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Se está convirtiendo en una práctica habitual en el sector educativo rediseñar sus procesos con nuevas tecnologías para reducir costos y eliminar trámites burocráticos. La utilización de la firma electrónica es una de esas mejorar introducidas.
En este post queremos explicar cómo la Universidad Autónoma de Barcelona (UAB) se ha sumado a esta tendencia digital junto con Signaturit para digitalizar la firma de los convenios de prácticas de sus alumnos.
Universidad Autónoma de Barcelona, un ejemplo de innovación digital en la educación universitaria
Actualmente, la sociedad está viviendo un momento decisivo de transformaciones sociales y tecnológicas que suponen un reto para el sector educativo.
En este nuevo contexto, se hace necesario modificar tanto las formas de enseñar, como el tradicional camino secuencial entre los estudios y el trabajo, y por tanto también los procesos de gestión que conectan a los alumnos con la universidad y el nuevo mundo laboral.
La utilización de la firma electrónica es una de estas iniciativas tecnológicas que generan efectos positivos en los resultados tantos financieros como de eficiencia de las intituciones educativas ,y que en este post queremos demostrara través de un caso de éxito de la Universidad Autónomas de Barcelona (UAB) con Signaturit.
Reducir costos ganando en agilidad es consecuencia de la tecnología y así lo ha comprobado la UAB con un proyecto junto con Signaturit en el cual disfrutan ya de nuestra solución de firma electrónica que queremos explicar en este post gracias a la colaboración de su Director del Servei d’Ocupabilitat de la UAB, Vicenç Sellés Martínez.
La Universidad Autónoma de Barcelona, oficialmente en catalán Universitat Autònoma de Barcelona, es una universidad pública de España, creada en 1968 con diversos centros docentes y servicios extra-académicos en la ciudad de Barcelona, aunque cuenta con distintas instalaciones en otras ciudades como Sabadell, San Cugat del Vallés y Manresa.
La UAB es una de las instituciones más prestigiosas según estudios internacionales
El prestigioso ranking Young University, que elabora cada año Times Higher Education (THE) entre las universidades de todo el mundo con hasta 50 años de antigüedad, y que sitúa a la UAB en la posición nº13 de su lista del 2018.
La UAB aportando un valor añadido a otras universidades
La UAB forma parte del proyecto ‘European University’, que se trata de una iniciativa fruto de la convocatoria de la Comisión Europea que busca construir estructuras universitarias transnacionales, donde se busca la participación de la industria, las organizaciones públicas, la sociedad, los académicos y los actuales y futuros estudiantes.
Por ello es una institución que persigue facilitar la movilidad, el desarrollo de una formación superior innovadora y la generación de más proyecto conjunto entre universidades. Así es un objetivo prioritario el de esta universidad revisar sus procesos internos para ofrecer en todo momento un valor añadido que perpetúe su buen nombre.
Tal y como nos explica, Director del Servei d’Ocupabilitat de la UAB, Vicenç Sellés Martínez “ en la UAB detectamos que teníamos un problema con la gestión de los documentos de convenios de prácticas extracurriculares, aproximadamente 2.500 documentos cada curso académico. Las personas involucradas, tanto estudiantes como empresas e instituciones, percibían este proceso de la Universidad como anticuado (por analógico), tedioso y complicado.”
Por ello, los motivos que llevaron a la UAB a buscar una herramienta de firma electrónica fueron principalmente los siguientes:
- La digitalización del proceso de elaboración y firma de los convenios de prácticas extracurriculares.
- La simplificación en el proceso de firma.
- La eliminación del papel.
- La seguridad en la salvaguarda de los documentos.
- La correcta dedicación de recursos.
- La imagen de la Universidad.
La firma electrónica, pieza clave para firmar de los convenidos de prácticas
Para conseguir formalizar la firma de los convenios de prácticas de forma satisfactoria por parte de todos los firmantes (alumnos, empresa y la Universidad), la UAB tuvo claro que la mejor solución posible era integrar una herramienta de firma electrónica para conseguir que todo el proceso se realizase de forma digital pero sin olvidar la seguridad del mismo.
Según Vicenç Sellés, “para nosotros era imprescindible digitalizar este proceso pero siempre con plena seguridad jurídica, puesto que al tratarse de una universidad pública, uno de los requisitos a cumplir de la solución que escogiesemos era su adaptación a lo que establece la Ley 39/2015 de procedimiento administrativo común de las administraciones públicas.”
“Hemos reducido el tiempo de firma a escasos minutos y no existen pérdidas de documentos, ni olvidos de firma. Además la satisfacción por parte de las personas usuarias es muy elevada.”
Vicenç Sellés Martínez
Director del Servei d’Ocupabilitat de la UAB
Después de evaluar las diferentes herramientas de firma electrónica ya existentes en el mercado, la UAB decidió decantarse por la solución de firma electrónica avanzada de Signaturit por tres motivos fundamentalmente que explica el propio Vicenç Sellés: “la calidad del servicio, la rapidez de la implementación de la solución y la fiabilidad y legalidad de la solución”.
Además, tras tomar la decisión, la integración se realizó en tan sólo 6 meses, acompañados en todo momento por el equipo técnico de Signaturit para resolver cualquier duda.
La UAB ha recomendado los servicios de Signaturit en diversos foros, a todas las universidades del Sistema Universitari Català, por las siguientes razones:
- Simplificación del proceso de firma.
- Seguridad y salvaguarda de los documentos.
- Universalidad de la firma.
¿Cómo las instituciones de enseñanza pueden utilizar la firma electrónica?
Son muchos los casos de uso en los que las universidades y otros centro educativos pueden integrar la firma electrónica además de la firma de los convenios de prácticas:
1. Matrícula de nuevos estudiantes con documentos relacionados
Cada año, las universidades reciben a miles de estudiantes, lo que implica la generación de un número aún mayor de procedimientos burocráticos, como impresión y firmas de comprobantes de matrícula, confirmación de inscripción en disciplinas, etc.
Pero si la institución contase con la firma electrónica de Signaturit este tramite se podría realizar de forma remota, reduciendo el tiempo de firma y el envío de documentos relacionados.
Cuando todo sea firmado, los involucrados recibirían copia de todos los documentos firmados vía e-mail, además el centro educativo conservaría todos los documentos se almacenan electrónicamente , para que todos puedan acceder a ellos más tarde, de forma rápida y segura.
2. Firma de documentos de investigación académica o contratos de personal
¿Cómo se firman las solicitudes de becas y contratos relativos a la iniciación científica? ¿Y los de postgrado? ¿Consultores? ¿Profesores temporales? En plena era de la movilidad, todo estos trámites de RRHH se pueden realizar de forma digital reduciendo el consumo de papel, garantizar la tramitación integral de esa documentación de forma segura.
3. Actas de notas
Muy común en las universidades, el alto volumen de exámenes y calificaciones puede cubrir de papel las mesas de los profesores y las secretarias de los centros.
Eso implica el análisis de cientos de documentos que circulan de una mano a otra generando colas inmensas, extravío de solicitudes, retrasos en otras tareas administrativas, cuando pueden gestionarse a base de clics gracias a integrar la nuestra firma electrónica a todo este procedimiento.
5. Solicitud de becas
Por último, la solicitud de becas también puede ser analizada por medio de la firma electrónica. El análisis de la declaración socioeconómica, el rendimiento en las evaluaciones para los concursos de becas, además del propio comprobante de bolsa pueden ser restringidos al ambiente digital, todo validado electrónicamente.
La utilización de la firma electrónica reduce drásticamente el consumo de papel, gastado en cartuchos de impresoras, además de elevar significativamente la productividad de sus empleados.
Caso de éxito : UAB y Signaturit
Si quieres saber todos los detalles sobre la experiencia de la UAB con Signaturit y cuáles son los principales beneficios que aporta nuestra solución de firma electrónica avanzada a esta prestigiosa universidad, no dudes en descargarte el siguiente caso de éxito: Firma digital en los convenios de prácticas.
Por favor, si tienes alguna duda ponte en contacto con nosotros y obtiene más información sobre cómo disfrutar de mayor eficiencia a tu escuela, colegio o universidad aquí.
