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Sin lugar a dudas, la digitalización de Recursos Humanos es, cada vez más, una necesidad acuciante para aquellas empresas que todavía no han abordado la transformación digital de ese departamento.
Y es que, a pesar de que haya que vencer inercias y afrontar retos difíciles, los beneficios que proporciona este proceso son muy superiores a cualquier posible inconveniente, siempre que se diseñe e implemente de forma adecuada.
Por ello, en este artículo veremos cuáles son las ventajas de digitalizar Recursos Humanos, qué se necesita para conseguirlo y cuáles son las herramientas más interesantes en este sentido. No obstante, antes de nada, es importante definir exactamente a qué nos estamos refiriendo con esta expresión.
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¿Qué encontrarás en este post?
¿Qué es la digitalización de Recursos Humanos?
La digitalización de Recursos Humanos es el proceso de transformación de este departamento mediante el uso de herramientas tecnológicas, de modo que su funcionamiento se base en sistemas informáticos que permitan instaurar flujos de trabajo conectados en red, basados en datos y (total o parcialmente) automatizados.
Se trata, pues, de un paso más dentro del proceso global de digitalización de empresas, que muchas veces llega tarde a los departamentos de gestión del talento.
La transformación digital de Recursos Humanos
Como mencionamos en la introducción, el proceso de digitalizar los Recursos Humanos es ya prácticamente imprescindible e inevitable, si no queremos que nuestra organización se quede definitivamente atrás, y vaya arrastrando problemas e ineficiencias de consecuencias imprevisibles.
Ahora bien, es obvio que este proceso de transformación digital conlleva tanto aspectos positivos como negativos. Veamos ambos casos:
Beneficios de la digitalización de RR.HH.
Las principales ventajas que se pueden conseguir tras el proceso de digitalizar los Recursos Humanos son los siguientes:
- Mejora en los procesos de seguimiento de los empleados, con información mucho más precisa y 100% actualizada de todos los parámetros que se quiera verificar en cada caso.
- Mayor accesibilidad de la información de RR.HH., ya que se centraliza en bases de datos a las que puede accederse desde cualquier ubicación y dispositivo. Esto también puede reflejarse en una mayor transparencia de todos los procedimientos, ofreciendo acceso a los trabajadores a aquella información que sea relevante para ellos.
- Mejora de los procesos de incorporación de nuevo talento, gracias a los procesos de onboarding digital.
- Automatización de tareas, con el ahorro de tiempo y dinero que ello supone.
- Flexibilidad. El hecho de digitalizar procesos en la gestión de RR.HH. no quiere decir que se implanten sistemas rígidos y totalmente estandarizados. Al contrario, las herramientas tecnológicas permiten una total flexibilidad para adaptarse a las peculiaridades y necesidades internas de cada compañía.
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Retos o inconvenientes de la digitalización de Recursos Humanos
Desde luego, el proceso de digitalizar Recursos Humanos no está exento de dificultades. Algunas de las más destacables son las siguientes:
- Requiere una importante inversión de tiempo y dinero. El proceso puede ser relativamente largo y, por supuesto, necesita bastantes recursos económicos si se quiere llevar a cabo con garantías de éxito.
- Resistencia al cambio. Como en cualquier otro proceso de transformación empresarial profunda, es necesario vencer inercias que pueden estar muy arraigadas en directivos y trabajadores.
- Necesidad de mejoras y actualizaciones. La digitalización es (o debería ser) un proceso continuo, donde se vayan optimizando los distintos aspectos que así lo requieran, adaptándose a los cambios que se produzcan en la empresa o en las tecnologías.
¿Qué factores son necesarios para digitalizar tu empresa?
Las cuestiones clave que hay que tener en cuenta para digitalizar el departamento de RR.HH. son las siguientes:
- Objetivos y estrategia. Sin una definición clara de objetivos, es imposible plantear una estrategia de digitalización adecuada. Y, sin esta última, no puede lograrse una digitalización exitosa. Por tanto, es imprescindible definir lo mejor posible cuáles son las metas y de qué forma va a medirse su grado de consecución.
- Comunicación y trabajo en equipo. Por supuesto, es imperativo no solo informar, sino tratar de implicar al máximo al departamento de RR.HH. en el proceso de transformación digital. Por tanto, debe consultarse, explicarse y diseñarse en equipo cómo va a abordarse la digitalización. Además, es imprescindible contar con la implicación total del departamento de informática o IT, así como con la colaboración del resto de la compañía.
- Elección de herramientas. Como veremos en el último apartado de este artículo, la elección de herramientas adecuadas puede condicionar el éxito o fracaso de cualquier proceso de digitalización.
- Formación y seguimiento. Un paso clave, absolutamente imprescindible, es capacitar a los trabajadores para adaptarse a los nuevos procesos y para manejar las herramientas implementadas. Además, al menos durante los primeros meses, hay que realizar un seguimiento continuo para detectar ineficiencias y hacer los ajustes que sean requeridos.
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Herramientas para digitalizar el departamento de Recursos Humanos
Sin duda, existe una gran variedad de herramientas tecnológicas que pueden formar parte del proceso de digitalizar los Recursos Humanos. Algunas de las más interesantes son las siguientes:
- Software de gestión de RR.HH. Se trata de herramientas informáticas que permiten llevar los registros de personal, gestión de horarios, nóminas, control de rendimiento, etc.
- Plataformas de e-learning. Proporcionar a los trabajadores la posibilidad de acceder a cursos de formación continua online es una magnífica forma de mejorar su rendimiento y satisfacción en el trabajo.
- Herramientas de productividad. Por ejemplo, aplicaciones de gestión de tareas, control de tiempos, trabajo colaborativo, etc.
- Aplicaciones de comunicación interna. Puede tratarse de aplicaciones de mensajería instantánea, software para videoconferencias internas, sistemas de intercambio de archivos, etc.
- Herramientas de firma electrónica. Sin duda, la digitalización de Recursos Humanos pasa por una radical reducción del uso de papel. Por tanto, es necesario contar con herramientas de firma electrónica, como Signaturit, que permitan prescindir de las firmas manuscritas sin menoscabo de la seguridad de todos los procesos.
- Software de gestión documental. Estas herramientas te permiten almacenar, catalogar, proteger y localizar de forma sencilla toda la documentación corporativa. Así, se centralizan los recursos de la empresa en un único punto colaborativo, reduciéndose el tiempo diario en intercambio de información. IvDoc es el software de gestión documental que pone a tu disposición Signaturit para optimizar este tipo de tareas.
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