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La firma electrónica es una herramienta muy útil en el día a día de cualquier empresa. Evita tener que imprimir, escanear, enviar y archivar esos documentos que tenemos que firmar a menudo dentro de nuestras funciones laborales pero, ¿cuánto se sabe realmente sobre ella?
En el siguiente post respondemos a algunas preguntas sobre la firma electrónica, una tecnología completamente legal y segura reconocida por la normativa española y europea.
Top 10 preguntas sobre la firma electrónica
1. ¿Cuál es exactamente la diferencia entrefirma electrónica y firma digital?
La firma electrónica es una manera sencilla y legal de obtener el consentimiento o aprobación de documentos o formularios electrónicos. Es legal y se reconoce como legalmente vinculante en la mayoría de países del mundo.
En Europa en concreto gracias al Reglamento eIDAS en vigor desde el 2016 que regula esta tecnología junto con el resto de servicios electrónicos de confianza.
Además, la firma electrónica es más segura que la tradicional (la escrita a mano y escaneada o enviada por fax). El servicio de Signaturit garantiza que los documentos se firman, se gestionan y se entregan a las partes contratantes de un modo seguro.
La firma digital es una aplicación específica de la firma electrónica. Una firma digital requiere tener una certificación digital. Los certificados digitales son el componente clave de la tecnología PKI (Public Key Infrastructure) y son emitidos por una autoridad de certificación para ser utilizados en el proceso de firma digital, que proporciona un alto nivel de autenticación, integridad y seguridad para todas las partes.
Debido a la infraestructura necesaria para manejar la tecnología PKI, las firmas digitales se utilizan habitualmente en organismos gubernamentales, como ministerios y administraciones públicas, y en industrias reguladas con flujos de trabajo internos, como las farmacéuticas.
2. ¿Por qué debo utilizar la firma electrónica en lugar de hacer click en un check box para dar mi consentimiento?
No es obligatorio utilizar la firma electrónica, pero la decisión depende del nivel de exigibilidad por ley y de seguridad que se desee proporcionar a la transacción.
Las firmas electrónicas avanzadas permiten identificar al usuario (firmante) de una manera única y, en caso de que haya un proceso judicial, el hecho de utilizar la firma electrónica es una garantía de que se podrá probar que el cliente o socio fue quien realmente firmó el contrato o acuerdo.
3. ¿Cómo se realiza el timestamping?
Durante el proceso de firma capturamos las evidencias electrónicas generadas en cada paso, desde el momento en el que se entrega el mensaje hasta que se firma el documento.
Estamos utilizando una autoridad oficial de sellado de tiempo para asegurar la integridad del documento, por lo que si éste se modificara, se rompería la cadena de custodia.
4. ¿En qué consiste la encriptación y qué datos se encriptan en Signaturit?
No almacenamos ninguna firma en nuestros servidores. Cada firma es única y está embebida en el documento una vez que se completa el proceso.
Utilizamos una clave privada y pública para cifrar todos los datos, por lo que sólo podemos acceder a la información en caso de que así lo requiera por un juez en un tribunal.
5. ¿Qué ocurre si mi firma electrónica no es idéntica a mi firma manuscrita?
Nada. En Signaturit, durante el proceso de la firma capturamos datos biométricos sobre el grafo del firmante (velocidad, aceleración, etc) y con ellos podemos identificarlo. Por ello no supone un problema el hecho de que una firma electrónica no se parezca exactamente a la firma manuscrita de esa persona.
Signaturit es una solución que facilita la solicitud y la realización de firmas electrónicas simples y avanzadas desde cualquier dispositivo y con plena seguridad y validez legal, cumpliendo tanto con las regulaciones de la Unión Europea (Reglamento nº 910/2014), como con las de los Estados Unidos (E-SIGN y UETA Acts).
(Firma electrónica cualificada: estamos desarrollando la firma electrónica cualificada a la espera de auditoría.)
6. ¿Signaturit ya ha tenido que demostrar ante un tribunal que la firma que se realiza a través de sus dispositivos es legal?
Todavía no, pero nuestros clientes e incluso a nosotros mismos presentamos documentación firmada con Signaturit en diferentes organismos públicos de forma regular (contratos de trabajo a la Seguridad Social, contratos de venta a las Autoridades Fiscales, etc.).
En caso de que una firma realizada con nuestra solución de firma electrónica avanzada fuese cuestionada ante un tribunal, la información biométrica capturada podría proporcionarse al perito calígrafo, quien podría compararla con una firma realizada por el supuesto firmante, del mismo modo que si se cuestionase una firma manuscrita tradicional.
Más información : ¿Cómo se analizan las firmas dudosas en un proceso judicial?
7. ¿Se puede firmar desde el ordenador?
Sí, ofrecemos una solución tecnológicamente neutral y las firmas pueden hacerse desde cualquier dispositivo, siempre que disponga de conexión a Internet y acceso a un navegador web.
8. ¿Cuáles son los beneficios de la firma electrónica?
Reducción de costes
Se estima que cada firma en papel le cuesta a una organización más de 5 euros en gastos asociados, tales como: papel, imprimir, firmar, escanear, archivar y sustituir los documentos perdidos.
Ahorro en tiempo
Los procesos se demoran días para obtener los documentos firmados, mientras que con la firma electrónica es cuestión de minutos.
Mayor control del proceso
A través del panel de gestión de Signaturit puedes consultar y controlar todo el proceso de firma: el estado en que se encuentra el documento (enviado, pendiente de firma o firmado), el histórico de documentos firmados, el archivo documental y el registro de documentos probatorios.
Mejora el nivel de tu servicio
El grado de satisfacción de tus clientes mejorará considerablemente gracias al hecho de no tener que instalar ninguna aplicación adicional y a la sencillez de uso que ofrece Signaturit.
Ahorro de espacio
La firma electrónica hace innecesaria la existencia de un archivo físico de documentos.
Ayuda al medioambiente
La firma electrónica hace posible prescindir del uso de papel. 100 firmas en papel equivalen a: 1081.49 litros de agua, 45.36 kg de madera, 10.89 kg de desechos.
9. ¿Se puede integrar la firma electrónica en una aplicación móvil?
Signaturit puede integrarse en cualquier sitio web o aplicación. Tenemos una API abierta y la documentación está disponible para que cualquier cliente o socio que desee integrar la firma electrónica avanzada en sus flujos de trabajo pueda hacerlo de forma fácil y rápida.
10. ¿Cuál es la principal diferencia entre Signaturit y el resto de soluciones que existen actualmente en el mercado?
Innovación: facilidad de uso y la experiencia del usuario
Legalidad: legalmente vinculante con cobertura internacional
Atención al cliente: comprometida con el éxito de nuestros clientes.
