Tabla de contenidos
En la era digital actual, la eficiencia y la rapidez son aspectos clave para el éxito de cualquier empresa. Esto es especialmente cierto en el departamento de ventas, donde cerrar acuerdos y convertir potenciales clientes en clientes en firme es fundamental. Una de las herramientas más poderosas para agilizar este proceso es la firma electrónica.
La firma electrónica es un servicio que permite a las personas y empresas firmar documentos de forma digital, sin la necesidad de imprimir, firmar a mano y escanearlos nuevamente. Esta solución no solo ahorra tiempo y recursos, sino que también ofrece seguridad y validez legal.
Y si analizamos los intereses que tiene un departamento de ventas cuando intenta cerrar un acuerdo, es fácil descubrir por qué la firma electrónica puede tener tanto impacto en su actividad y en la relación que tienen con sus potenciales clientes.
Ahorro de tiempo y recursos en la venta
La firma de documentos tradicional puede ser un proceso lento y costoso. Cuando una empresa quiere que un acuerdo tenga una verdadera validez legal, tiene que optar por una firma ante notario, o al menos por un método de firma tradicional como el envío de contratos por correo postal o hacer múltiples copias físicas para que los clientes los firmen.
No vale una simple respuesta a un correo electrónico. Sin embargo, con una solución de firma electrónica, este proceso se simplifica drásticamente. Los documentos se pueden enviar y firmar en cuestión de minutos, eliminando la necesidad de imprimir, enviar por correo y esperar a que los clientes respondan.
A su vez, las consecuencias de esto son obvias. Al poder cerrar acuerdos de forma mucho más rápida, se evita la posibilidad de que el cliente cambie de opinión o incluso de que un competidor pueda entrar en la negociación e intentar llevarse al cliente después de que gran parte del trabajo haya sido hecho por la empresa original.
Mayor flexibilidad y accesibilidad para la firma del acuerdo
La firma electrónica elimina las barreras geográficas y de horario. Los vendedores pueden enviar contratos y documentos a los clientes en cualquier parte del mundo y estos pueden firmarlos desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.
Esto es especialmente valioso en un entorno empresarial globalizado, donde las reuniones presenciales pueden ser complicadas y costosas de organizar. Además, los vendedores pueden acceder a los documentos firmados en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que facilita el seguimiento de los acuerdos y la gestión de los clientes.
Si un cliente está verdaderamente interesado en cerrar un acuerdo, no tiene que esperar a llegar a la oficina para estar ante su correo electrónico, o estar en una mesa para poder leer con calma el contrato. Puede recibirlo en su móvil y estudiarlo a fondo en cualquier momento del día, pudiendo proceder a la firma desde su smartphone, tablet u ordenador.
Y no importa tampoco si la persona responsable de la firma del acuerdo está en otra parte del mundo, pues allí también puede dar el OK a la operación con su firma como representante de la empresa a la que hemos captado como cliente.
Mejor experiencia del cliente, e inmediatez en la entrega
La firma electrónica brinda comodidad y facilidad a los clientes. Ya no necesitan imprimir, firmar a mano y enviar los documentos físicamente. Con una solución de firma electrónica, los clientes pueden firmar los contratos en cuestión de minutos con unos pocos clics.
Esto mejora la experiencia del cliente, ya que se evitan los inconvenientes asociados con el proceso tradicional de firma de documentos. Además, al acelerar el proceso de ventas, los clientes pueden comenzar a disfrutar de los productos o servicios ofrecidos más rápidamente.
Cuando el cliente necesita una solución urgente a un problema acuciante, el poder ofrecerle el servicio casi de forma inmediata gracias a contar con un servicio de firma electrónica, puede ser incluso uno de los motivos de venta de nuestro producto o servicio.
Seguridad y validez legal para ambas partes
Las soluciones de firma electrónica confiables cumplen con los más altos estándares de seguridad y cumplimiento normativo. Solo aquellos proveedores de servicios de confianza cualificados según el Reglamento eIDAS pueden proveer dichos servicios con la máxima garantía jurídica en toda la Unión Europea. Signaturit cuenta con el reconocimiento de los organismos europeos y es un prestador cualificado según los estándares del Reglamento eIDAS.
Utilizamos técnicas de encriptación y autenticación para garantizar la integridad de los documentos firmados electrónicamente, siendo estos tan legalmente vinculantes como los documentos firmados en papel, y aportando otras cualidades que hacen que la firma electrónica sea la opción más completa.
Por ejemplo, características como los sellos de tiempo, que permiten verificar el contenido de una determinada versión del documento vinculado a una fecha precisa, o que permiten establecer la vigencia o caducidad de un determinado acuerdo con una precisión inequívoca, hacen que la firma electrónica ofrezca posibilidades que no existen con una firma tradicional.
A la hora de formalizar la venta de un servicio o producto, es vital contar con un sistema de firma electrónica de contratos y acuerdos que permita dar seguridad jurídica a los documentos firmados y a los acuerdos a los que se ha llegado.
Confianza del cliente
Pero si hay un elemento clave en cualquier proceso de venta, sin duda es la confianza. Sin importar si el servicio que ofrece una de las partes es el más avanzado del mundo o no, lo que moverá al potencial cliente a llegar a un acuerdo será sobre todo la confianza que pueda depositar en el proveedor.
Y en muchos casos, esto depende de las sensaciones que reciba el potencial cliente sobre los protocolos y el saber hacer de la empresa a la que está valorando contratar.
El contar con un servicio que aporta seguridad y validez legal a la vez que agiliza todos los trámites, como es el caso de la firma electrónica, es propio de una empresa que está funcionando de forma solvente y que tiene establecido un protocolo y una forma de trabajar profesionales y bien pensados. Y es un recurso clave para transmitir al potencial cliente profesionalidad y confianza.
En resumen, la firma electrónica ofrece una serie de ventajas técnicas que la convierten en una herramienta fundamental para la validez legal y la seguridad en el entorno digital. La identificación y autenticación sólidas, la integridad del documento, la protección contra el no repudio, la tecnología de cifrado y el cumplimiento normativo son solo algunas de las cualidades que convierten a la firma electrónica en el modo perfecto de cumplimentación de documentos y transacciones hoy en día.
Al confiar en los servicios de confianza y firma electrónica ofrecidos por Signaturit, las organizaciones pueden garantizar la integridad, autenticidad y validez legal de sus documentos electrónicos, brindando una mayor seguridad y eficiencia en sus operaciones diarias.
