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Sin duda, la elaboración y presentación de las cuentas anuales es uno de los trámites más importantes dentro de las obligaciones formales que tiene cualquier empresa.
Por tanto, en este artículo veremos en qué consisten y para qué sirven, qué documentos incluyen y cómo debe realizarse su presentación ante el Registro Mercantil.
¿Qué son las cuentas anuales?
De forma muy sencilla, podemos decir que las cuentas anuales son un conjunto de documentos que recogen la información financiera de una empresa.
Estas cuentas deben elaborarse al cierre de cada ejercicio. Por tanto, tienen periodicidad anual. Las únicas excepciones son los casos de constitución, modificación de la fecha de cierre del ejercicio social o disolución de la empresa.
Tanto el Plan General de Contabilidad como el Código de Comercio nos indican cuáles son los requisitos fundamentales que deben cumplir las cuentas anuales:
- Deben redactarse con claridad, de forma que la información suministrada sea comprensible y útil.
- Han de mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales.
- La información incluida en las cuentas anuales debe ser relevante y fiable.
Veamos, entonces, cuáles son los documentos que componen las cuentas anuales.
¿Qué documentos integran las cuentas anuales?
De acuerdo con la legislación vigente, las cuentas anuales de una empresa comprenden los siguientes documentos:
- Balance: recoge de forma separada el activo, el pasivo y el patrimonio neto de la empresa.
- El activo comprende el activo fijo o no corriente y el activo circulante o corriente.
- En el pasivo también se diferenciarán el pasivo no corriente y el pasivo circulante o corriente.
- En el patrimonio neto se diferenciarán, al menos, los fondos propios de las restantes partidas que lo integran.
- Cuenta de pérdidas y ganancias: refleja el resultado del ejercicio, separando debidamente los ingresos y los gastos. Se distinguirán los resultados de explotación, de los que no lo sean. Figurarán de forma separada, al menos:
- El importe de la cifra de negocios.
- Los consumos de existencias.
- Los gastos de personal.
- Las dotaciones a la amortización.
- Las correcciones valorativas.
- Las variaciones de valor derivadas de la aplicación del criterio del valor razonable.
- Los ingresos y gastos financieros.
- Las pérdidas y ganancias originadas en la enajenación de activos fijos.
- El gasto por impuesto sobre beneficios.
- Estado de cambios en el patrimonio neto: refleja ingresos y gastos, así como todos los movimientos y ajustes habidos en el patrimonio neto.
- Estado de flujos de efectivo: pone de manifiesto los cobros y pagos realizados por la empresa, con el fin de informar acerca de los movimientos de efectivo producidos en el ejercicio.
- Memoria: es el documento que completa, amplia y comenta la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales.
No obstante, hay determinados tipos de empresas que pueden presentar versiones simplificadas de algunos de estos documentos. Es el caso de las denominadas «cuentas anuales abreviadas» o las de las PYMES y microempresas.
¿Para qué sirven las cuentas anuales?
El objetivo principal de las cuentas anuales es reflejar lo más fielmente posible el estado del negocio, así como su evolución durante el último ejercicio.
Por tanto, es un conjunto de documentos de gran utilidad para cualquier persona que tenga interés en conocer el estado real de una empresa, a nivel económico – financiero. Por ejemplo, para realizar una inversión en ella, adquirir el negocio, compararla con empresas competidoras, etc.
¿Quién está obligado a presentar las cuentas anuales?
Actualmente, los tipos de empresas que están obligados a formular y presentar cuentas anuales son los siguientes:
- Sociedades anónimas (S.A.).
- Sociedades de responsabilidad limitada (S.L.).
- Sociedades comanditarias por acciones y de garantía recíproca.
- Fondos de pensiones.
- Cualquier otro empresario o empresa que, de acuerdo con la ley, esté obligada a hacer públicas sus cuentas anuales.
¿Quién firma las cuentas anuales?
Tal y como indica el Plan General de Contabilidad (PGC), las cuentas anuales deben ser formuladas por el empresario o los administradores, quienes responderán de su veracidad, en el plazo máximo de tres meses a contar desde el cierre del ejercicio.
En lo que se refiere a quién debe firmar las cuentas anuales, esta norma dice que deberán ser firmadas por:
- El propio empresario, si se trata de persona física.
- Todos los socios ilimitadamente responsables por las deudas sociales.
- Todos los administradores de las sociedades.
Además, añade el PGC que, en el segundo y tercer caso, si faltara la firma de alguno de ellos, se hará expresa indicación de la causa, en cada uno de los documentos en que falte.
Aprobación de las cuentas anuales: plazo y competencia
De acuerdo con el Real Decreto Legislativo 1 /2020, de 2 de julio, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital, las cuentas anuales deben aprobarse por la junta general de accionistas en el plazo de los seis meses siguientes al cierre de ejercicio social.
Por lo tanto, debe hacerse antes de 30 de junio.
De este modo, lo normal es que se aprueben en la junta general ordinaria convocada al efecto, reflejándose en la correspondiente acta. No obstante, incluso aunque se superase el plazo, la jurisprudencia considera que podría igualmente celebrarse junta ordinaria.
Si quieres saber en qué casos se redactaría un acta de junta general extraordinaria, puedes consultar el artículo enlazado.
Plazo y forma de presentación de las cuentas anuales
Las cuentas anuales, una vez aprobadas en junta general, deben depositarse en el Registro Mercantil del domicilio de la sociedad.
El plazo de presentación de las cuentas anuales será de un mes desde su aprobación.
Actualmente, la presentación de las cuentas puede hacerse de tres formas distintas:
- En soporte papel, que era la vía tradicional. Por tanto, esto supone acudir al Registro Mercantil con las cuentas, una instancia de presentación y un certificado del acuerdo de aprobación.
- En soporte electrónico o digital. Por ejemplo, mediante un CD o DVD. Es similar al procedimiento anterior, con la única peculiaridad de que las cuentas en sí no se entregan en papel sino en el soporte digital de que se trate.
- De forma telemática (online). Sin duda, esta es la forma más rápida y eficiente para presentar las cuentas anuales. En el siguiente apartado analizamos las particularidades de este procedimiento.
Presentación de las cuentas anuales con certificado digital
La presentación online de las cuentas anuales se realiza a través de la web del Colegio Oficial de Registradores. Los pasos fundamentales son los siguientes:
- Darse de alta en el portal de envíos telemáticos. Para ello, se requiere un certificado digital válido.
- Descargar el programa informático D2.
- Acceder al programa y cubrir los datos necesarios en relación con la empresa y las cuentas a presentar.
- Generar el depósito digital y enviar las cuentas anuales. Esto puede hacerse en dos modalidades:
- Presentación telemática completa, que es la que incluye la certificación de aprobación de cuentas y la huella digital.
- Presentación telemática mixta. Se envían las cuentas en un fichero zip, pero el certificado de aprobación se presenta posteriormente en papel.
- Pagar la tasa correspondiente por la presentación de las cuentas anuales.
Como puedes ver, la presentación telemática de las cuentas anuales supone un gran ahorro de tiempo y trámites, por lo que es la opción más eficiente para la mayoría de empresas. Por tanto, si dispones de certificado digital y unos mínimos conocimientos técnicos, no te resultara difícil.
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