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Actualmente, podemos encontrar ejemplos de uso de firma electrónica en todo tipo de sectores e industrias. Así, este tipo de soluciones han dejado de ser patrimonio exclusivo de la Administración Pública para implantarse progresivamente en el ámbito privado.
De este modo, en este artículo encontrarás distintos casos de uso de esta tecnología en la práctica, así como un resumen de sus principales ventajas sobre la firma manuscrita.
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¿Qué es la firma electrónica?
Antes de entrar de lleno en los ejemplos de firma electrónica, es conveniente partir de una definición básica de este término para conocer qué es la firma electrónica como concepto. En este sentido, y de una forma sencilla, podemos decir que la firma electrónica es un sistema de identificación y consentimiento que sustituye a la firma autógrafa en el ámbito digital.
De este modo, en el ámbito legal, encontramos una definición muy específica en el Reglamento de la Unión Europea nº 910/2014, eIDAS, que establece un marco normativo común para las firmas electrónicas en la Unión Europea. Así, según esta norma, denominamos firma electrónica a «los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar».
Por tanto, la firma electrónica (al menos en algunas de sus modalidades):
- Permite identificar de forma inequívoca al firmante.
- Permite asegurar la integridad del documento que se firma. Es decir, garantiza que el documento firmado no ha sido modificado o alterado con posterioridad a la firma.
- Asegura el «no repudio», ya que es una prueba fehaciente del consentimiento otorgado por el firmante, que no podrá negar haber firmado el documento en cuestión.
Ejemplos de firma electrónica
La firma electrónica no tiene por qué adoptar un único formato, sino que puede implementarse de diversas maneras, cada una con sus propias características. Así, podemos citar los siguientes ejemplos de firma electrónica que se utilizan a día de hoy de forma habitual:
- DNI electrónico u otros certificados de firma electrónica alojados en tarjetas criptográficas.
- Certificados digitales como los que emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.
- Token. Aunque puede considerarse también un ejemplo de firma digital, no es de los más utilizados en la actualidad, aunque pervivan en el ámbito bancario.
- Identificación y firma mediante datos biométricos.
- Autenticación con usuario y contraseña (ya sea en uno o en dos pasos).
- Firma manuscrita digitalizada.
Como decíamos, cada ejemplo de firma electrónica puede tener sus propias características en cuanto a operativa, fiabilidad y validez legal. En este sentido, suele distinguirse entre:
- Firma electrónica simple, que es la que tiene un nivel más bajo de seguridad. Así, se trata, simplemente, de una asociación de datos electrónicos, como podría ser un log in con usuario y contraseña. Otro caso sería el escaneo de un documento firmado en papel para luego remitirlo por correo electrónico.
- Firma electrónica avanzada. En este caso, el nivel de seguridad es muy superior. Así, este tipo de firma electrónica:
- Permite la identificación inequívoca del signatario.
- Vincula al firmante de manera única.
- Permite que este retenga el control.
- Está vinculada con el documento firmado de modo que pueda detectarse cualquier cambio o alteración posterior en dicho documento.
- Finalmente, tenemos la firma electrónica cualificada, con el mayor nivel de seguridad de las tres. Sería el caso de las tarjetas criptográficas que contienen un certificado digital. Por tanto, se trata de aquella firma electrónica avanzada que, además, añade las dos características siguientes:
- Ha sido generada por un dispositivo cualificado de creación de firmas.
- Se basa en un certificado calificado para firmas electrónicas.
Aplicaciones y casos de uso de la firma electrónica
Dentro de las aplicaciones prácticas de la firma electrónica, hoy en día los ejemplos son muy numerosos. Así, por citar solo algunos casos de uso, podemos mencionar los siguientes:
- Firma electrónica de contratos de todo tipo, ya sea en el ámbito laboral, mercantil o administrativos, entre otros.
- Verificar la recepción de documentos por su destinatario final. En este sentido, se necesitaría la identificación inequívoca que provee una solución de firma electrónica avanzada o cualificada.
- Realizar todo tipo de trámites ante la Administración Pública, como pueden ser:
- En el área tributaria, la presentación de declaraciones o liquidaciones de impuestos y tasas. Sin duda, este es uno de los ejemplos de firma electrónica más conocidos y utilizados.
- Inscribirse en oposiciones u otros tipos de procesos selectivos para acceder a un empleo público.
- Consultar registros administrativos.
- Participar en licitaciones de contratos públicos.
- Presentar todo tipo de solicitudes a través de registros electrónicos públicos.
- Realizar publicaciones en diarios oficiales.
- Presentar las cuentas anuales de una empresa en el Registro Mercantil.
- Pedir cita previa en diversos servicios públicos, como puede ser en el ámbito sanitario, tributario, Seguridad Social, Policía, etc.
Más información: Firma electrónica
Usos de la firma electrónica por sectores
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FACILITY SERVICES ✅ Contratos laborales, temporales e indefinidos. ✅ Prevención de riesgos laborales. ✅ Recibos de entrega de equipos y material de trabajo. |
INMOBILIARIAS ✅ Contratos de arrendamiento. ✅ Contratos de reserva y de arras. ✅ Contratos privados de compraventa. |
ASEGURADORAS ✅ Pólizas de seguro ✅ Mandatos SEPA ✅ Formularios de cambio de cuenta o domicilio. |
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RECURSOS HUMANOS ✅ Ofertas de trabajo. ✅ Contratos de protección de datos personales. | EQUIPOS COMERCIALES ✅ Órdenes de compra ✅ Contratos de prestación de servicios. | DEPARTAMENTOS LEGALES ✅ Actas de consejos de administración. ✅ Convocatorias de juntas de accionistas. ✅ Pactos de socios y contratos de inversión. |
Ventajas de utilizar la firma electrónica
Como podrás deducir por los ejemplos de firma electrónica que acabamos de ver, las ventajas de este sistema respecto de la tradicional firma manuscrita son amplísimas. Así, entre otras muchas, podemos mencionar las siguientes:
Rapidez y eficiencia
Sin duda, gracias a la firma electrónica puede acelerarse en gran medida la realización de todo tipo de trámites. Así, no solo se evitan desplazamientos de los firmantes o envíos por correo postal, sino que se posibilita la automatización de cualquier proceso de firma y remisión de documentos.
Ahorro de costes
En concreto, destacan los mencionados costes de desplazamiento y correo postal. Pero también está el ahorro en material de oficina y, sobre todo, el ahorro derivado de la mayor rapidez y la automatización del proceso (en gastos de personal, por ejemplo).
Seguridad jurídica
Sin duda, la seguridad jurídica que aporta una firma electrónica avanzada o cualificada puede ser superior a la de la tradicional firma manuscrita. De este modo, resulta mucho más difícil de falsificar y evita que se comprometa la integridad del documento firmado.
Mejora de la experiencia del usuario
Desde luego, la comodidad, rapidez y eficiencia del proceso de firma electrónica suele ser muy apreciada por los usuarios de todo tipo de servicios. Así, el hecho de evitar desplazamientos y ahorrar tiempo son beneficios muy tangibles para cualquier persona que se haya enfrentado anteriormente a trámites presenciales que requiriesen firma manuscrita.
Beneficios medioambientales
En este punto, destacan las ventajas relacionadas con la eliminación del papel y, por supuesto, la reducción de contaminación derivada del transporte (ya sea al evitar envíos postales o los desplazamientos de los firmantes).
En definitiva, todos los ejemplos de firma electrónica que hemos visto en este artículo dejan bien claras las ventajas de este tipo de soluciones a día de hoy. Además, los avances tecnológicos de los últimos años han permitido solventar los inconvenientes que arrastraban algunas de las primeras herramientas de este tipo.
De este modo, la implantación generalizada de la firma electrónica es ya una realidad en cada vez más ámbitos y sectores, que no ha dejado de crecer en los últimos tiempos.
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