¿Para qué sirve el certificado digital?

El certificado digital se ha convertido durante los últimos años en una herramienta básica para realizar todo tipo de trámites y gestiones, especialmente en el ámbito público pero también a nivel privado.

A pesar de ello, su utilización sigue despertando numerosas dudas entre algunas personas, dudas que trataremos de despejar en este artículo de una forma práctica y sencilla.

Por tanto, a continuación veremos qué es el certificado digital o certificado electrónico y qué ventajas puede aportarnos. También para qué sirve el certificado digital y cómo sacarle el máximo partido.

Qué es el certificado digital

De forma muy sencilla, podemos decir que el certificado digital es un archivo o documento en formato electrónico que se vincula con una determinada persona y sirve para identificarla, a través de una clave pública y de forma fehaciente.

Un certificado electrónico de ciudadano como el que se puede obtener por medio de la FNMT, también denominado certificado electrónico de persona física, permite identificarse en Internet con todas las garantías. Es algo similar a lo que sería un DNI digital o un pasaporte electrónico.

Al final, es simplemente una forma de poder realizar una identificación válida en medios digitales, o a través de Internet. Y aunque hemos hablado del certificado digital de ciudadano, o de persona física, existen otros tipos de certificado asociados a personas jurídicas con funcionalidades similares.

Características de los certificados electrónicos

Las principales características de los certificados electrónicos o digitales son las siguientes:

• Permiten identificar tanto a una persona física como a una persona jurídica, como luego veremos.
• Se emiten por parte de una autoridad de certificación, como es nuestro caso a través de IvSign.
• El archivo que contiene el certificado digital puede instalarse en las siguientes ubicaciones:
  • El navegador que se utilice para el acceso a internet.
  • Una tarjeta criptográfica física ad hoc, como sería el caso del DNI electrónico (DNIe).
  • Un dispositivo USB específico, de tipo criptográfico.
  • Un módulo de seguridad de hardware (Hardware Security Module o HSM), que es un dispositivo físico que se utiliza para generar, almacenar y proteger claves criptográficas.

¿Qué se puede hacer con el certificado digital de ciudadano?

Aunque si hay algo más importante que las características técnicas del certificado digital es precisamente la funcionalidad. Es decir, aquellas cosas que podemos hacer gracias a contar con este certificado electrónico.

Como es lógico, dependiendo de si se trata de un certificado digital de persona física o si se trata del certificado electrónico de una persona jurídica, las opciones serán distintas. También varía en función de si nos referimos al ámbito privado o al ámbito público.

Por ejemplo, si hablamos de las administraciones públicas, estas son algunas de las aplicaciones prácticas con las que podemos sacar partido al certificado electrónico de ciudadano:

• Declaración de la Renta: Presentación y consulta de la declaración del IRPF en la Agencia Tributaria.
• Consulta y descarga de vida laboral: Acceder al informe actualizado de vida laboral en la sede de la Seguridad Social.
• Solicitar el paro o prestaciones sociales: Realizar gestiones ante el SEPE, como la solicitud de subsidios por desempleo o prestaciones de jubilación.
• Gestión del empadronamiento: Solicitud de certificado de empadronamiento o cambio de domicilio ante el ayuntamiento correspondiente.
• Consulta de multas de tráfico: Comprobar y pagar sanciones de tráfico a través de la sede de la Dirección General de Tráfico (DGT).
• Tramitación de licencias y permisos: Presentar solicitudes para permisos de obras o licencias de actividad en los ayuntamientos.
• Consulta de deudas y pagos pendientes: Revisar el estado de deudas tributarias o gestionar fraccionamientos de pagos.
• Acceso a la asistencia sanitaria: Descargar la Tarjeta Sanitaria Europea para recibir atención médica en países de la UE.
• Solicitud de citas médicas: Acceso a los sistemas de salud para pedir cita con el médico de atención primaria o especialistas.
• Consulta de historiales médicos: Acceder a informes clínicos o resultados de pruebas médicas de manera segura.
• Renovación de recetas electrónicas: Descargar o gestionar la renovación de medicación crónica a través del sistema de salud digital.

Pero cada vez es más común utilizar el certificado digital en el ámbito privado, tanto al tener que realizar transacciones con entidades importantes como las bancarias, como al formalizar acuerdos más comunes. Por ejemplo:

• Firma electrónica de contratos (laborales, mercantiles, alquileres, seguros, etc.): Permite firmar digitalmente contratos de trabajo, prestación de servicios, compraventa, alquileres y pólizas de seguros con plena validez legal.
• Apertura de cuentas y contratación de productos financieros: Usado para abrir cuentas bancarias, contratar préstamos o hipotecas, y firmar electrónicamente contratos financieros.
• Formalización de compraventas y contratos online: Facilita la autenticación y firma de contratos en transacciones de alta relevancia, como compraventa de vehículos o propiedades en plataformas de ecommerce.
• Gestión de reclamaciones y litigios en plataformas comerciales: Permite presentar reclamaciones o resolver disputas de manera formal y segura.
• Firma de contratos de leasing o alquiler de vehículos: Formalización de contratos con concesionarios o empresas de alquiler de forma digital.
• Firma de contratos con aseguradoras de salud: Permite firmar contratos y gestionar pólizas de seguros médicos privados de manera digital.
• Gestión de citas y acceso a historiales médicos: En algunas clínicas privadas, se puede gestionar la documentación médica y citas utilizando el certificado digital.
• Firma de contratos laborales y gestión de nóminas: Las empresas utilizan el certificado digital para firmar contratos de empleo, gestionar altas, bajas o renovaciones, y consultar nóminas y recibos.
• Votaciones electrónicas en juntas de accionistas o cooperativas: Permite participar y votar electrónicamente en asambleas de empresas, cooperativas o asociaciones mediante la validación con certificado digital.

Es una herramienta de gran utilidad que permite ahorrar desplazamientos, realizar trámites de forma más rápida y eficiente e incrementar la seguridad en todo tipo de procedimientos online.

Certificado digital para empresas: para qué sirve

El certificado digital en una empresa es una herramienta multifuncional que permite simplificar, acelerar y asegurar todo tipo de gestiones electrónicas. Y para muchas tareas, sobre todo relacionadas con la administración, es incluso obligatorio.

El uso que se le puede dar al certificado digital para empresas comparte muchas utilidades con el de persona física, pero es todavía más importante por la cantidad de tareas que una empresa puede suplir utilizando el certificado electrónico.

• Firma electrónica de documentos:
  • Firma de contratos laborales y mercantiles con empleados, proveedores y socios comerciales.
  • Facturación electrónica, con la emisión y firma de facturas digitales válidas legalmente.
  • Firma de acuerdos internos y documentos oficiales, como actas de reuniones o acuerdos de confidencialidad.
• Presentación de impuestos y declaraciones fiscales:
  • Envío telemático de modelos fiscales como el IVA, IRPF o el impuesto de sociedades.
  • Consulta y gestión de pagos de impuestos y aplazamientos fiscales con la Agencia Tributaria.
  • Solicitud de devoluciones de impuestos y comprobación de estado de deudas fiscales.
• Trámites con la Seguridad Social:
  • Alta, baja y modificación de trabajadores de forma electrónica.
  • Consulta y pago de cotizaciones sociales.
  • Acceso al sistema RED para la gestión telemática de datos laborales y de seguridad social.
• Acceso a subvenciones y licitaciones públicas:
  • Presentación de solicitudes de subvenciones y ayudas públicas.
  • Participación en concursos y licitaciones con administraciones públicas mediante la firma digital de ofertas y documentación.
• Gestión de notificaciones electrónicas:
  • Recepción y gestión de notificaciones electrónicas de la Agencia Tributaria, Seguridad Social y otras administraciones.
  • Acceso a la Dirección Electrónica Habilitada (DEH) para gestionar requerimientos, sanciones y comunicaciones oficiales.
• Relaciones comerciales y bancarias:
  • Firma de contratos financieros como préstamos, hipotecas o líneas de crédito de forma digital.
  • Acceso seguro a plataformas bancarias para realizar pagos, transferencias y consultas de productos financieros.
• Acceso a portales y servicios empresariales:
  • Autenticación en plataformas de proveedores y clientes para gestionar pedidos, contratos y documentos de forma segura.
  • Uso del certificado en plataformas de software empresarial como ERP o CRM, garantizando la seguridad de los datos.
• Cumplimiento normativo y legal:
  • Cumplimiento de las normativas de facturación electrónica y protección de datos mediante la firma digital.
  • Garantía de seguridad en transacciones electrónicas y comunicaciones internas y externas, protegiendo la información sensible de la empresa.

Tipos de certificados digitales

De una forma muy breve, vamos a analizar los principales tipos de certificados digitales que pueden existir, de acuerdo con los siguientes criterios de clasificación:

1. Tipos de certificados digitales según el titular

Según este criterio, podemos distinguir los siguientes tipos de certificados digitales:

• De persona física: es el tipo más común. Sirve para identificar a su titular (una persona física) de forma fehaciente, de cara a la realización de todo tipo de trámites en el ámbito digital.
• De representación: son todos aquellos cuyo titular es una persona física que actúa en representación de una entidad (tenga esta personalidad jurídica o no). Aquí se incluyen diversos subtipos de certificados digitales, como los de administrador único o solidario, de representante de persona jurídica o de representante de entidad sin personalidad jurídica.
• Certificados de empleados públicos: son aquellos que se asignan a un empleado público que actúa en nombre de una determinada administración. También se incluyen aquí los certificados de sede electrónica y de sello electrónico.

2. Clases de certificados digitales según el soporte

De acuerdo con este criterio, tenemos fundamentalmente dos tipos de certificados electrónicos:

• Aquellos que se instalan en el propio navegador o dispositivo.
• Los que se incorporan a una tarjeta criptográfica (por ejemplo, el DNI electrónico) o similar.

3. Tipos de certificados digitales según su cualificación

Por último, podemos distinguir dos clases de certificados digitales según su cualificación:

• Certificados electrónicos cualificados: si permiten verificar fehacientemente la identidad del titular y otorgar validez jurídica a los trámites en que intervenga, de acuerdo con la normativa vigente en esta materia.
• Certificados electrónicos no cualificados: aquellos que no permiten dicha verificación fehaciente a efectos legales.

Cómo usar el certificado digital

Finalmente, veremos cómo usar el certificado digital en la práctica. Para ello, analizaremos brevemente los siguientes aspectos:

1. Cómo utilizar el certificado digital para identificarse y firmar

La utilización del certificado digital en la práctica es realmente sencilla.

Así, cuando accedas a una página web que exija este tipo de identificación, simplemente tendrás que seleccionar tu certificado en la ventana emergente que se abra al acceder.

El mismo proceso te permitirá utilizar el certificado para firmar cualquier documento electrónico, pulsando sobre el botón de «firmar» o «firmar y enviar» en la ventana correspondiente.

Ten en cuenta que es posible que tengas que introducir tu contraseña antes de proceder a la firma.

2. Cómo gestionar múltiples certificados y usuarios

Aunque la obtención y uso del certificado digital es realmente muy sencilla, puede complicarse en aquellos casos en que una empresa u organización gestione diversos certificados, con una multiplicidad de usuarios concurrentes.

En estos casos, es muy recomendable contar con un Gestor de Certificados Digitales que ordena y simplifica el uso de estos documentos, facilitando el control de todos y cada uno de los trámites realizados.

En este sentido, esta herramienta de gestión te permite:

• Emitir y utilizar todos los certificados digitales en la nube con un almacenamiento seguro y en una única plataforma.
• Aplicar políticas de usuario personalizadas.
• Trabajar desde cualquier dispositivo, con un control en tiempo real de las gestiones que se realizan con cada certificado.

Ahora que ya hemos analizado qué es un certificado digital, para qué sirve y cómo se utiliza, seguro que puedes ver con más claridad las enormes ventajas que puede suponer en la práctica, tanto a nivel individual como de organización.

Y, por supuesto, si quieres más información sobre nuestra herramienta de gestión de certificados, no dudes en pedirnos una prueba gratuita sin ningún compromiso.