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Si trabajas en un departamento de RRHH sabes la cantidad de documentos que se acumulan en la mesa a la espera de una firma, un dato que corregir, un ok de un supervisor, etc. Son tareas que necesitan tiempo y cuidado dada la importancia de la mayoría de ellos, como un contrato que cierra una nueva incorporación o un formulario administrativo que debemos rellenar si no queremos enfrentarnos a una sanción.
Te has parado a pensar ¿cuánto tiempo se pierde por esta gestión en papel? ⏰ En este post queremos profundizar sobre este asunto y como queremos que cuentes con toda la información suficiente hemos realizado un estudio con datos internos que seguro te resulta interesante.
El problema: La gestión improductiva de contratos de papel
Desde que entrase en vigor el Reglamento europeo relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas, la producción y gestión de documentos y contratos en papel se ha convertido en algo obsoleto por la pérdida de tiempo que supone en comparación con el formato digital.
Y esta afirmación no la basamos en humo. Son datos.
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Calculando la pérdida de tiempo de la gestión en papel
En Signaturit trabajamos con más de 2.000 empresas que utilizan nuestras soluciones para la gestión de sus contratos y documentos. Tras hablar con ellos y comprender sus retos pudimos comprobar la gran cantidad de horas que los empleados dedicaban, sobre todo los de RRHH, en preparar, enviar, realizar seguimiento, firmar y archivar contratos en papel.
De hecho hemos calculado que un depart. de RRHH de una empresa de 500 empleados con una rotación del 21%* tendría que dedicar más de 158.55 horas al año a la gestión de estas tareas. Esto son más de 20 días hábiles de su labor profesional a tareas improductivas.
El problema es especialmente grave en empresas de alta rotación, donde la cifra de renuncias y contrataciones exige un exceso de dedicación de los empleados a la preparación, entrega, seguimiento y archivo de la documentación.
Ciclo de gestión contratos de papel tradicional
La solución: la digitalización de los contratos
La digitalización de documentos es la solución ideal para conseguir una “Oficina sin papel”. Consiste en utilizar una serie de herramientas digitales (firma electrónica, destrucción y gestión documental, etc) y prácticas que ayudan a las empresas a ser más verdes en su gestión, pero también más competitivas ahorrando costes y optimizando el tiempo dedicado a sus procesos internos y externos.
Además de ahorrar papel, las herramientas de gestión de contratos digitales agilizan el proceso de comunicación entre los firmantes y los encargados de validar los documentos, reduciendo a horas un proceso que suele tardar días.
El problema aumenta en las empresas con más de una oficina ya que la gestión de documentos se lleva a cabo en distintas ubicaciones.
En cambio, utilizando una herramienta como la firma electrónica de Signaturit donde el proceso de seguimiento de la firma de este tipo de documentos laborales se realiza de manera online la labor se realiza en cuestión de minutos.
Según Jonathan Chamorro, responsable de Administración de Taco Bell en España, el proceso de gestión y firma de contratos pueden ocupar demasiado tiempo y recursos, sobre todo en empresas de rápido crecimiento como está viviendo esta cadena de restauración Tex-Mex. Antes de ser clientes de Signaturit, la firma de contratos laborales se demoraba días, a menudo hasta 20. Tras adoptar la gestión de contratos digitales este proceso se redujo a 2 días de media.
No es solo tiempo, es seguridad.
¿Qué es más seguro un archivo digital o en papel? El RGPD establece cómo las empresas tienen que almacenar la información y durante cuánto tiempo: es el caso de contratos, documentos con información sobre el personal y detalles contables que hay que conservar.
Además, en el ámbito de los RRHH, es posible que conservemos CV de candidatos en papel durante más allá del tiempo permitido por descuido, por ejemplo. Por ello, ante una legislación para la protección de datos en evolución constante y cada más más estricta con estos errores, es esencial no caer en estas infracciones de conservación pues podríamos estar incumpliendo la ley con las sanciones que ello acarrea.
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