Cómo enviar un documento a firmar con firma digital

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Si no sabes cómo enviar un documento a firmar con firma digital hoy mismo puedes descubrirlo y probarlo. Envía y firma online todos tus documentos con la firma de Signaturit. En este post de explicamos cómo. ¡Es muy sencillo e intuitivo!

¿Qué encontrarás en este post?

¿Qué es la firma digital?

La firma digital está definida en el Reglamento eIDAS de la siguiente manera:

“Los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar”

Este Reglamento Europeo que ha creado un marco único para la identificación electrónica y los servicios de confianza, entre los que se encuentra la firma digital, haciendo que las transacciones electrónicas en la Unión Europea sean más sencilla.

Quizás lo desconozcas pero existen diferentes tipos de firma digital, que esta normativa regula: simple, avanzada y cualificada.

El término firma electrónica “simple» en realidad no aparece tal cual en el Reglamento europeo, sin embargo, este término es utilizado por los actores del sector para señalar aquella firma electrónica que no responde con los requisitos de la firma electrónica avanzada o una electrónica cualificada.

Si quieres entender la diferencia entre las tres y, por lo tanto, saber qué solución elegir en su negocio puedes consultar este post. Firma electrónica avanzada, simple o cualificada, ¿sabes distinguirlas?

¿Qué garantías ofrece una firma digital?

El Reglamento eIDAS, como hemos comentado, ha determinado el marco que garantiza que las interacciones electrónicas entre empresas sean más seguras, más rápidas y más eficientes sin importar el país europeo en las que se realicen.

También garantiza que los servicios de confianza proporcionados por los proveedores de servicios que cumplen con los requisitos en el Reglamento, pueden ser aceptados como evidencia en procedimientos legales.

Signaturit es prestador cualificado de servicios de confianza de la UE, por lo que cumplimos con el eIDAS y somos empresa reconocida y auditada por el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital de España.

Además, en todo proceso de firma digital, en Signaturit generamos un documento probatorio (audit trail) que recoge todas las evidencias electrónicas del proceso.

Saber más: La legalidad de nuestros servicios de confianza

Beneficios de enviar un documento a firmar con firma digital

Incorporar el servicios de confianza de firma digital en una empresa, genera una serie de beneficios que podemos agrupar en tres áreas principales:

✅ Mejor experiencia del usuario: garantizar la entrega de un buen servicio y producto. Es esencial ganar la confianza de los clientes para todo tipo de negocio y contribuir a aumentar su satisfacción para centrar los esfuerzos en establecer una relación con ellos.

✅ Aumentar la seguridad y la responsabilidad: el Reglamento elDAS garantiza mayor seguridad entre las partes, gracias a soluciones seguras y a la seguridad jurídica.

✅ Aumento de la eficiencia: cuando descubres para qué sirve la firma electrónica y los documentos que puedes firmar con ella aumenta la eficiencia de la empresa, a través de ciclos de procesos reducidos, la automatización a gran escala, la ejecución de tareas simplificadas y más rápidas y la reducción general de costes, manteniendo la calidad de los productos, servicios y soporte.

Cómo enviar un documento a firmar con firma digital

Nuestra solución es fácil de usar e intuitiva. Puedes enviar documentos para firmar online en unos simples pasos:

PASO 1 – Sube tu documento en nuestra plataforma

Primero clica en “Nuevo envío” y escoge el tipo de envío. Seleccionamos “firma avanzada”.

Puedes utilizar una plantilla que ya hayas creado anteriormente o subir directamente un documento.

PASO 2 – Configura tu documento

Ahora configuramos el documento. Introduce los campos que te permiten solicitar datos a los firmantes para que los rellenen.

El primero y esencial el campo de firma. Por cierto, con una sola firma se da consentimiento a todo el documento. No es necesario firmar todas las páginas como en el método tradicional en papel.

Después el más común es solicitar su nombre por lo que debes introducir este campo. Puedes crear tantos campos nuevos como necesites Por ejemplo para que añadan su número de “DNI”.

Un mismo documento puede tener hasta 40 firmantes y también puedes adjuntar hasta 15 documentos, que deben firmar los mismos destinatarios.

PASO 3 – Configura el envío de tu documento Word

El siguiente paso es clicar en “Enviar petición” y añadir los últimos detalles del envío:

Por un lado, qué tipo de envío quieres realizar. Si un envío simple o envío por lotes. Y luego escoger el orden del envío si hay varios firmantes.

Puede ser un envío secuencial. El documento no le llegará al segundo firmante hasta que el primero no haya firmado y así sucesivamente
O puede ser un envío en paralelo. El documento se envía a todos los firmantes y lo pueden firmar a la vez.

Rellena los nombres y los emails de los firmantes. Puedes añadir más destinatarios que no firmarán el documento.

Por un lado personas que reciban una copia del documento firmado
O por el otro personas que deben validar el documento. Utilízalo si tienes un flujo interno en el que un responsable tiene que aprobar el documento antes de que se firme.

Puedes personalizar el asunto y el mensaje que reciben los firmantes en el email.

Y como configuración avanzada, recordatorios automáticos por email (diario, semanal o X días) y el tiempo de expiración automática.

???? ¡Listo! Puedes hacer clic en el botón verde «Enviar Documento».

Una vez enviado puedes seguir en directo el estado del proceso de firma. Solamente tienes que clicar en el proceso que quieres revisar. Tendrás toda la trazabilidad e información a tiempo real sobre el estado del proceso y qué acciones se han realizado sobre el mismo: emisión, recepción, apertura del email, apertura del documento y firma.

En “Más información” verás la fecha y hora exacta en la que se ha realizado cada acción.

Te invitamos a descubrir la simplicidad y la velocidad de enviar y firmar documentos con nuestra solución.

Regístrate para probar cómo firmar electrónicamente a través de plataforma de forma gratuita y envía tu primer documento a firmar.

La prueba gratuita de nuestra plataforma es válida durante 7 días a partir del día de registro. Solo necesitas 30 segundos para darte de alta y no necesitas tarjeta de crédito. Así que no esperes más, ¡da el salto al mundo digital hoy!

Puede contactar a uno de nuestros expertos directamente escribiendo [email protected] o llamarnos al +34 960 03 12 03.