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En este post queremos explicar cómo se ha llevado a cabo el proyecto de firma electrónica en el Grupo MEDIAPRO, y cómo ha resultado ser un éxito, logrando reducir el coste en horas de gestión en un 95%, consiguiendo así las firmas necesarias para cumplir con la normativa establecida en un tiempo récord y evitando las clásicas demoras en la ejecución de los proyectos audiovisuales.
La firma electrónica en el Grupo MEDIAPRO
El Grupo MEDIAPRO es un gigante del sector audiovisual que cuenta con sedes en 33 ciudades repartidas por más de 21 países y más de 4.500 profesionales. Entre sus múltiples actividades, destaca la producción de contenidos audiovisuales, la producción de cine y de contenidos interactivos, así como la gestión y distribución de eventos deportivos.
Para desarrollar este tipo de trabajos, existen infinidad de normativas que deben cumplirse para no cometer irregularidades legales que podrían suponer un riesgo para los trabajadores de la empresa, y que además dañarían el prestigio del Grupo.
Con el objetivo de optimizar todos esos procesos normativos necesarios para el cierre y la ejecución de proyectos, en los que normalmente se requiere la firma de documentación, desde el departamento de eficiencia del Grupo MEDIAPRO se lanzó un proyecto interno de firma electrónica.
Este se empezó a implementar en Octubre de 2015 con la introducción de una nueva herramienta en los departamentos de prevención de riesgos laborales, producción y jurídico: la herramienta de firma electrónica de Signaturit.
El proyecto de firma electrónica en el Grupo MEDIAPRO: un plan de alcance global
Nos cuenta Núria Cabrero Solà, responsable del departamento de eficiencia del Grupo MEDIAPRO, que el proyecto de firma electrónica se inició para dar una solución lo más eficiente posible a los tradicionales problemas operativos que comparten la mayoría de empresas:
- Lentitud en los procesos de revisión y aprobación de proyectos
- Retrasos en los tiempos de ejecución de proyectos
- Paros innecesarios durante la ejecución
- Demoras debido a fallos en la comunicación
Aunque la firma electrónica se empezó a implementar en tres departamentos en concreto – prevención de riesgos laborales, producción y jurídico – desde el principio se definió que el alcance de este proyecto iba a ser global, y que se iba a estructurar por etapas en función de los diferentes casos de uso que existen en la empresa.
Para ello, en el Grupo MEDIAPRO están en fase de identificar en qué unidades de negocio existen procesos que requieren firmas – internas o de terceros – y en qué casuística se enmarca cada proceso.
A partir de ahí determinarán qué solución de firma electrónica – simple, avanzada o cualificada – conviene más en cada situación, teniendo en cuenta principalmente lo siguiente:
- El proceso de firma sí: propósito, documentación asociada, número de departamentos y de personas involucradas, relevancia del proceso a nivel de negocio, etc.
- El nivel de seguridad requerido en cada proceso: ¿hay que identificar necesariamente al firmante?, ¿se necesitan recopilar evidencias electrónicas del proceso de firma?, ¿qué garantías de seguridad y protección de la información se necesitan?, etc.
¿En qué departamentos ya se ha implementado con éxito la firma electrónica avanzada de Signaturit?
En la primera fase de implementación del proyecto de firma electrónica se introdujo la herramienta de Signaturit en tres departamentos: en el de prevención de riesgos laborales (que pertenece al departamento para las personas), en el de producción y en el departamento jurídico.
Aunque el objetivo común compartido que se busca en los tres es el de simplificar procedimientos y mejorar en eficiencia, a continuación explicamos más detalladamente cuáles son los principales objetivos concretos que se querían conseguir (y se han conseguido) en cada departamento con el uso de la firma electrónica.
Instalaciones del Grupo Mediapro
1. Departamento de prevención de riesgos laborales
“La firma electrónica avanzada de Signaturit se ha convertido en una solución clave para cumplir sin fisuras con la normativa legal en materia de prevención de riesgos laborales”
Director técnico del departamento de PRL
En el caso de la implementación de la firma electrónica avanzada de Signaturit en el departamento de prevención de riesgos laborales, el principal objetivo que se ha logrado alcanzar ha sido el de cumplir en todo momento con la normativa legal necesaria en materia de prevención de riesgos laborales.
Por otro lado, se han conseguido reducir los procedimientos manuales, ha disminuido notablemente el tiempo invertido en gestión documental, y se ha conseguido alcanzar el status de departamento energéticamente eficiente.
2. Departamento de producción
“El gran avance desde que usamos la firma electrónica de Signaturit es que hemos acelerado los procesos de incorporación de personal, acortando los tiempos para la firma de la documentación requerida por la normativa.”
Responsable del departamento de producción
En el departamento de producción, de entre los los principales objetivos operativos que se propusieron y que se están cumpliendo gracias a la firma electrónica avanzada destaca que se ha conseguido reducir el riesgo de perder oportunidades de negocio a causa de fallos en la documentación normativa requerida, o por sobrepasar la fecha límite de entrega de documentación por falta de firmas.
Además, se han eliminado los retrasos en la incorporación de personal a los proyectos por culpa de no tener firmada la documentación requerida por la normativa.
3. Departamento jurídico
«La elevada movilidad del staff directivo nos provocaba algunas disfunciones y dificultades en el momento de firmar determinados contratos. Con Signaturit hemos podido sortear estas dificultades y simplificar los procesos.»
Responsable del departamento jurídico
Y por último, el departamento jurídico también ha conseguido optimizar sus procesos operativos mediante la firma electrónica avanzada:
- Se ha logrado reducir el riesgo de errores en la documentación presentada a la Administración.
- Se ha logrado evitar los retrasos en la firma de contratos en aquellos casos en los que los socios se encuentran en el extranjero.
- Se ha reducir el tiempo dedicado a las tareas de seguimiento en la firma de contratos.
Si quieres conocer con más detalle cómo el Grupo MEDIAPRO ha implementado la solución de firma electrónica avanzada en estos tres departamentos, y cuáles son los principales beneficios que han obtenido, no dejes de descargarte el siguiente caso de éxito.
