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Las notificaciones electrónicas son, cada vez más, la forma habitual de comunicación de las distintas Administraciones Públicas con empresas y particulares. De hecho, en el caso de las personas jurídicas, se trata incluso de una obligación legal.
En este sentido, el hecho de ignorar o desatender una de estas comunicaciones realizadas por vía electrónica, puede tener graves consecuencias para el destinatario o destinataria, como multas económicas de hasta 600.000 €.
Por tanto, es de vital importancia implementar un protocolo de actuación que evite este tipo de olvidos o errores. Afortunadamente, es un problema que puede resolverse muy fácilmente con una sencilla herramienta de gestión de notificaciones.
De todos modos, antes de entrar en materia, es interesante aclarar el concepto de «notificación electrónica».
¿Qué son las notificaciones electrónicas?
Las notificaciones electrónicas son comunicaciones oficiales, procedentes de una Administración Pública (AAPP), a las que el interesado accede a través de internet.
Por tanto, sus características fundamentales son las siguientes:
- Se realizan a través de la sede electrónica del organismo en cuestión (Agencia Tributaria, Dirección General de Tráfico, Seguridad Social, ayuntamientos, etc.) o a través de soluciones desarrolladas específicamente para realizar las consultas a las sedes automáticamente.
- Requieren un medio de identificación electrónica por parte del destinatario, habitualmente el certificado electrónico, aunque existen otras opciones.
- Producen los mismos efectos jurídicos que una notificación realizada en papel (por correo certificado), a través de burofax o por cualquier otro sistema tradicional.
Una vez aclarado qué son las notificaciones electrónicas, podemos ver cuál es la forma de consultarlas y quiénes están obligados a recibirlas en este formato.
¿Cómo revisar las notificaciones electrónicas obligatorias?
Como decíamos, la forma de consultar las notificaciones electrónicas recibidas va a ser la sede electrónica del organismo o entidad que las remite.
Se trata, por tanto, de una página web de titularidad pública por medio de la cual la ciudadanía, empresas y otras entidades pueden acceder a la información, servicios y trámites electrónicos de la Administración que la gestiona.
Sin embargo, presentan una problemática, y es que, para aquellos que reciban notificaciones electrónicas a diario, puede suponer un descontrol que provoque que algunas no se atiendan en los plazos establecidos, con las consiguientes sanciones que conllevan.
Por tanto, es necesario contar con un gestor de notificaciones electrónicas como IvNeos que sincronice todos tus buzones con la AAPP en uno solo, ya que se trata de una forma muy rápida, cómoda y eficiente para comunicarse con cualquier entidad pública, disponible en todo momento y que evita la necesidad de desplazamientos.
De este modo, para consultarlas, basta con que sigas estos pasos:
- Accede a la plataforma.
- Sincroniza y recoge en un único buzón todas las notificaciones electrónicas de los organismos a los que estás suscrito a tiempo real.
- Consulta el apartado de notificaciones y organiza y prioriza tus notificaciones por tipo y urgencia.
- Conoce en tiempo real el estado de tus notificaciones.
- Automatiza y establece el flujo de trabajo y deriva la recepción y gestión de avisos a las áreas de tu empresa que necesites.
- Además, puedes presentar los recursos necesarios y subsanar tus notificaciones a distancia.
¿Quiénes reciben notificaciones electrónicas obligatorias?
Como decíamos en la introducción, hay ciertos sujetos que están obligados por ley a recibir las notificaciones de la Administración Pública por vía electrónica.
Esta cuestión viene regulada, fundamentalmente, en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
En concreto, su artículo 14 indica que, en todo caso, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos:
- Personas jurídicas.
- Entidades sin personalidad jurídica.
- Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.
- Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.
- Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración.
Además, reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de relacionarse con ellas a través de medios electrónicos para determinados procedimientos y para ciertos colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos, quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.
Cómo controlar las notificaciones electrónicas y evitar sanciones
Efectivamente, el hecho de desatender una notificación electrónica puede acarrear graves consecuencias para la persona, empresa o entidad a quien va dirigida.
Aunque en cada ámbito existen distintas regulaciones, es especialmente destacable lo que sucede con las notificaciones de la Agencia Estatal de la Administración Tributaria (AEAT).
Así, en estos casos, el artículo 203 de la Ley General Tributaria considera que el no atender un requerimiento (que puede realizarse por vía electrónica) se considera una infracción grave. Por tanto, las sanciones que corresponden en estos supuestos varían en función de diversas circunstancias, pero van desde un mínimo de 150 € hasta un máximo de 600.000 €.
Sin duda, esto refuerza la importancia de llevar un exhaustivo control de todas las notificaciones electrónicas que podamos recibir de la AEAT, la DGT u otros organismos públicos.
En el caso de las empresas y otras entidades obligadas a utilizar este medio de comunicación con la Administración, esto se hace todavía más importante, Y es que, por una parte, el volumen de notificaciones suele ser más elevado y, por otra, es frecuente que existan distintas personas habilitadas para acceder a dichas comunicaciones.
Por tanto, pueden producirse olvidos, malos entendidos o confusiones que hagan que una notificación no se consulte a tiempo o que no se atienda en plazo el requerimiento realizado.
Por tanto, se hace casi imprescindible contar con alguna herramienta informática que pueda facilitar el control y gestión de este tipo de comunicaciones. En este sentido, un buen gestor de notificaciones electrónicas como IvNeos te permitirá:
- Recoger automáticamente las notificaciones emitidas por más de 9.000 organismos públicos.
- Controlar el estado de las comunicaciones en tiempo real.
- Descargar y almacenar los documentos de forma segura en la nube.
- Presentar todo tipo de escritos ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y otros organismos públicos.
En definitiva, las notificaciones electrónicas son un sistema de comunicación con las Administraciones Públicas que resulta muy cómodo y eficiente tanto para empresas como para particulares.
Sin embargo, las elevadas sanciones que puede suponer el no atender una de estas notificaciones, hace necesario contar con un buen sistema de gestión y control que elimine la posibilidad de olvidos o errores humanos.
