto para los estudiantes como para el personal.
Las empresas que ofrecen esta solución -como es el caso de Signaturit-, son conscientes de la cantidad de papel que se maneja en los procesos de administración escolar, incrementando la necesidad de organizar y reducir la dificultad de estos procesos.
Con la firma electrónica, la administración puede resultar en un proceso fluido y estable, al mismo tiempo que se abordan las cuestiones de seguridad.
VÍDEO ▶️ Cómo UOC X utiliza la firma electrónica para digitalizar la firma de matriculaciones
Software de RRHH
Como cualquier institución, los centros educativos tienen su propio personal, y con él, un equipo de recursos humanos, que se encarga de desarrollar un flujo de trabajo eficiente.
El uso de herramientas digitales puede ayudar a los profesionales de RRHH a realizar un seguimiento de la asistencia, los permisos, el rendimiento y el cálculo de los salarios del resto del personal sin complicaciones. Por lo tanto, pueden centrarse más en asegurar el bienestar de su personal, mejorar su rendimiento y desarrollar mejores decisiones de contratación.
Combinando las herramientas digitales en plataformas integradoras
Normalmente, los centros educativos utilizan diferentes aplicaciones y softwares al mismo tiempo. Así, combinando las herramientas digitales mencionadas con un potente software que entienda el funcionamiento de la escuela, se puede crear un sistema único de admisión online, en el que los futuros estudiantes pueden simplemente cargar todos los documentos requeridos en el sistema y la institución puede revisarlos sin preocuparse por la pérdida de los documentos y reduciendo el riesgo de que se comentan errores humanos.
Posteriormente, y una vez que los estudiantes son aceptados, sus datos personales y documentos se mantienen en el sistema de la escuela, donde estarán siempre a su disposición.
Caso de éxito: UAB y Signaturit
Para conseguir formalizar la firma de los convenios de prácticas de forma satisfactoria por parte de todos los firmantes (alumnos, empresa y la Universidad), la UAB tuvo claro que la mejor solución posible era integrar una herramienta de firma electrónica para conseguir que todo el proceso se realizase de forma digital pero sin olvidar la seguridad del mismo.
Si quieres saber todos los detalles sobre la experiencia de la UAB con Signaturit y cuáles son los principales beneficios que aporta nuestra solución de firma electrónica avanzada a esta prestigiosa universidad, no dudes en descargarte el siguiente caso de éxito.
No cabe duda de que los sistemas de gestión escolar se han convertido en una necesidad fundamental para el funcionamiento de todo centro educativo. Debido a sus funciones esenciales, es crucial que los profesores, el personal y otras partes externas puedan colaborar a través de una plataforma centralizada.
Al adoptar la tecnología, las instituciones educativas pueden ampliar los servicios a los estudiantes, impulsar el rendimiento financiero, mejorar la visibilidad operativa y minimizar sus costes operativos.
