¿Cómo aumentar la productividad en una empresa?

Sin duda, el aumento de la productividad de una empresa es uno de los objetivos más importantes dentro de cualquier sector de actividad. En este sentido, esta meta suele estar conectada con otras como el aumento de beneficios, el crecimiento o expansión a nuevos mercados, etc.

Además, la productividad acostumbra a estar directamente vinculada con la supervivencia de la empresa, por lo que nunca debería descuidarse, sea cual sea el tamaño o nivel de desarrollo del negocio.

¿Qué es la productividad empresarial?

De una forma muy sencilla, podemos decir que la productividad empresarial es una magnitud que pone en relación los bienes o servicios producidos con los recursos empleados para ello.

Por tanto, será tanto más productiva una empresa cuanto más bienes o servicios elabore, con el menor número de insumos. De este modo, al hablar de recursos o insumos, nos estamos refiriendo a todo aquello que se utiliza en el proceso de producción. Por tanto, incluimos aquí factores como los siguientes:

• Materias primas
• Recursos humanos
• Tiempo
• Recursos económicos

De este modo, el objetivo de cualquier empresa será aumentar la productividad para lograr la máxima eficiencia en su proceso de producción o de prestación de servicios. Además de los obvios beneficios económicos, esto se traducirá también en aspectos como una mejor gestión de los recursos, un menor impacto ambiental y un ahorro de tiempo en los procesos.

Productividad en el trabajo: fórmula

De acuerdo con la definición que acabamos de ver, la productividad puede expresarse a través de una sencilla fórmula:

Productividad = (productos o servicios elaborados) / (recursos empleados)

Por supuesto, la fórmula de productividad debe ponerse en relación con un período temporal determinado. Es decir, expresarla como «coches fabricados con X trabajadores por cada mes», «llamadas atendidas por cada agente telefónico por hora», etc.

Más específicamente, si nos referimos a la productividad del trabajo o de un trabajador, la fórmula podría expresarse del modo siguiente:

Productividad = (productos o servicios realizados) / (horas de trabajo)

¿Cómo aumentar la productividad en la empresa?

Entrando ya de lleno en la cuestión de cómo aumentar la productividad de una empresa, este siempre ha sido un campo de gran interés para estudiosos y empresarios, desde el inicio de la Revolución Industrial e incluso con anterioridad.

Afortunadamente, durante las últimas décadas, gracias a la digitalización de procesos y a la mejora progresiva en los sistemas de recogida y análisis de información, podemos contar con datos más fiables para responder a esta pregunta.

Por tanto, en los siguientes apartados veremos cinco recomendaciones para aumentar la productividad en cualquier empresa, sea cual sea su tamaño o sector de actividad.

1. Revisa y moderniza tus procesos

Sin lugar a dudas, la innovación siempre ha sido un gran estímulo para aumentar la productividad en todo tipo de empresas. Por el contrario, el inmovilismo y la pasividad suelen ser rémoras que acaban pasando factura en el medio o largo plazo.

Así, según la célebre cita de Lord Kelvin, «lo que no se mejora, se degrada siempre».

Por tanto, una buena gestión empresarial pasa por una continua revisión de los distintos procesos que intervienen en la fabricación de un producto o en la prestación de un servicio para mejorar como empresas digitales y ser más efectivos. 

De esa revisión podrán extraerse datos que ayuden a detectar los puntos débiles y, consecuentemente, a hacer propuestas de mejora.

2. Adopta una buena gestión de recursos humanos

El factor humano es también una pieza fundamental en el puzzle de la productividad empresarial. En última instancia, y por mucha tecnología que intervenga en los procesos, todo se vincula, de algún modo, con la creatividad y rendimiento de los trabajadores.

Por tanto, para contribuir al aumento de la productividad, existe una serie de prácticas que deberían tenerse muy en cuenta:

• Estimular la colaboración y comunicación. Sin duda, la colaboración entre personas y departamentos puede ser una fuente de innovación y crecimiento para cualquier empresa. Así, tarde o temprano, esto suele reflejarse en una mejora de la productividad.
• Establecer relaciones de confianza y responsabilidad. Frente a las estructuras tradicionales, ancladas en la jerarquía, el formalismo y la rigidez, resultan más eficientes aquellas que se articulan sobre la base de relaciones de confianza. De este modo, este tipo de relaciones fomentan un mayor compromiso y responsabilidad de cada trabajador, con una incidencia directa en la productividad.
• Promover la innovación. En todos los ámbitos de la empresa y para cualquier trabajador, la innovación debería ocupar un lugar destacado. Para ello se requiere, sin duda, promover esa cultura desde los puestos directivos y contar con procedimientos adecuados para canalizarla.
• Flexibilizar. La experiencia nos confirma una y otra vez que la flexibilización en cuanto a horarios, lugar de trabajo y otros aspectos relativos a la gestión de recursos humanos, suele trasladarse a una mayor satisfacción laboral y, en última instancia, a un aumento de la productividad. Por el contrario, el «presencialismo» y la rigidez acostumbran a ser muy perniciosos para la eficiencia de los trabajadores.

3. Aumenta la productividad con la automatización

Desde luego, los procesos de automatización han venido transformando la gestión empresarial desde hace ya mucho tiempo.

Sin embargo, el gran cambio durante las últimas décadas ha llegado de la mano del desarrollo de aplicaciones de Big Data e Inteligencia Artificial, que están promoviendo un cambio sin precedentes en todo tipo de procedimientos.

En este sentido, la inversión en tecnología y formación que se haga en este ámbito, seguramente tendrá una traslación directa (aunque no inmediata) a un aumento de la productividad.

4. Digitaliza documentos y procedimientos

Los costes e ineficiencias que supone la gestión documental en soporte papel deberían ser un toque de atención para las empresas que todavía se resistan a la digitalización.

En este sentido, además del ahorro de materiales de oficina y de los beneficios medioambientales, es evidente que la gestión digital ahorra tiempo y, por tanto, costes de personal.

Por si fuera poco, la implantación de sistemas de firma electrónica permite completar cualquier proceso dentro del ámbito digital, proporcionando:

• Mayor eficiencia en los procedimientos y, por tanto, mayor productividad empresarial.
• Ahorro significativo de tiempo y costes.
• Mayor comodidad y mejor experiencia de uso, tanto para trabajadores como para proveedores y clientes.
• Completa seguridad jurídica en todos los trámites realizados dentro del ámbito digital.

❌ Proceso tradicional de firma de un documento 

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5. Evita los «ladrones de tiempo»

Sin duda, el tiempo es uno de los recursos más preciados en cualquier proceso de producción o de prestación de servicios. Por tanto, es fundamental detectar cualquier ineficiencia que suponga desperdiciar este recurso o utilizarlo de forma inadecuada.

En este sentido, es necesaria una constante revisión de los procedimientos para descubrir malas prácticas o, simplemente, oportunidades de mejora. Así, entre otros muchos ámbitos, podemos mencionar los siguientes ejemplos:

• En primer lugar, los procesos de supervisión o autorización previa de cualquier tipo. Sin duda, en la mayoría de empresas, suelen ser mecanismos demasiado rígidos que pueden simplificarse y mejorarse radicalmente. De este modo, en coherencia con las relaciones de confianza y corresponsabilidad en la gestión de RR.HH., deberían utilizarse solo en aquellos casos en que sean realmente necesarios.
• Desde luego, otro ámbito que suele acumular grandes eficiencias es el de las reuniones de trabajo. Por tanto, es aconsejable establecer unas pautas claras para determinar cuáles son realmente necesarias y cuáles prescindibles, así como un conjunto de buenas prácticas para desarrollar reuniones efectivas.

6. Innova constantemente

La productividad de una empresa es mayor cuanto más invierta en innovación. Hay empresas que no consideran necesario innovar y van quedando en declive. Para evolucionar y mejorar siempre hay que innovar, tanto en procesos y productos como invertir en modernizar equipos y adaptarse a las nuevas necesidades del mercado. Este punto marcará la diferencia entre una empresa puntera y una obsoleta.

7. Construye un buen equipo de trabajo 

Motivar a tus empleados y hacerles sentir que sus ideas pueden contribuir en el desarrollo de la empresa es uno de los métodos más efectivos. Las personas son la base de una compañía, por tanto, ejercer acciones formativas para fomentar su aprendizaje será una buena palanca de acción, así como estimular la colaboración entre departamentos y equipos e ir dando más responsabilidades harán un equipo más implicado y productivo.

En definitiva, la cuestión de cómo aumentar la productividad en una empresa no tiene una respuesta sencilla ni universalmente aplicable. Sin embargo, haciendo un análisis profundo de las cuestiones que hemos mencionado y adoptando las medidas adecuadas en cada caso, los resultados suelen llegar incluso antes de lo esperado.

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