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¿Alguna vez has calculado cuánto tiempo tardáis en tu empresa desde que iniciáis un proceso de venta hasta que finalmente cerráis el acuerdo y firmáis el contrato? Seguramente, ese tiempo se puede reducir a menos de la mitad.
La cuestión es saber cómo optimizar los procesos de venta y decidir qué herramientas necesita tu equipo comercial para hacer más en menos tiempo. En este post os proponemos cinco herramientas digitales que aumentarán la productividad de tu departamento de ventas, ampliará sus capacidades, y les ayudará a ser más efectivos en su labor comercial.
¿Qué encontrarás en este post?
- ¿Qué herramientas digitales necesita tu equipo de ventas para ser más productivo?
- 1. CRM (del inglés Customer Relationship Management)
- 2. Apps de digitalización de tarjetas de visita
- 3. Software para realizar videoconferencias
- 4. Buscadores de leads online
- 5. La firma electrónica
¿Qué herramientas digitales necesita tu equipo de ventas para ser más productivo?
1. CRM (del inglés Customer Relationship Managemen)
Los CRMs -softwares de gestión de la relación con clientes- son una herramienta que ya es imprescindible en cualquier equipo de ventas. Sustituyen y mejoran el antiguo sistema de fichas de clientes, documentos que se archivaban en papel, en los que se iba apuntando el historial de la relación de cada cliente con la empresa (¡y que muchas Pymes aún conservan!).
Los beneficios de disponer de un CRM son muchísimos, puesto que son una base de datos de clientes online en la que por supuesto se recoge el historial de la relación con cada cliente, pero hasta un nivel de detalle que habría sido impensable mantener en un mundo offline.
En un CRM se recogen datos de cada interacción que la empresa ha tenido con cada cliente, permite saber qué clientes son más rentables, con cuáles todavía hay oportunidades de negocio (cross-selling y up-selling), quiénes están más o menos satisfechos con los servicios prestados, etc.
Con toda la información que recogen, los CRMs son herramientas que ayudan a mejorar la productividad y efectividad de los equipos de ventas. Además, su capacidad de integrarse con cada vez más aplicaciones y softwares de terceros potencian su utilidad para las empresas.
Por ejemplo, nuestra herramienta de firma electrónica puede integrarse con cualquier CRM vía API, de forma que el flujo de firma de documentos y contratos puede controlarse y gestionarse directamente desde el software de gestión de clientes que ya se esté utilizando en tu empresa.
Algunos de los CRMs más famosos del mercado son: Salesforce, Pipedrive, OnContact, etc.
Por otro lado, existen también otro tipo de software centrados en la relación con el cliente mediante plataformas omnicanales de comunicación, como es la Suite Chrysalis, que posibilita a los agentes una gestión unificada y sencilla con el seguimiento total de las tramitaciones históricas de cada usuario.
2. Apps de digitalización de tarjetas de visita.
A pesar de que existen ya las tarjetas de visita digitales, el intercambio de tarjetas de visita en papel sigue siendo una práctica habitual entre profesionales de cualquier empresa o sector. Y también sigue siendo habitual acumularlas de manera desordenada en la oficina o, directamente, perderlas.
Hasta que el uso de las tarjetas de visita digitales llegue a ser “mainstream”, la solución ideal para mantener a tus nuevos contactos de forma ordenada y actualizada y tenerlos además siempre a mano es utilizar una app de digitalización de tarjetas de visita.
Estas herramientas digitales permiten volcar la información de la tarjeta directamente en la agenda de contactos de tu teléfono móvil, y muchas de ellas facilitan además la sincronización de estos nuevos contactos con los de tu correo electrónico.
Algunos ejemplos de este tipo de apps son SnapADDY (integra los contactos desde sitios web, firmas de correo electrónico, etc. directamente a tu sistema CRM), Business Card Reader (ABBYY), CamCard o CamCardBusiness, si es necesaria para varios usuarios, o SnapBizCard (integrada en la libreta de contactos en cualquier smartphone Samsung), entre otras.
3. Software para realizar videoconferencias
Seguramente en tu empresa también tenéis clientes de varios países. O quizás aún no, pero la opción de abrir nuevos mercados es hoy en día más fácil que nunca gracias a internet. ¿Por qué no intentarlo?
Para poder organizar reuniones a distancia con aquellos clientes, y potenciales clientes, ubicados en otros países o regiones, es imprescindible que tu equipo de ventas disponga de una herramienta potente para realizar videoconferencias.
Las videoconferencias permiten hablar cara a cara con tus clientes de forma virtual, transmitiéndoles de este modo la misma confianza que en el caso de que la reunión fuera presencial, pero evitando incurrir en los gastos de desplazamiento.
Además de Skype y Google Hangouts, algunas otras herramientas populares para realizar videoconferencias son Gotomeeting, Webex o Zoom.
4. Buscadores de leads online
Si estás familiarizado con el concepto de inbound marketing, sabrás que la generación de leads es clave para hacer crecer tu cartera de clientes.
¿Qué es un lead y qué es la generación de leads?
Un lead es una persona/usuario que, de alguna manera, ha mostrado interés por el producto o servicio que vende tu empresa.
La generación de leads es el proceso de llamar la atención (atraer) y convertir en lead a cualquier persona. Es decir, se trata de conseguir interesar a potenciales clientes por tu producto o servicio e irlos convenciendo de manera natural para que finalmente compren.
Fuente: Lead Generation: A Beginner’s Guide to Generating Business Leads the Inbound Way
Existen muchas estrategias, tácticas y herramientas para generar leads, pero una de las más rápidas y efectivas para los departamentos de ventas son los buscadores de leads online.
Uno de los más populares es LinkedIn Sales Navigator: con información de más de 500 millones de usuarios, esta herramienta te recomienda quienes pueden ser potenciales clientes de tu empresa basándose en su profesión, al sector en el que trabajan, a sus preferencias, etc.
Además, permite obtener el email de cualquier persona en LinkedIn, aunque no forme parte de tus contactos, y puede integrarse con cualquier CRM.
5. La firma electrónica
Como ya comentamos en nuestro post sobre cómo agilizar el ciclo de ventas, el momento culminante de cualquier proceso comercial es la firma del contrato de venta o de prestación de servicios.
Después de todo el esfuerzo de un profesional de las ventas, y una vez el cliente ya está convencido de que quiere adquirir tu producto o servicio, hay que procurar cerrar el proceso de venta lo antes posible.
A pesar de que, hoy en día, la digitalización de cualquier transacción nos ha acostumbrado a la inmediatez de resultados, en muchas empresas la firma de contratos con clientes (o proveedores) sigue siendo un proceso offline. Es decir, muy lento.
El cliente recibe el contrato por correo o vía email. En este segundo caso, aún tiene que imprimirlo, escanearlo, firmarlo y volverlo a remitir firmado a la empresa. La mayoría de nosotros ya no tenemos paciencia para este tipo de trámites (también es probable que la mayoría no tenga impresora).
Para solventar este paso final de la forma más rápida y segura posible, cualquier comercial necesita una solución de firma electrónica que le permita enviar los contratos a firmar y obtenerlos de vuelta firmados en cuestión de horas.
Gracias a herramientas de firma electrónica como la que ofrece Signaturit, ya no se necesita imprimir la documentación para firmarla, sino que puede firmarse directamente desde cualquier dispositivo móvil –smartphone, tablet, laptop– u ordenador de sobremesa.
Además, en el caso de la solución que proponemos en Signaturit, el firmante no necesita estar dado de alta en nuestra plataforma para poder firmar .
Si tu equipo comercial dispone de la firma electrónica, el ciclo comercial puede cerrarse prácticamente en el mismo momento en el que se llega a un acuerdo con el cliente. No será necesario esperar días (a veces incluso semanas) para obtener el contrato firmado, y la agilidad del trámite beneficiará tanto al cliente como a tu empresa, al ver cómo se acorta el ciclo de ventas y cómo aumenta la productividad del equipo comercial.
Poner a disposición de tu equipo de ventas todas estas herramientas no solo les ayudará a ser más productivos -a cerrar más contratos en menos tiempo-, sino que también les hará sentirse valorados por la compañía, puesto que se darán cuenta de que se les están facilitando una serie de herramientas básicas para poder desempeñar bien su trabajo .
Esta entrada se publicó originalmente el 13/06/2017
