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En este artículo veremos cómo hacer una firma digital de forma sencilla y paso a paso utilizando la plataforma de Signaturit.
Como verás, el proceso no presenta ninguna dificultad. Además, permite que el destinatario realice la firma de forma intuitiva y en cualquier dispositivo, sin registrarse en la plataforma y sin descargar ningún software.
De todos modos, antes de entrar de lleno a describir el proceso, es importante aclarar el concepto de firma digital.
Qué es una firma digital
Aunque suelen utilizarse de forma indistinta, los conceptos de firma digital y firma electrónica no son equivalentes.
Así, en sentido estricto, la firma digital es una técnica matemática que se utiliza para validar la autenticidad e integridad de un mensaje, software o documento digital. En la práctica, se configura como un par de claves criptográficas que van a permitir verificar los siguientes parámetros:
- Autenticación, es decir, quién es el firmante.
- ❌ No repudio, de modo la persona que firme no pueda negar dicha firma.
- ✔️ Integridad, es decir, que el documento no ha sido alterado con posterioridad a ser firmado.
Por su parte, llamamos «firma electrónica» a una serie de datos electrónicos que se vinculan con determinada información asociada al firmante. En este sentido, no todos los tipos de firma electrónica pueden permitir la verificación de los tres aspectos que acabamos de mencionar.
De este modo, la firma digital es una parte fundamental de la firma electrónica avanzada y de la firma electrónica cualificada, pero no de la firma electrónica simple.
Una vez aclarado qué es una firma digital y una firma electrónica, veamos cómo puede realizarse el proceso de firma, de forma muy sencilla, mediante la plataforma de Signaturit:
1. Creación de cuenta en Signaturit
Para iniciar el proceso de firma, tendrás que crearte una cuenta en Signaturit. El proceso es muy rápido, sencillo e intuitivo, por lo que no te llevará más que unos minutos.
Recuerda que el destinatario o firmante no necesita estar dado de alta en la plataforma. Solo quien envía los documentos debe registrarse (una única vez) en la herramienta.
Si todavía no dispones de cuenta en Signaturit, recuerda que puedes solicitar una prueba gratuita durante un período de 7 días para comprobar todas sus funcionalidades.
2. Carga y configuración del documento
Tras acceder a tu cuenta en Signaturit, simplemente tendrás que seguir estos pasos para cargar y configurar el documento:
- Haz clic en el botón «nuevo envío» para iniciar el proceso.
- Sube el archivo que quieras enviar a la firma seleccionándolo en el explorador o bien arrastrándolo directamente a la ventana de la herramienta. También puedes incorporarlo directamente desde Google Drive o Dropbox, entre otras opciones. Recuerda que es posible firmar un pdf con certificado digital, plasmar una firma digital en Word o en otros formatos.
- Configura el documento. Así, antes de proceder al envío, tendrás que:
- Señalar en qué lugar del documento debe plasmarse la firma digital.
- Indicar cuáles son los campos que ha de rellenar la persona firmante. Entre otros, puedes incluir los siguientes: nombre y apellidos, lugar y fecha de firma, empresa, etc.
Una vez hayas finalizado la configuración del documento, puedes proceder a su envío para la firma.
3. Envío del documento a la persona firmante
Tras cargar y configurar el documento, podrás ya remitirlo a la persona que deba firmarlo. Para ello, simplemente tendrás que:
- Indicar el nombre y la dirección de correo electrónico de la persona destinataria del documento.
- Redactar un mensaje personalizado dirigido a la persona que debe firmar. Por tanto, no necesitas enviar un email por separado, sino que puedes completar todo el proceso sin salir de la plataforma.
- Por último, haz clic en el botón de «enviar petición» para realizar el envío del documento.
4. Recepción de la solicitud de firma
En cuanto realices el envío de la petición de firma, la persona destinataria recibirá un correo electrónico o un SMS con un enlace directo a través del cual podrá realizar la firma del documento.
Una de las grandes ventajas de Signaturit es que la persona firmante no necesita descargar ninguna aplicación ni contar con un determinado software o hardware para completar el proceso. Así, puede realizar la firma desde cualquier dispositivo:
- Un ordenador de sobremesa o portátil, ya sea Windows o Mac.
- Una tablet.
- Un teléfono móvil.
Además, aunque podría utilizarlo, tampoco es necesario que cuente con un certificado digital, como ahora veremos.
5. Ejecución de la firma electrónica del documento
Al hacer clic en el enlace enviado, la persona firmante accederá al documento remitido. De este modo, podrá completar los campos que le hayamos indicado, así como revisar el documento completo antes de proceder a su firma.
En este sentido, el proceso de ejecución de la firma no podría ser más rápido y sencillo. Así, puede optar por una de estas dos posibilidades:
- Dibujar su firma con el ratón, con un lápiz electrónico o incluso directamente con el dedo en la pantalla, según el dispositivo que prefiera utilizar. De este modo, se capturarán los datos biométricos del trazo (velocidad, presión, etc.) de manera que puedan servir de prueba en caso de repudio o disputa.
- Alternativamente, el firmante también puede usar su certificado digital para realizar la firma del documento, si así lo prefiere.
En el caso de optar por el dibujo de la firma en pantalla, puede repetir el proceso tantas veces como desee hasta que esté satisfecho con la rúbrica.
Finalmente, debe validar la firma con un simple clic para completar el proceso. En ese momento, se enviará automáticamente una copia del documento firmado tanto el remitente como al propio firmante.
Así, el proceso de cómo hacer una firma digital puede completarse de un modo muy sencillo y transparente para el destinatario. Sin duda, esto redundará en una mejor experiencia de uso y, en última instancia, en una mayor satisfacción por su parte.
