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Para cada gasto en un negocio es importante tener en cuenta su ROI para decidir cuándo y dónde asignar los recursos financieros. Para la adopción de un software de firma electrónica, al igual que cualquier herramienta digital, es necesario tener números claros para contribuir a priorizar su uso y asegurarse de obtener un buen retorno de inversión.
¿Sabes cuánto ahorras utilizando nuestra firma electrónica en lugar del papel? Si no estás seguro del retorno de la inversión de una solución de firma electrónica, este artículo es para tí.
¿Qué encontrarás en este post?
¿Qué significa ROI?
El retorno de la inversión o sus siglas en inglés ROI “Return On Investment”, permite comparar el coste de la inversión realizada y las ganancias (o pérdidas) generadas a cambio.
Este último se expresa como porcentaje. Este indicador es muy útil para evaluar la rentabilidad de una inversión y, por tanto, permite a las empresas orientar sus elecciones de inversión. Entonces, cuanto mayor sea el porcentaje, más rentable será la inversión.
Para la inversión en software de firma electrónica, el ROI se calcula con la siguiente fórmula:
ROI = (Coste promedio anual del proceso en papel – Coste promedio anual de la solución de firma electrónica) / Coste promedio anual de la solución de firma electrónica) x 100
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¿Cuáles son los beneficios de utilizar una solución de firma electrónica?
Si el coste de una solución de firma electrónica es fácilmente calculable, consiste básicamente en el precio del plan contratado con el proveedor de firma, en cambio puede resultar más complejo calcular las ganancias vinculadas a la inversión.
En efecto, entran en juego muchos factores, entre los que se encuentran:
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???? Reducción de costes
Lo primero que se piensa en términos de ahorro relacionado con la firma electrónica, es obviamente la reducción de los costes relacionados con el uso del papel. Con la firma electrónica ya:
✔️ No necesitas imprimir contratos ⇒ Ahorro en papel, tinta y mantenimiento de impresoras.✔️ No es necesario enviar contratos por correo ⇒ Ahorro en sellos, sobres, mensajería, etc.
✔️ No es necesario archivar documentos en formato papel ⇒ Ahorro en material de oficina (archivadores, cajas de archivo, etc.) y espacio de archivo.
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???? Aumentar la productividad
La gestión de contratos, ya sea dentro de un departamento de RR.HH., comercial o incluso administrativo, requiere horas de la jornada laboral de los empleados responsables: confección de contratos, impresión, envío a firmantes, seguimiento y más seguimiento, digitalización, archivo, etc.
Y quien dice horas de trabajo, dice costes para la empresa. Con la firma electrónica, podrás reducir las horas de trabajo dedicadas a la gestión de estas tareas.
De hecho, la firma electrónica permite simplificar y automatizar todo el ciclo de vida del contrato o documento a firmar. Con el software de firma electrónica, puedes, en particular:
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- Crear plantillas de documentos para envíos recurrentes;
- Configurar circuitos de firma y validación de documentos;
- Programar recordatorios automáticos para los firmantes;
- Programar una fecha de vencimiento para la firma del documento enviado (para ofertas comerciales por tiempo limitado, por ejemplo)
- Desencadenar acciones automáticas después de la firma del contrato: transmisión de la información en el sistema de la empresa, archivo del contrato, generación de la factura, preparación del pedido, etc.
Además, el uso de software de firma electrónica ayuda a limitar el riesgo de errores y pérdidas de documentos, lo que favorece a que los profesionales puedan dedicar su tiempo a tareas de mayor valor añadido para la empresa.
«Recomiendo la solución de Signaturit porque permite la firma de los contratos de trabajo casi de inmediato. El gerente de personal tarda 10 segundos en enviar el contrato al trabajador y éste puede firmarlo cuando y donde lo desee».
Gerbolés Manuel, Director de Administración de Personal de ISS Facility Services
Saber más: Conoce el caso de éxito de ISS Facility Services
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???? Incrementar las ventas
Esto último puede ser más difícil de calcular, sin embargo, es importante tenerlo en cuenta si la firma electrónica se utiliza en los procesos de contratación con clientes, ya que la firma electrónica permite simplificar y modernizar el recorrido del cliente, ya se trate de ventas B2C o B2B, de forma remota o en la tienda. Y eso tiene el efecto directo de impulsar las ventas.
Pongamos el ejemplo de una suscripción a un servicio online. Tan pronto como el cliente decida sobre el servicio que desea, puede firmar el contrato de inmediato directamente desde el sitio web o la aplicación, con facilidad.
Es decir, ya no necesita imprimirlo y escanearlo para devolverlo por correo, por lo que se reduce el riesgo de abandono. El proceso de contratación es simplificado, 100% digital y sin problemas.
“La solución de firma electrónica de Signaturit nos ha permitido acelerar significativamente la apertura de las cuentas de nuestros clientes”.
Edouard Mandon, Vicepresidente de producto de iBanFirst
Calculadora de ROI de firma electrónica de Signaturit
Para ayudar a calcular el ROI de la firma electrónica en tu empresa, Signaturit ha desarrollado una calculadora de ROI. Esta refleja lo que una empresa ahorra al cambiar de un proceso de firma en papel a un proceso de firma electrónica.
¿Cómo calcular el ROI de la firma electrónica de Signaturit?
Para hacer esto, simplemente visita nuestra página de calculadora y responde a 2 preguntas:
- ¿Cuántos documentos necesitas enviar a firmar por mes?
- ¿Cuántas personas tienen que firmar cada documento?
A continuación, nuestra herramienta calculará automáticamente el ROI de tu negocio:
- Tu ahorro mensual
- Tu ahorro mensual por documento
- Tu ahorro anual
Para realizar el cálculo, valoramos por un lado tus necesidades de firma para ofrecerte el paquete Signaturit más adecuado y por otro lado, calculamos el coste medio de un proceso de firma en papel, teniendo en cuenta estos 2 criterios principales:
- Gastos relacionados con la gestión del papel: papel, tinta, franqueo, etc.
- Los costes de gestión del tiempo: impresión, escaneado, preparación de mailings, seguimiento y recordatorios a firmantes, gestión de pérdida de documentos y archivo de documentos.
???? Por ejemplo:
Si envías una media de 5-15 documentos a firmar al mes, calculamos que ahorrarás 911 € al año utilizando nuestra solución de firma electrónica. Para este volumen, recomendamos un plan Business con 1 usuario, es decir, 420 € al año. Por tanto, su ROI será del 217%.
Si envías una media de 205-400 documentos a firmar al mes, calculamos que ahorrarás 54.470 € al año. Para este volumen, recomendamos un paquete Business + con 4 usuarios, es decir, 5.490€ al año. Por tanto, su ROI será del 992%.
Cuanto mayor sea el volumen de documentos firmados, mayor será el ROI por razones de economías de escala.
Depende de tí hacer tus cálculos ahora. ¡Conoce el retorno de inversión que tiene la herramienta de firma electrónica para tu empresas en el siguiente enlace!
* Nota: Aunque hemos tomado las medidas necesarias para que esta calculadora sea precisa, los cálculos son estimaciones y no constituyen una oferta formal.
Conoce el impacto ambiental de utilizar la firma electrónica
Como beneficio adicional, en nuestra calculadora analizamos también la reducción del impacto ambiental al pasar a cero papel en tus procesos de firma.
«Gracias a Signaturit pudimos pasar a la tecnología sin papel en nuestro departamento de recursos humanos. Esto tiene una doble ventaja: ser parte de nuestro enfoque de RSE y ahorrarnos tiempo con 2.000 escaneos menos por año «.
Lorelei Barbara, Directora de RRHH de Mejores Agentes
Por ejemplo, si envías alrededor de 20-50 documentos para firmar por mes:
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En 1 año |
En 5 años |
En 10 años |
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Ahorro de árboles |
42 |
209 |
418 |
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Ahorro de agua (en litros) |
217.800 |
1.098.000 |
2.178.000 |
|
CO2 ahorrado (en toneladas) |
2,20 |
61 |
122 |
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Sea cual sea el tamaño de tu empresa puedes adoptar la firma electrónica como parte de tus procesos documentales digitales. Y si conoces exactamente tu ROI, puedes presentar al resto de tu equipo los datos para que no subestimen el valor de esta herramienta y puedan priorizar este proyecto de transformación digital.
¡Accede a nuestra calculadora y descubre el retorno de inversión de tu empresa contestando dos sencillas preguntas!
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