7 consejos para gestionar tu correo electrónico de forma más efectiva

Uno de los principales caballos de batalla que merman la productividad en el trabajo es el correo electrónico. Tratar de mantener la bandeja de entrada a cero (el clásico objetivo del inbox zero, como se conoce en inglés) puede parecer banal, pero lo cierto es que saber manejar bien el tiempo dedicado al email es primordial para mantener alta la productividad en la oficina.

Está comprobado que si respondemos a cada email de forma inmediata, conforme llega a nuestra bandeja de entrada, estamos dispersando nuestra atención y dejamos de dedicar tiempo a las tareas que aportan valor, que son las realmente importantes. Esta mala práctica conlleva además frustración, ya que provoca la sensación de no terminar nunca nada.

En Signaturit creemos que hay que pensar en el correo electrónico de forma más estratégica, organizando la bandeja de entrada y decidiendo qué tiempos dedicamos al correo para que no consuma horas de productividad.  En este post hemos recogido 7 consejos que te ayudarán a conseguirlo:

1. Decide qué momento del día es mejor para repasar tu bandeja de entrada

Para la gran mayoría, las primeras horas de la mañana son las más productivas. Por eso es recomendable dedicarlas a realizar aquellas tareas que requieren mayor esfuerzo, que normalmente son las que están en nuestra lista de objetivos y por las que se evalúa nuestro rendimiento en el trabajo. Pero cualquiera que sea tu momento de mayor productividad, no te dejes distraer por cada email que recibes. Lo ideal es que dediques un momento al día a repasar tu bandeja de entrada y que establezcas un tiempo máximo de 20 minutos para hacerlo. En ese tiempo debes ser capaz de:

• Responder a aquellos emails que no requieren más de 2 minutos.

• Clasificar para otro momento los que requieren más tiempo -por conllevar tareas asociadas, porque necesitas tiempo para buscar información y responder o porque tienes que derivarlos a otra persona (ver punto 2)-.

• Eliminar el resto.

2. Utiliza carpetas o banderitas para clasificar los emails que implican realizar algo

Todos aquellos correos a los que no puedes responder en 2 minutos, y que requieren una acción por tu parte -ya sea realizar una tarea, buscar información, consultar a tu jefe antes de responder o reenviar el email a un compañero- puedes clasificarlos en carpetas específicas o mediante banderitas de colores cuando realizas uno de los mencionados repasos rápidos a tu bandeja de entrada.

Así, cuando llegue el momento de dedicar más tiempo a cada uno de esos emails, sabrás dónde encontrarlos, sabrás rápidamente de qué trata cada uno y tardarás menos tiempo en resolverlos.

No hay una clasificación correcta o incorrecta, sino que depende de cuál sea tu trabajo y de cómo prefieras organizarte. Puede ser que te interese crear carpetas por proyectos o que te convenga clasificar los emails en función de si incluyen una tarea importante o urgente. 

También hay quien opta por anotar las tareas que se derivan de los emails en un documento a parte, o incluirlas en una nota en el calendario. Cualquier estrategia es válida si te ayuda a no perder tiempo de calidad con el correo electrónico.

3. Crea plantillas

Hay muchas situaciones en las que un mismo texto de email se repite con frecuencia, ya sea porque tienes que establecer contacto con potenciales clientes o futuros empleados a quienes no conoces personalmente, o porque tienes que responder de forma habitual a correos para los que la respuesta es siempre la misma.

Cualquiera que sea el caso, es muy útil crear plantillas. Escribes el texto que se repite una sola vez en un correo electrónico y lo guardas como plantilla. Podrás usarlo tantas veces como necesites, dedicando tan sólo unos minutos a personalizar el encabezado del email.

4. Crea grupos de distribución

Si tienes un grupo de trabajo con el que intercambias emails con frecuencia, crear un grupo de distribución que incluya los correos de todos los que forman parte de ese grupo te ayudará a ahorrar tiempo cada vez que tengas que enviar un mail a todos. 

Siempre será más fácil escribir una sola dirección de correo conjunta que escribir direcciones individuales, por mucho que exista la función de autocompletar (que es la que hace que te aparezca el email completo de una persona al escribir las primeras letras de su nombre, ya que se guarda de forma automática cuando utilizas esa dirección de email por primera vez). 

5. Sé breve y conciso a la hora de escribir o responder emails

Muchas veces escribimos emails más largos de lo necesario. Trata de ser todo lo breve y conciso que puedas. Es muy probable que la respuesta también lo sea, así que todos ganaremos tiempo. Ir al grano y ser educado no es incompatible. 

Además, recuerda que podrías necesitas un correo electrónico como prueba documental en caso de litigio, por lo que es recomendable que estos sean correctos en todo momento. 

6. Crea un filtro automático y evita el spam

Aunque nunca abras los emails de spam, evita distraerte con ellos y no pierdas ni un minuto eliminando emails que no te interesan. Crea un filtro automático que envíe el spam directamente a la papelera.

Todos los servidores de correo electrónico permiten crear filtros -Mailbox, Gmail, Outlook- y aunque pueda parecer bastante trabajoso hacerlo, no hacerlo te hará perder mucho más tiempo.

Si además estás suscrito a newsletters que no están relacionadas con tu trabajo, puedes también crear un filtro automático y clasificarlas en una carpeta específicamente creada para ellas, de manera que no invadan tu bandeja de entrada y no te distraigan de lo realmente importante. En cualquier pausa tendrás tiempo para consultar esas newsletters.

7. Cierra el chat

Mientras estés dedicando tiempo a aquellas tareas que requieren mayor concentración o esfuerzo, cierra el chat. Utilízalo tan sólo mientras repases tu bandeja de entrada, para comunicaciones rápidas con tus compañeros. Pero trata de no distraerte con conversaciones de chat, sobre todo durante tus horas de mayor productividad.

Esperamos que estos 7 consejos te ayuden a distraerte menos mientras usas tu correo electrónico y a aprovechar al máximo tus horas de mayor productividad. Además de no perder tiempo en relación con el uso del email, existen muchas otras estrategias y herramientas que te ayudan a ser más productivo en la oficina.

Este es el caso del uso del email certificado cuando necesitas garantizar que tus clientes o empleados reciben tus comunicados y documentos de forma fehaciente. En Signaturit apostamos por la optimización de tu tiempo y para comprobarlo recuerda que puedes probar esta herramienta de forma gratuita. 

Este post fue publicado originalmente el 12/07/2015.