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La firma electrónica es la forma de firmar documentos y acuerdos de manera segura. Debería ser algo común en cualquier empresa, o incluso para autónomos en cualquier nivel de actividad.
A medida que las empresas y los clientes se orientan cada vez más hacia los procesos digitales, buscan garantías de que sus datos personales están seguros. La firma electrónica ofrece precisamente eso: es un método rápido y seguro de verificar la identidad, garantizando la seguridad tanto de clientes como de proveedores.
El uso de la firma electrónica tiene numerosas ventajas, como el ahorro de costes, la rapidez, la precisión y la seguridad.
En este artículo analizaremos 5 razones por las que la firma electrónica transmite seguridad a clientes y proveedores, lo que siempre ayuda a cerrar acuerdos.
¿Qué es la firma electrónica?
Una firma electrónica es una forma electrónica de una firma que se utiliza para autenticar transacciones financieras o documentos, tales como contratos o acuerdos. Suele ser una versión digitalizada que nos identifica, pero también puede ser un código de audio u óptico.
Es importante tener en cuenta que una firma electrónica no requiere de contar con conocimientos avanzados de informática, sino que hoy en día puedes conseguir en unos pocos clics darte de alta en un servicio de firma electrónica para acceder a él desde cualquier lugar al estar en la nube.
Esta forma de autenticación se ha hecho cada vez más popular a lo largo de los años por su comodidad y sus características de seguridad. Con una firma electrónica, todas las partes implicadas en la transacción están seguras de que el documento no ha sido modificado desde su firma, y no hay posibilidad de falsificación.
La firma electrónica se utiliza actualmente en múltiples sectores, ya que proporciona una forma segura, rápida y sencilla de autenticar transacciones y documentos. Debería ser ya algo imprescindible para cualquier autónomo o empresa, tanto si llevan muchos años de actividad como si acaban de iniciar el negocio.
Si no tienes claro todavía lo qué es, echa un vistazo al whitepaper que hemos preparado para saberlo todo sobre la firma electrónica.
Tipos de firma electrónica
Existen diferentes tipos de firma electrónica, cada uno con sus cualidades, que los pueden hacer más o menos óptimos para cada caso. En Signaturit contamos con cuatro tipos de firma electrónica:
✔️ Firma simple:
Es fácil de utilizar, y tiene valor probatorio, pero no permite identificar al firmante de forma única, lo que hace que sea una opción solo cuando no queremos una firma que pueda ofrecernos grandes garantías a posteriori, sino simplemente una forma de firmar sin necesidad de reunirse presencialmente. La firma se realiza con un PIN enviado por SMS o incluso con un solo clic.
✔️ Firma avanzada con biometría:
Es la más parecida a la firma manuscrita. El apelativo de biometría es porque es el propio firmante el que hace el trazado en un formato electrónico. Tiene valor probatorio, pero además permite identificar al firmante de forma única.
✔️ Firma avanzada con certificado digital:
Con este tipo de firma el firmante utiliza su propio certificado digital, expedido por terceros, como puede ser el del DNI electrónico. Permite garantizar técnica y legalmente la identidad de una persona en Internet.
✔️ Firma cualificada:
También se utiliza un certificado digital, aunque en este caso es expedido directamente por Signaturit, y es cualificado. De todas la definidas hasta ahora, es la firma con mayores garantías de seguridad.
Saber más: ¿Qué es la firma electrónica cualificada?
No es que una firma sea directamente mejor que otra. Algunas de ellas aportan más garantías mientras que otras son más fáciles de implementar. Lo importante es elegir en cada caso la apropiada para el documento o acuerdo que se quiere firmar.
No es lo mismo una factura por una compra de algunos materiales, que la firma de un acuerdo de varios años de colaboración o un trámite con la Administración Pública.
Ventajas de la firma electrónica
Utilizar la firma electrónica en contratos y otros documentos tiene muchas ventajas. Para empezar, permite a clientes y proveedores firmar documentos desde sus respectivas ubicaciones sin necesidad de reunirse físicamente o intercambiar papeles. Esto reduce costes innecesarios de desplazamiento, impresión y almacenamiento de documentos.
Las firmas electrónicas también ayudan a reducir la posibilidad de equivocaciones y errores en los documentos, ya que son más fáciles de verificar que las manuscritas. Las firmas electrónicas están encriptadas, lo que significa que no pueden duplicarse ni falsificarse.
Por tanto, los clientes y proveedores pueden estar seguros de que cualquier documento firmado mediante una firma electrónica es válido y seguro.
1. Verificación segura de la identidad del cliente
Crear un entorno seguro para clientes y proveedores es esencial para el éxito de su empresa. Las firmas electrónicas proporcionan una plataforma segura para verificar la identidad de los clientes, creando una sensación de confianza en su marca.
El proceso de verificación es sencillo y requiere que el cliente demuestre su identidad mediante una autenticación de dos factores. Este proceso de autenticación suele requerir que el cliente introduzca información personal como su nombre, fecha de nacimiento, dirección y dirección de correo electrónico, así como una identificación emitida por la administración, o incluso un certificado digital cualificado, como el que tenemos en Signaturit.
Una vez que el cliente ha sido verificado, puede firmar documentos en línea de forma segura sin tener que reunirse con usted o con miembros de su personal en persona.
De este modo, se eliminan las posibles amenazas para la seguridad asociadas a tener documentos físicos in situ, lo que convierte a las firmas electrónicas en una forma increíblemente segura de finalizar transacciones sin riesgos.
De este modo, tanto clientes como proveedores pueden estar tranquilos sabiendo que sus documentos comerciales importantes están realmente seguros.
2. Reducción del fraude y la falsificación
El uso de firmas electrónicas es una forma segura de reducir el potencial de fraude y falsificación, ya que los documentos digitales no pueden falsificarse como los de papel. Las firmas digitales se basan en la criptografía, contienen un hash único que solo es válido para el documento concreto y actúan como herramienta de autenticación.
Estas características garantizan que el documento y su contenido permanezcan inalterados durante todo el proceso de firma, asegurando que nadie pueda modificarlo. Además, las firmas digitales pueden proporcionar capas adicionales de protección al requerir medidas de autenticación adicionales, como la autenticación por contraseña o la autenticación de dos factores.
Utilizando tecnologías como estas, las empresas pueden garantizar la autenticidad de sus documentos y mejorar la seguridad tanto para clientes como para proveedores, proporcionando una capa añadida de confianza en todas las transacciones.
3. Mayor eficacia en los acuerdos legales
La firma electrónica puede tener un impacto significativo en la rapidez, eficacia y seguridad de los acuerdos legales.
Los contratos digitales son más seguros que los acuerdos en papel, y pueden gestionarse con mayor rapidez y facilidad. Los acuerdos digitales suelen ser más fáciles de gestionar que los contratos en papel, ya que se almacenan en la nube. Esto elimina la necesidad de archivarlos físicamente, lo que permite una rápida recuperación y archivo de los documentos.
En caso de reclamación o de tener que recurrir a un tratamiento legal del acuerdo por algún motivo, la documentación tendrá mucho mayor valor.
4. Muestra evidente de ser una empresa sólida
El uso de firmas electrónicas transmite a clientes y proveedores que la empresa es sólida y digna de confianza. Con la garantía de que su empresa sigue las directrices legales, los clientes y proveedores pueden estar seguros de que sus datos se mantienen a salvo con cada acuerdo firmado electrónicamente.
Por otro lado, una de las grandes preocupaciones de cualquier empresa al tratar es la duda sobre la seriedad de la misma y si se puede confiar en su forma de trabajar.
Cuando una empresa realiza los trámites y acuerdos de forma adecuada y se esfuerza por contar con un proceso que incluya el uso de herramientas de primera categoría, transmite la imagen de ser una empresa sólida, y es algo clave para que proveedores y clientes sientan que están trabajando con una empresa de alta profesionalidad.
5. Agiliza el cierre de contratos y acuerdos
Las firmas electrónicas facilitan la aprobación rápida de acuerdos y el cierre de contratos. No es necesario esperar a que los documentos se envíen por correo o se entreguen en mano, lo que ahorra tiempo y dinero valiosos. Puede cerrar acuerdos en cuestión de minutos, no de días o semanas.
Además, con un solo clic se pueden enviar de forma segura documentos firmados directamente a otras partes tantas veces como sea necesario, lo que garantiza que todos los equipos trabajan con la misma información en tiempo real.
Este proceso acelerado reduce la posibilidad de que se cometan errores al introducir los datos manualmente y ayuda a que las operaciones funcionen con más fluidez y eficacia que nunca.
El que se facilite el proceso de firma, evita que se pierda una venta por retrasar el cierre. Prueba de ello es que el 76% de los contratos enviados con Signaturit se firman el mismo día. Un acuerdo cerrado rápidamente es la mejor forma de conseguir una venta exitosa.
