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Falsificar una factura es algo que nadie debería hacer, pero eso no quiere decir que no pueda suceder. De hecho, alguien podría incluso querer falsificar una factura en la que nosotros estamos involucrados. Pero con las herramientas adecuadas, es más fácil que nunca protegerse de este tipo de fraude.
La firma electrónica es una de esas herramientas, es increíblemente fácil de usar y casi infalible para luchar contra la falsificación de facturas.
La firma electrónica es un sistema de verificación digital que garantiza la autenticidad de una factura u otros documentos. Funciona verificando la conformidad del firmante y almacenando de forma segura un registro de la firma por si surgen disputas legales en el futuro, relacionándolo directamente con el contenido específico de ese documento, o en este caso, de la firma.
En este artículo veremos cómo utilizar la firma electrónica para garantizar la autenticidad de las facturas y evitar falsificaciones. Hablaremos de sus ventajas frente a métodos tradicionales como la firma manuscrita y el sello, así como de su facilidad de uso y asequibilidad.
¿Qué encontrarás en este post?
- 1. ¿Por qué podrían querer falsificar una factura tuya?
- 2. Familiarizarse con la Propiedad Intelectual e Industrial
- 3. Tener presente las obligaciones contables de la SL
- 4. Preocuparse por las gestiones de los empleados
- 5. Obtener el certificado electrónico, una firma electrónica y un lugar para gestionar las notificaciones de la administración
¿Por qué podrían querer falsificar una factura tuya?
La falsificación de facturas es un problema cada vez más común, por lo que es importante conocer los riesgos y las medidas que se pueden tomar para protegerse. La falsificación de facturas es una de las formas más fáciles que tienen los delincuentes de robar dinero a empresas y particulares. Consiste en crear documentos falsos que parezcan auténticos y utilizarlos después para obtener pagos de forma fraudulenta.
La principal razón por la que los delincuentes querrían falsificar una factura es que es una forma rápida y fácil de ganar dinero. Con muy poco esfuerzo, pueden crear una factura falsa que parezca legítima y luego presentarla para su pago. Es posible que la víctima ni siquiera se dé cuenta de que ha sido engañada hasta que el dinero ya haya sido transferido.
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Por otro lado, una empresa podría querer falsificar facturas con el objetivo de justificar una serie de gastos o declarar unas determinadas cifras de ingresos o gastos a Hacienda, involucrándonos a nosotros en esa actuación.
Asegurarse de que las facturas son seguras es esencial en la era digital actual, especialmente porque la mayoría de las empresas dependen ahora de sistemas de facturación electrónica. Por suerte, hay un paso sencillo que se puede dar para asegurarse de que las facturas no puedan falsificarse: utilizar una solución de firma electrónica fiable.
Al firmar digitalmente los documentos con una firma electrónica, es posible estar tranquilo sabiendo que no se pueden modificar sin dejar un rastro de auditoría rastreable.
Familiarizarse con la Propiedad Intelectual e Industrial
A la hora de crear una empresa, es importante comprender el papel de la Ley de Propiedad Intelectual, la Ley de Patentes y la Ley de Marcas para protegerse a uno mismo y a la empresa.
Los aspectos más importantes de la Propiedad Intelectual y la Propiedad Industrial son:
- Patentes: Una patente protege una invención o un proceso de ser utilizado sin el consentimiento del propietario.
- Marcas: Una marca identifica productos o servicios en relación con los prestados por otras empresas, evitando la confusión en el mercado.
- Derechos de autor: Los derechos de autor protegen el trabajo de un individuo que es original y está fijado en una forma tangible, como un libro o la letra de una canción.
- Secretos comerciales: Los secretos comerciales protegen la información comercial confidencial que proporciona una ventaja competitiva a su propietario.
Es importante familiarizarse con la legislación sobre propiedad industrial para asegurarse de que las marcas que vamos a utilizar no son utilizadas por otras empresas ya con anterioridad y las tienen registradas. Y
en caso de que no sea así, debemos registrar los signos distintivos, tanto de la propia empresa en sí como de aquellas marcas que vayamos a utilizar, para asegurarnos de que nadie puede reclamar con posterioridad o de que alguien pueda «copiar» nuestra marca. Por supuesto, eso implicaría también las patentes y registros de innovaciones y productos únicos creados dentro de la empresa.
Y si se va a trabajar con secretos comerciales, es importante suscribir acuerdos de confidencialidad con los empleados o socios relacionados con la propiedad intelectual de la empresa y colaboradores.
Tener presente las obligaciones contables de la SL
Cuando se funda una SL, hay que asegurarse de cumplir todas las obligaciones contables necesarias. Esto incluye la declaración de impuestos, el mantenimiento de registros detallados de todas las transacciones y la presentación periódica de informes sobre los estados financieros. Ya hemos hablado sobre los trámites de alta en diferentes ámbitos, pero adicionalmente a esto es importante llevar una contabilidad controlada.
No solo es que esto pueda ser relevante de cara a la estabilidad de la empresa, sino que además Hacienda nos lo pide y es imprescindible contar con ello.
Es necesario contar con un Libro Diario y con un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales. En estos deben registrarse todas las transacciones diarias que realicemos. De hecho, Hacienda puede pedirnos en cualquier momento estos libros de contabilidad, con las consecuencias sanciones en caso de no contar con ellos debidamente cumplimentados. Al tratarse de algo que hay que llevar al día, debe ser algo que preparemos desde el inicio de la actividad de la sociedad.
Preocuparse por las gestiones de los empleados
Una vez que hemos finalizado los trámites de inscripción de nuestra empresa y las gestiones iniciales con Hacienda y la Seguridad Social, es el momento de centrarse en todo lo relacionado con los empleados, que en función del tamaño de la SL puede ser un verdadero dolor de cabeza.
Para empezar, hay que realizar una inscripción de la empresa específica en la Seguridad Social al ir a contratar trabajadores. Habrá que realizar las altas de cada uno de los trabajadores así como de los contratos de trabajo específicos de cada uno de ellos. Se debe informar de la apertura del centro de trabajo si es que se va a contar con uno, así como habilitarlo para que cuente con las condiciones de seguridad y salud laboral adecuadas, e incluso preparar un calendario laboral bien establecido desde el inicio.
Obtener el certificado electrónico, una firma electrónica y un lugar para gestionar las notificaciones de la administración
El certificado electrónico, la firma electrónica y el servicio de notificaciones administrativas son tres elementos clave para el buen funcionamiento de cualquier SL.
El certificado electrónico permite identificar a la empresa de forma legal y segura a la hora de realizar las gestiones y trámites necesarios para con la administración o con cualquier tercero que requiera de una identificación fehaciente.
La firma electrónica permite firmar contratos y realizar otras operaciones de forma totalmente digital, y también de forma segura. No hay que caer en el error de pensar que haciendo un dibujo en un archivo PDF ya hemos firmado un contrato o una factura.
Para evitar problemas legales a la larga, estafas, o fraudes, contar con una firma electrónica que nos permita demostrar la hora de firma, el firmante, y el contenido verificado del documento es un paso imprescindible para cualquier empresa.
En Signaturit disponemos del servicio líder en Europa de firma digital. No importa si necesitas un servicio de firma electrónica básico para ofrecer servicios a tus clientes o si necesitas firma electrónica con certificado oficial para grandes acuerdos, con la plataforma de Signaturit lo tienes todo en un mismo sitio.
Todo ello sin olvidarnos del servicio de notificaciones electrónicas de la administración. En Signaturit disponemos del servicio IvNeos, que recoge en un único buzón todas las notificaciones electrónicas de los organismos a los que estás suscrito, contando con más de 9.000 organismos públicos, incluyendo como es lógico a la Agencia Tributaria, a la Seguridad Social, la Administración General del Estado, o la DGT.
De esta forma, nunca perderás una notificación electrónica de la administración y llegarás siempre a tiempo para realizar cualquier reclamación o trámite.
Con IvNeos puedes derivar a diferentes departamentos de tu empresa la gestión de cada una de las notificaciones, e incluso puedes presentar escritos o realizar presentaciones en las diferentes administraciones.
En resumen, fundar una SL puede ser un proceso apasionante pero complejo. Es importante tener claras las bases y hacer un esfuerzo inicial por establecer una forma de trabajar organizada que nos ahorre problemas a la larga.
En ocasiones, realizar alguna inversión en contar con una buena gestión de la empresa nos supondrá un ahorro cuando lleguen imprevistos y una tranquilidad mental importante que nos permita centrarnos en las tareas realmente trascendentales de la empresa, que son las que generarán los ingresos de la actividad y permitirán que la sociedad continúe siendo próspera con el paso del tiempo.
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