¿Qué son las notificaciones electrónicas?

En este artículo veremos qué es una notificación electrónica y cómo la generalización de este sistema en el sector público presenta decisivas ventajas sobre la tradicional notificación en papel.

La realidad es que cualquier ciudadano particular puede beneficiarse de las bondades de este sistema. Sin embargo, son las empresas y organizaciones las que, en mayor medida, pueden experimentar las ventajas de las notificaciones telemáticas y no caer así en posibles infracciones y multas.

Por otra parte, las Administraciones Públicas son las primeras beneficiarias, al contar ahora con un sistema de comunicaciones oficiales mucho más rápido, barato y eficaz que el anterior. Desde luego, estas ventajas compensan con creces la inversión inicial que se realizó para configurar las diversas sedes electrónicas del sector público.

¿En qué consisten las notificaciones electrónicas?

Una notificación electrónica es una comunicación oficial, procedente de una Administración Pública, a la que el interesado accede a través de internet.

Por tanto, las principales características de estas notificaciones telemáticas o electrónicas son las siguientes:

• Se realizan a través de la sede electrónica de la entidad de que se trate. Por tanto, para acceder al contenido, los interesados deben entrar en la web oficial que aloje la sede electrónica de la administración implicada una por una.
• Requieren la identificación a través de certificado digital. Como sucedía en las tradicionales notificaciones en papel, únicamente el interesado o su representante legal pueden acceder al contenido del acto notificado electrónicamente. De ahí que se exija la identificación fehaciente de la persona interesada.
• La notificación electrónica produce plenos efectos jurídicos. Según la ley, en cuanto el interesado accede al contenido del acto notificado electrónicamente, se entiende practicada la notificación a todos los efectos. Por tanto, esto tiene las mismas consecuencias que cuando se recibía la notificación en papel, quedando registrada la fecha y hora de acceso. Así, desde ese mismo instante comenzará el cómputo del plazo que corresponda o se producirán los efectos que indique la resolución.

Por otra parte, se establece también la previsión de entender rechazada la notificación electrónica si el interesado no accede en el plazo previsto en la norma aplicable (habitualmente, diez días).

¿Dónde se regula este tipo de comunicaciones oficiales?

El sistema de notificaciones electrónicas en España se regula, fundamentalmente, según la Ley 39/2015 de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.

Así, el artículo 43 de esta norma indica que las notificaciones por medios electrónicos se practicarán mediante comparecencia en la sede electrónica de la Administración u Organismo actuante. Como decíamos, este tipo de comunicaciones «se entenderán practicadas en el momento en que se produzca el acceso a su contenido».

Tipos de notificaciones electrónicas

Con la generalización del uso de la notificación electrónica en la Administración Pública de nuestro país, podemos encontrarnos con todo tipo de comunicaciones telemáticas, que pueden proceder, entre otros, de organismos pertenecientes a:

• La Administración del Estado.
• Las administraciones de las Comunidades Autónomas.
• Entidades de la Administración Local, como ayuntamientos, diputaciones provinciales y otros entes.
• Otros entes del sector público.

De este modo, algunas de las notificaciones electrónicas más habituales en la práctica son las siguientes:

• Notificaciones de la Agencia Tributaria (AEAT), como pueden ser requerimientos u otras comunicaciones relativas a impuestos o tasas.
• Notificaciones de la Dirección General de Tráfico, como las relacionadas con la tramitación de multas o sanciones, documentación de vehículos, etc.
• Notificaciones telemáticas de la Seguridad Social, como las que se refieren a trámites de altas o bajas de trabajadores, entre muchas otras cuestiones.
• Notificaciones de ayuntamientos, como pueden ser las relativas a multas de tráfico de la Policía Local, infracciones urbanísticas, tributos municipales, licencias de apertura o actividad, etc.

Ventajas de las notificaciones telemáticas

Aunque ya hemos apuntado algunas en la introducción, las principales ventajas del sistema de notificación electrónica son las siguientes:

• Evitan los desplazamientos que eran necesarios para realizar las entregas en soporte papel.
• Reducción de costes, tanto en lo que se refiere al papel, como a los desplazamientos y al personal necesario para su gestión y entrega.
• Mayor comodidad para el destinatario, que no necesita estar pendiente de las entregas de notificaciones en papel ni acudir a recogerlas presencialmente (en los casos en que era necesario).
• Beneficios medioambientales. Se evita la contaminación derivada del transporte y se elimina el uso de papel y tinta para la impresión de las comunicaciones.
• Mayor seguridad jurídica, al evitarse posibles errores humanos en la identificación o entrega de la comunicación a su legítimo destinatario.

¿Tienen alguna desventaja?

Aunque la notificación electrónica es mucho más rápida, barata y eficiente que la notificación en papel, no está exenta de algunos pequeños inconvenientes.

De este modo, para muchos ciudadanos que todavía no disponen de certificado digital o que no tienen unos mínimos conocimientos tecnológicos, puede resultar difícil familiarizarse con este sistema de comunicaciones oficiales.

En el ámbito empresarial, el mayor inconveniente vendrá por la dificultad de gestionar un gran volumen de notificaciones electrónicas, procedentes de distintos organismos. Así, llevar un registro actualizado y hacer un seguimiento adecuado de trámites y plazos no siempre resulta sencillo.

En este sentido, contar con la ayuda de un gestor de notificaciones electrónicas como el que ofrece Signaturit puede evitar muchos quebraderos de cabeza, ya que:

• Recoge automáticamente las notificaciones emitidas por más de 9.000 organismos públicos y controla su estado en tiempo real.
• Permite la presentación de escritos a la AEAT y, además, descarga y almacena los documentos de forma segura en la nube.

El gestor de notificaciones es una herramienta que facilita en gran medida la gestión y control de las notificaciones telemáticas en todo momento, facilitando así la respuesta a los requerimientos de las AAPP para evitar descuidos y posibles sanciones de hasta 600.000€. 

En definitiva, los sistemas de notificación electrónica ofrecen un nivel de seguridad, eficiencia y comodidad muy superior al que caracterizaba a las tradicionales comunicaciones oficiales en papel. En particular, las empresas y organizaciones pueden llevar un control más sencillo y riguroso que con el anterior sistema, sobre todo si cuentan con una herramienta de gestión adecuada.