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La oficina sin papel es un objetivo que cada día se proponen más empresas, y que ofrece muchas ventajas más allá del ahorro de costes y de la contribución a reducir el impacto medioambiental de una compañía.
Gracias a la digitalización de documentos, una oficina paperless mejora significativamente la eficiencia de sus procesos de gestión documental, reduce el espacio físico dedicado al archivo de documentos y facilita el acceso de todos los empleados a la información.
En este post repasamos las principales ventajas de una oficina sin papel.
¿Qué es paperless?
El paperless ha llegado para quedarse y ahora ya no es una opción, sino una necesidad para las empresas, que deben ya promover una cultura paperless con políticas de sostenibilidad tanto internas como externas. Este cambio no sirve únicamente para mejorar los procesos internos, ahorrar, etc., sino también para mejorar el posicionamiento y la competitividad de las empresas en el escenario actual.
Este término significa literalmente «menos papel» y, en la práctica, hace referencia a la digitalización de empresas y organizaciones tanto públicas como privadas, así como a la desmaterialización, para usar menos papel y, en su lugar, convertir los procesos y procedimientos para poder efectuarlos en el ámbito digital.
¿Cuáles son las principales ventajas de una oficina sin papel?
Más allá del impacto medioambiental positivo que tiene la reducción del consumo de papel en las empresas, existen otras ventajas derivadas de la digitalización de documentos:
1. Mejora la eficiencia en la gestión documental
La gestión de la documentación digital es mucho más rápida y ágil que la gestión de documentos en papel, sobre todo ahora que podemos usar un gestor documental para realizar las gestiones que, tradicionalmente, hacíamos con papel:
- Si se necesita buscar un documento digital se pierde menos tiempo que si se tiene que buscar un archivo físico.
- La información es más fácilmente accesible para todos los empleados.
- Al mismo tiempo, es más fácil restringir el acceso a aquella documentación confidencial.
- Se puede acceder a los documentos digitales a distancia, desde cualquier parte, lo permite ofrecer a los empleados la opción de trabajar a distancia.
- Mejora la trazabilidad de la documentación: es más fácil trazar el origen de los documentos digitales, y saber quién y cuándo los ha modificado.
2. Mayor seguridad de la información
La seguridad de la información que se almacena en formato digital es muy superior a la seguridad de los documentos que se archivan en papel.
Además de que es más fácil establecer un sistema de acceso restringido a la información en caso de que se archive en formato digital, también es más sencillo y menos costoso hacer copias de seguridad, de modo que si se pierdan ficheros o se produce un robo de datos es posible (y mucho más fácil) recuperar la información.
La documentación archivada en papel está más expuesta a accidentes – goteras, inundaciones, incendios – y es mucho más fácilmente accesible a terceros.
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3. Reducción de gastos
La digitalización de documentos tiene un impacto directo en la reducción de gastos. No sólo porque se deja de comprar papel, sino que se ahorra también en mantenimiento de las impresoras y en la compra de recambios.
Por otro lado, si toda la documentación de una empresa se digitaliza y se puede enviar por email, se elimina la necesidad de gastar en envíos por correo postal.
4. Ahorro de espacio
El ahorro del espacio dedicado a archivo de documentos físicos es también una de las principales ventajas de una oficina sin papel. La digitalización de documentos permite archivar todo en la nube o en servidores privados de la empresa.
El espacio que se libera se puede dedicar a ampliar oficinas o a otros usos que aporten más valor a los empleados, como por ejemplo se puede habilitar una zona de descanso.
Si no se necesita más espacio, entonces es el momento de buscar una oficina más pequeña y ahorrar en gastos de alquiler.
Conclusión
Todas estas ventajas están motivando cada vez a más empresas a marcarse como objetivo eliminar el uso del papel en todos sus procesos de negocio.
En Signaturit ya somos una oficina paperless, y creemos firmemente en las ventajas de la digitalización de documentos.
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Este post fue publicado originalmente el 19/10/2017
