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Todas las empresas tienen un mismo objetivo: crecer. Y eso significa contratar nuevos empleados con un proceso de onboarding fluido y atractivo ofreciendo una buena primera impresión, lo que es fundamental para que nuestro nuevo talento se sienta a gusto y permanezca porque conecta con la empresa.
No hay una segunda oportunidad para generar una buena primera impresión en el cliente y lo mismo pasa con las nuevas incorporaciones. Haz que la primera toma de contacto con tus nuevos empleados sea satisfactoria con las cinco tendencias que te mostramos en este post y sube el nivel de productividad de tu equipo de gestión de candidatos.
¿Qué es el proceso de onboarding?
El proceso de onboarding o proceso de acogida son todas aquellas iniciativas que las compañías ponen en marcha para garantizar una adecuada integración de los recién llegados en la organización. Consiste en hacer que la nueva incorporación se integre a su equipo y organización de manera eficaz. El principal objetivo es que gane rápidamente agilidad, productividad y autonomía con el mínimo estrés.
Es más que el evento de un día, que una simple bienvenida. Más que preparar un contrato, un ordenador, darle regalos de empresa o inscribirle en cursos obligatorios.
No se trata de conseguir que tenga un buen primer día de trabajo, sino de ocuparse de que sienta que ha sido acertada su decisión de unirse a la empresa. De hecho, el momento de la incorporación es vital para configurar la perspectiva que el nuevo empleado tendrá sobre su empresa.
Como muestra un estudio de People Fluent Research, el 25% de los abandonos suceden en los primeros 45 días y el 70% de los recién llegados toman la decisión de quedarse o marcharse en los seis primeros meses.
Pero más allá de la fidelización del nuevo empleado, llevar a cabo un buen onboarding también se traduce en una reducción de costes. La selección es un proceso duro, difícil y costoso, que no se puede echar a perder en apenas unos pocos días.
Es por ello que este proceso se debe iniciar mucho antes de lo que comúnmente se piensa. Arranca en la fase final del proceso de selección, cuando se ha decidido que esa persona es la candidata perfecta y acepta la oferta. Ahí es cuando RRHH y el manager de ese nuevo empleado empiezan a trazar el plan de bienvenida personalizado por el que el nuevo compañero se moverá en sus siguientes meses, encontrando todo lo que necesita y se espera de él o ella.
¿Cuáles son los objetivos principales de un proceso de Onboarding?
Una vez el candidato ha aceptado nuestra oferta, debemos poner en marcha la maquinaria de nuestro proceso de Onboarding con varios objetivos:
- Asegurar que el candidato se incorpora finalmente a la compañía y que no se desvincula del proceso en el último momento.
- Hacer que su experiencia sea memorable aprovechando este momento de gran motivación por parte del nuevo empleado.
- Crear una red de networking que permita a ese futuro empleado conocer a los miembros de la organización lo antes posible, mejorando los canales de comunicación.
- Acelerar la curva de aprendizaje necesaria para que nuestro nuevo empleado alcance altos niveles de desempeño en el menor tiempo posible.
❌ Los 3 errores más comunes en los procesos de onboarding
Antes de contarte las 5 tendencias que hemos localizado este 2023, te mostraremos lo que NO debes hacer en el proceso de onboarding para evitar los errores más comunes que se producen en las empresas.
No establecer los objetivos desde el principio
Una de las razones por las cuales los nuevos colaboradores renuncian a su empleo durante los primeros meses es que se encuentran ante un trabajo “distinto a lo esperado”.
La falta de claridad en la definición de funciones puede llevar a que el empleado se frustre por no cumplir con las expectativas que se tienen de él.
Es importante establecer y aclarar los objetivos y expectativas de un puesto desde el inicio del proceso de reclutamiento. Lo recomendable es entregar por escrito, además de los valores, la misión y visión de la empresa, la descripción del puesto por el que se le contrata y cómo se medirá su desempeño.
Se le brinda así la oportunidad de revisarlo y hacer preguntas para aclarar cualquier duda que pueda tener.
“Fijar objetivos es el primer paso para convertir lo invisible en visible.”
Tony Robbins
Seguimiento interrumpido
Quizás antes y durante los primeros días se le recalca de manera correcta al empleado los valores y misión de la empresa y los procesos relacionados con sus funciones en el cargo. Sin embargo, el siguiente error más común es que poco a poco este acompañamiento se vaya descuidando por falta de tiempo o de un plan.
Para esto se debe contar con una hoja de ruta bien definida para cada proceso de onboarding donde los nuevos integrantes puedan saber las conductas que se esperan de ellos en relación con la cultura organizacional de la organización.
No darle a conocer cómo ha sido su desempeño
Como cualquier proceso de aprendizaje, el onboarding exige un feedback regular. Se asegura que el ser humano necesita 90 días para crear un hábito, por lo que es necesario que los nuevos integrantes del equipo reciban comentarios sobre su trabajo en los días 30, 60 y 90 para asegurarse de que están cumpliendo su trabajo y adaptarse a nuevos cambios si es necesario.
Lo mejor es ir corrigiendo aquellos aspectos que se quieren mejorar o reforzar a partir del primer día de manera periódica para ir fortaleciendo sus habilidades y reforzar las debilidades.
¡Material de apoyo!
Para facilitar esta tarea lo mejor es realizar encuestas de seguimientos periódicas, en las que el empleado valore su estado de integración en la organización y se puedan detectar y corregir posibles desviaciones. Te dejamos una preparada por el equipo de LinkedIn para que te guíes: Encuesta de seguimiento a los 30 o 90 días.
Mejores procesos de onboarding: 5 tendencias
Te presentamos los mejores procesos de onboarding en 5 tendencias que merece la pena implementar este año 2023:
1. Employer Branding
La imagen de la empresa hay que cuidarla no solo hacía fuera, para los clientes, sino también hacía dentro, para los empleados. Hay que conseguir que los empleados estén tan motivados que compartan su experiencia con las nuevas incorporaciones.
Surge así la figura del «buddy» que acompaña y sirve de apoyo al candidato durante todo el proceso de incorporación, resuelve dudas y ayuda a la integración en el equipo.
Un compañero es la persona ideal para presentar al resto del equipo con el que trabajará, explicarle dónde puede tomarse un café, a qué hora se suele comer, etc.
2. Mejorar por el análisis de los datos
La inteligencia del software está transformando los Recursos Humanos. Por el momento tiene su foco principal en los procesos de reclutamiento, que en la mayoría de las ocasiones es un proceso muy costoso e ineficiente donde el objetivo es buscar a los mejores candidatos entre miles de ellos, aunque podemos encontrar múltiples ejemplos de aplicación.
El uso de los «analytics» y el «big data» en el onboarding es también una clara tendencia. Las compañías utilizan métricas en aspectos como:
- La primera impresión de los empleados
- La evaluación de la experiencia de onboarding por parte de los propios empleados
- Evaluación por parte de RRHH
- Medición con indicadores clave de desempeño (KPIs en sus siglas en inglés)
Las compañías pueden así medir la efectividad e impacto de sus programas de onboarding con indicadores como la tasa de retención al cabo de un año.
Hacer pública esta información permite a los candidatos valorar si una compañía es buena para trabajar o, por el contrario, no es de su interés lo que obliga a las empresas a mejorar en sus procesos.
Otro segundo ejemplo del análisis de datos y machine learning a la gestión de RRHH sería en las recomendaciones de formación que los empleados podrían recibir.
En multitud de ocasiones estos empleados tienen muchas opciones de formación, pero a menudo no pueden encontrar lo que es más relevante para ellas; por lo tanto, estos algoritmos presentan los cursos internos y externos que mejor se adaptan a los objetivos de desarrollo del nuevo empleado basándose en muchas variables, como las habilidades que el empleado pretende desarrollar y los cursos realizados por otros empleados con objetivos profesionales similares.
3. Iniciar la experiencia de incorporación antes del 1º día
Como hemos comentado el proceso de onboarding empieza antes de que el nuevo colaborador ocupe su puesto el primer día. Además, desde que un profesional postula a una oferta hasta que finalmente es contratado pueden pasar meses, un periodo en el que la motivación e interés pueden decaer.
Por ello es crucial extender la experiencia de incorporación más allá de las instalaciones de la oficina y adelantarse a su primera semana de incorporación, reduciendo también el estrés que sufre un empleado nuevo las primeras semanas -demasiado estrés impide que las personas asimilen la información correctamente o desempeñen sus tareas de forma adecuada.
Ayudemos a que no tenga que recordar un montón de nombres y pueda familiarizarse antes con los nuevos compañeros, sistemas y modelos de trabajo y no se sienta abrumado o agobiado. Un proceso de incorporación óptimo es el que empieza tan pronto el candidato acepta la oferta.
Por ello, antes de la llegada del trabajador es aconsejable:
- Mantener un diálogo constante, avanzando a los candidatos cómo será trabajar en la organización.
- Contactar con el profesional unos días antes de su incorporación para trasladarle la hoja de ruta de su primer día, recordarle la documentación que necesita y darle la bienvenida.
- Trabajar con RRHH y el departamento de Sistemas para que tanto la documentación laboral como los recursos técnicos estén listos para el primer día.
Una de las medidas más efectivas en esta fase es diseñar un paquete de onboarding o Welcome Pack previo que se envía por correo electrónico al empleado. Este incluye un video de la compañía, testimonios de futuros compañeros y descripciones detalladas de los beneficios que podrían esperar de la compañía.
Además en esto emails se suele incluir documentos legales que debe leer con tranquilidad como un Código de Conducta o Políticas generales de la organización (política anticorrupción, política de sanciones, etc), por lo que aconsejamos que este envío online se realice utilizando un sistema de email certificado.
Así tendremos una garantía o una prueba de que el destinatario ha recibido el email o los archivos. Sería lo mismo que un correo postal certificado o un burofax pero, por supuesto, electrónico, mucho más barato y mucho más rápido.
4. Facilitar procesos administrativos del onboarding gracias a la tecnología
¡Qué buena noticia es la firma de un nuevo contrato laboral! Y si facilitamos los procesos administrativos lo máximo posible más alegría aún. Hoy en día, resulta complicado que las organizaciones puedan llevar a cabo un proceso de onboarding sin contar con una herramienta tecnológica de apoyo.
Una solución de firma electrónica, automatiza y facilita los procesos de incorporación. Podemos ahorrarle a los nuevos empleados una gran cantidad de hojas a firmar en sus primeros días simplificando los trámites administrativos a la vez que se cumple con las normas legales al respecto.
El primero de los beneficios de la firma electrónica es la buena impresión en el nuevo empleado, en especial en un momento en que gran parte de la población activa la integra la generación Y (Millennials) y Z.
Estas generaciones han nacido y crecido rodeadas de tecnología y valoran especialmente su uso para facilitar trámites que consideran engorrosos o demasiado lentos.
Número de documentos a firmar de media para incorporarse en una empresa
- Contrato de trabajo
- Anexo general contrato
- Copia básica del contrato de trabajo
- Modelo 145 IRPF
- Carta aclaración devengo y disfrute vacaciones
- Recibo información riesgos asociados a puestos de trabajo y medidas preventivas
- Convocatoria acción formativa de Prevención de Riesgos Laborales
- Examen de salud
- Recibo normas básicas higiene y sistema productivo de obligado cumplimiento en el ámbito de la restauración
- Recibo protocolo actuación y prevención acoso laboral
- Recibo normas generales obligado cumplimiento vinculadas al contratode trabajo
- Pacto jornada domingos y festivos
Además al elegir un formato online se reducen los costes asociados, los posibles errores y se libera del trabajo manual a los profesionales de RRHH que podrán dedicarse a tareas de mayor valor añadido.
En definitiva, la firma electrónica contribuye a ahorrar tiempo. Como hemos comentado en otras ocasiones, se invierten minutos en la petición y recepción de un documento firmado.
Este tiempo supone una reducción exponencial respecto a los 10 días de media que suelen invertirse en el proceso de firma de documentos convencional: impresión, firma, escaneado y reenvío de la documentación firmada.
5. Agilización de procesos de comunicación con la ayuda de SMS y apps
El departamento de RRHH es el encargado de mantener actualizado al futuro empleado y al resto con la última información de la organización. En el caso de empresas pequeñas esto es más sencillo pero cuando se habla de cientos o miles de personas, el objetivo es más complicado.
Poder hacerlo a través de aplicaciones móviles es una de las soluciones que ya está presente en este sector desde hace algunos años y durante este 2023 sigue en plena expansión.
Actualmente, gracias a los dispositivos móviles, en 5 clicks también RRHH resuelve temas y los empleados pueden acceder a través de sus smartphones a diversos documentos y funcionalidades de una forma rápida y ágil. Se sabe que el ratio de respuesta a SMS (sms certificado por ejemplo) o mensajes enviados a través de aplicaciones supera el del clásico email.
⭐️ 10 ventajas de contar con Apps para la comunicación de RRHH:
- Contribuyen al empoderamiento y la colaboración del equipo.
- Propician una mejor comunicación entre los miembros del equipo.
- Permiten el monitoreo de objetivos trazados por colaborador, y así, ir ajustando su plan de carrera.
- Fácil seguimiento del plan de acción de un proyecto y la posibilidad de reaccionar a tiempo ante cualquier dificultad que amerite un ajuste.
- Agilidad en la devolución de opiniones y mensajes.
- Asistencia a cursos y capacitaciones en forma remota y en el horario que más convenga al colaborador.
- Realización de reuniones virtuales, aunque los miembros de un equipo estén dispersos geográficamente (o en viaje).
- Realización de encuestas de clima laboral de forma fácil, dinámica y atractiva.
- Aumento de la práctica evaluaciones 360 para determinar la gestión de desempeño de otros, lo que también favorece la posibilidad de realizar feedback continuo. (Con una App atractiva y una operatoria ágil y rápida, la gente se involucra más).
- Agilización de procesos de reclutamiento; ahorro de tiempo, recursos y dinero.
¿Por qué no aprovecharlo y combinarlo para nuestra comunicación en el proceso de onboarding? Sobre todo los profesionales más jóvenes responden bastante más rápido y con más frecuencia a mensajes de texto.
El problema es que actualmente en muchas corporaciones se utilizan herramientas y aplicaciones móviles muy populares, pero que no son en absoluto seguras. Gracias a soluciones como la entrega certificada a través de SMS tampoco hay que preocuparse de que pierda su carácter oficial.
Esperamos que te haya resultado interesante estas tendencias para que consigas un crecimiento de equipo cómodo, rápido y sin estrés.
