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¿Es prueba fehaciente una comunicación electrónica vía email? Este tipo de comunicaciones es a día de hoy la forma de comunicación más habitual entre empresas. Es un hecho que todas las empresas enviamos diariamente un elevado número de emails con información relevante a nuestros clientes, proveedores y empleados.
En algunas ocasiones, como remitentes nos interesa poder comprobar si la otra parte ha recibido y leído el contenido del email. Y para ello necesitamos utilizar el email certificado, que es la prueba electrónica que nos permitirá demostrar que el destinatario de nuestro correo sí lo recibió y lo leyó, aunque quizás lo niegue.
Por ello, el email certificado es cada vez más utilizado entre los profesionales. Pero, ¿sabes qué sucede si presentas un email como prueba en un juicio? ¿Qué garantías jurídicas aporta si se trata de un email certificado?
En este post te contamos todo lo que necesitas saber sobre el email certificado como prueba admisible en una causa judicial.
Prueba fehaciente en juicio y las nuevas tecnologías
Desde que en 1971 Ray Tomlinson escribiese el primer correo electrónico de la historia entre dos máquinas hasta hoy, son millones los emails que se envían a diario y conectan al mundo.
El envío de contratos, facturas, presupuestos, solicitud de pagos, etc. es habitual vía email entre profesionales. Por eso, contar con un sistema seguro que valide las comunicaciones es cada vez más necesario para cualquier empresa.
¿Qué sucede si presentas un email como prueba en un juicio?
Ante cualquier conflicto puedes adjuntar, junto con la demanda, correos electrónicos en soporte digital (CD, DVD,USB) con su transcripción en papel. Éstos serán considerados documentos privados y se valorarán junto con el resto de pruebas aportadas.
El problema es que estos correos electrónicos en soporte digital pueden ser impugnados por la parte contraria al rechazar su autenticidad. Es perfectamente posible generar digitalmente una supuesta comunicación electrónica e imprimirla para acreditar su supuesta autenticidad.
Si esta impugnación se produce, hecho que ocurre en un número considerable de casos, será necesario acudir a pruebas periciales, como el informe de un ingeniero informático, que certificará el origen y la no alteración del contenido de la comunicación electrónica en cuestión.
Al final será el juez quien valorará, conforme a las reglas de la sana crítica, sobre la autenticidad del documento teniendo en cuenta el resultado de las pruebas. (Artículo 334 de la Ley de Enjuiciamiento Civil)
Las comunicaciones electrónicas certificadas son el equivalente digital al burofax. Son notificaciones fehacientes admitidas en juicio.
La validez legal del email certificado
Al margen de lo anterior, existe la posibilidad de certificar electrónicamente un email por parte de un prestador de servicios de certificación, quien garantiza la integridad y autenticidad de la comunicación.
Así lo ha reconocido el Tribunal Supremo a partir del auto dictado por la Sala Primera en el recurso 855/2010. En este caso concreto se admitía un email certificado como forma de comunicación efectiva para reclamar una cantidad adeudada por un procurador a su cliente.
Y es que faltaba una resolución de un alto tribunal para dar el reconocimiento definitivo a estas notificaciones electrónicas, aunque la tecnología y las empresas de certificación ya existiesen y las leyes ya aceptasen este tipo de notificaciones. (Artículo 162 Ley de Enjuiciamiento Civil).
No solo es un sistema que aporta seguridad, eficiencia y ahorro a una empresa, sino que también es una comunicación fehaciente y segura jurídicamente, es decir, con validez probatoria del envío y recepción de la comunicación ante posibles procedimientos judiciales.
Además, este tipo de comunicaciones son consideradas pruebas fehacientes en todos los países de la Unión Europea desde que el Parlamento Europeo aprobó el Reglamento Nº 910/2014 (conocido como eIDAS) que establece un marco legal común para los servicios de confianza, entre los que se encuentran las notificaciones electrónicas certificadas y los sms certificados.
¿Qué se autentifica mediante un email certificado?
Las empresas de certificación electrónica recogen las evidencias electrónicas de la comunicación y prueban así la transmisión, el recibo, las fechas de envío, el íntegro contenido, la identidad del remitente, del destinatario y sus direcciones IP.
Así lo hacemos en Signaturit. Con todos estos datos generamos una certificación confirmando que el destinatario ha recibido el email como una notificación fehaciente, que ha visto el documento y/o que ha recibido todos los documentos adjuntos.
Cuando el destinatario haya realizado una de estas acciones, como remitente del correo electrónico certificado recibirás una notificación automática con el documento probatorio adjunto. En este documento probatorio encontrarás toda la información certificada, las acciones concretas y los tiempos.
El email certificado permite tener una prueba fehaciente, con validez legal, del momento en que se envía la comunicación electrónica, el momento en que se recibe, desde dónde se envía, dónde se recibe, y del contenido mismo de la comunicación. Es una notificación fehaciente 100% legal como prueba judicial.
Los usos del email certificado
Al certificar el contenido a uno o más destinatarios y tener valor fehaciente, este tipo de envío certificado es muy útil. Estos son algunos ejemplos de uso como notificación fehaciente de:
- Convocatorias de Juntas
- Solicitar la baja en alguna compañía.
- Entregar facturas evitando retrasos por supuesta falta de recepción.
- Reclamar deudas.
- Comunicaciones de incidencias y resolución de las mismas a proveedores/clientes.
- Comunicaciones entre arrendatarios/inquilinos.
Ventajas del email certificado
En un contexto de economía competitiva, donde se busca la eficiencia en la gestión de recursos y la reducción de costes, los emails electrónicos certificados consiguen un objetivo doble: reducir los costes de las comunicaciones entre partes y ser considerados como prueba fehaciente en caso de litigio ante un tribunal.
En resumen:
- Plena validez legal en las comunicaciones vía email certificado.
- Más económico que el tradicional burofax.
- Custodia y certificación de los envíos.
- No es posible modificar el contenido de los comunicados ⛔.
Conclusión
En definitiva, las comunicaciones certificadas son la mejor alternativa a la hora de aportar un email en un litigio judicial, por la facilidad para acreditar fehacientemente la autenticidad de la misma. Son sin duda una prueba fehaciente.
El especial esfuerzo probatorio que requiere un simple email ante un tribunal choca con el absoluto valor fehaciente de los email certificados. Éstos aportan más garantías que la comunicación en papel.
Por ello, gracias a Signaturit compañías aseguradoras, entidades bancarias, despachos de abogados, departamentos de recursos humanos, empresas financieras, gestorías, etc. hacen uso de nuestro servicio de email certificado y cuentan así con un sistema que garantiza la recepción de la información por parte del destinatario de sus comunicaciones electrónicas, siendo además pruebas legales irrefutables en caso de conflicto.
Si quieres conocer cómo funciona nuestro servicio de email certificado o si tienes cualquier pregunta o consulta, no dudes en ponerte en contacto con nosotros enviando un email a [email protected] o llamándonos al 93 551 14 80.
Este post fue publicado originalmente el 24/08/2017.
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