Pasos clave para implementar la firma electrónica en tu proceso de onboarding

Aumento de la productividad, racionalización y monitoreo de procesos, reducción de costes, mejor experiencia de los empleados … Los beneficios de la firma electrónica en un proceso de onboarding ya no se deben citar. Son por todos conocidos. Pero, ¿sabes concretamente qué enfoque seguir para establecer un proyecto de este tipo y conseguir que sea un éxito a largo plazo? 

Si bien tu implementación puede parecer complicada a primera vista, ¡es más simple de lo que piensas si sigues algunos pasos clave! Es importante estructurar adecuadamente tu proyecto, determinando los objetivos del mismo, las necesidades, los recursos disponibles, pero también los obstáculos para resolverlos sin despeinarte. ¡Descubre en nuestro blog los pasos clave para un proyecto exitoso!

Este blog forma parte de nuestra guía de firma electrónica. ¡Entra y descubre todo nuestro material!

¿Por qué utilizar una solución de firma electrónica en tu proceso de onboarding?

La calidad del proceso de onboarding de un nuevo empleado es decisiva para el desarrollo y el éxito de una empresa. Un proceso de onboarding bien diseñado permite que los nuevos empleados reciban formación de forma rápida y eficiente, lo que aumenta su productividad.

Sobre todo, tiene como objetivo ofrecer una buena experiencia a los nuevos empleados, lo que ayuda a mantener un alto nivel de satisfacción y compromiso. Esto da como resultado, en particular, una baja tasa de rotación y, por lo tanto, una reducción en los costes asociados.

• El 4% de los nuevos empleados abandonan su trabajo después de un primer día desastroso.
• El 22% de la rotación de personal se lleva a cabo durante los primeros 45 días.*

*Estudio de la industria Bersin por Deloitte: Onboarding Software Solutions 2014: Rampa Éxito de los empleados.

La firma electrónico automatiza el proceso de firma del contrato y los documentos relacionados con la onboarding de un empleado. De hecho, muchas tareas manuales y que consumen mucho tiempo pueden automatizarse (monitoreo de procesos, archivo, etc.) o eliminarse (imprimir, escanear, enviar por correo).

Gracias a esta solución digital, los equipos de recursos humanos ganan tiempo y eficiencia en estas tareas y, por lo tanto, pueden centrarse en misiones con más valor para la empresa.

Proceso de onboarding: los pasos esenciales para un proyecto de firma electrónica exitoso 

El lanzamiento de un proyecto de firma electrónica puede generar muchas preguntas sobre su implementación: ¿Cómo planificar el proyecto? ¿Qué servicios incluir? ¿Por dónde empezar? ¿Qué solución de firma electrónica elegir? 

Para apoyarte en tu proyecto hemos creado esta guía con los pasos a seguir para un proyecto bien construido y sin estrés:

1. Estudio de las necesidades

El estudio de las necesidades es el primer paso y el más importante del proyecto. De hecho, es en este punto que los equipos deben tomarse el tiempo para pensar en los nuevos flujos de firmas que desean establecer y cómo hacerlo de la forma más efectiva posible.

Hay 4 criterios principales que evaluar para definir el proyecto de firma electrónica dentro de una empresa: la escala del proyecto, el flujo de firmas de documentos, legalidad y seguridad.

El alcance del proyecto de firma electrónica 

Preguntas que debes hacerte:

• ¿Quién es la persona responsable de implementar el proyecto? 
• ¿Cuál es el proceso de validación interna? ¿Quiénes son los que toman las decisiones?
• ¿Cuál es el momento del proyecto?
• ¿Cuál es el presupuesto asignado al proyecto?
• ¿Cuál es el objetivo(s) del proyecto?

Procesos y flujos de firma de documentos

Preguntas que debes hacerte: 

• ¿Cuántas contrataciones y, por lo tanto, onboarding se llevan a cabo por mes de promedio?

• ¿Qué documentos requieren una firma en tu proceso de onboarding?

Los documentos que se firmarán durante un proceso de onboarding:

Los documentos que se firmarán durante un proceso de onboarding difieren de una compañía a otra, dependiendo de los detalles de la actividad de la compañía y la posición del empleado. 

Estos son ejemplos de documentos que deben firmar los recursos humanos durante un proceso de onboarding:

• -Oferta de contrato de trabajo
• -Promesa unilateral
• -Contrato de trabajo (CDI, CDD, etc.)
• –Acuerdo de confidencialidad
• -Documentos para la prevención de riesgos profesionales
• -Protección de datos personales
• -Certificado de entrega de material material
• -Contrato de automóvil de la empresa

• ¿Quiénes son las personas involucradas en el proceso contractual: ¿quién es responsable de crear el documento? ¿validarlo? ¿enviarlo?  ¿y de hacer el seguimiento? 
• ¿Hay uno o más firmantes?
• ¿Estos documentos solo requieren una firma o los firmantes deben completar otros campos (nombre, número de tarjeta de identificación, etc.)?
• ¿Qué software se utiliza en el proceso (HRIS, CRM, ERP, etc.)?
• ¿Se envían todos los documentos el mismo día o hay varios envíos (por ejemplo: antes de que entre el trabajador y el primer día de trabajo)?
• ¿Dónde deben almacenarse los documentos firmados?

EJEMPLOS DE FLUJO DE FIRMA 

Ejemplo 1:

Una gran empresa que recluta a un gran número de personas para el mismo puesto y, por lo tanto, con el mismo contrato. Por lo tanto, esta empresa tiene interés en crear un modelo de contrato con todos los campos preconfigurados.

Aquí está el flujo posible una vez que la contratación de una persona ha sido validada:

1. El gerente de contratación se conecta a tu plataforma de contratación, integrada a través de API con Signaturit.
2. Selecciona el modelo de contrato, con todos los campos ya preconfigurados (nombre, nombre, fecha, firma, etc.).
3. Envía el contrato al candidato directamente en tu correo electrónico o dirección de teléfono por SMS.
4. El candidato firma tu contrato en línea.
5. El Director de Recursos Humanos recibe el contrato firmado y lo firma a la vez.
6. Ambas partes, así como el gerente de reclutamiento, reciben una copia del documento firmado.
7. El documento se archiva automáticamente en el archivo profesional del trabajador.

Flujo: Gerente de reclutamiento > Candidato > Director de recursos humanos > Gerente de reclutamiento, nuevo empleado y director de recursos humanos > Archivo

Ejemplo 2 :

Una startup que recluta a aproximadamente 1 persona por mes, en puestos muy diferentes con contratos que contienen condiciones diferentes. Por lo tanto, para cada nuevo empleado, el gerente de recursos humanos debe redactar un nuevo contrato.

Este es el flujo posible una vez que se ha contratado a una persona:

1. El gerente de recursos humanos se conecta al panel de Signaturit. 
2. Descarga el contrato de trabajo y configura los campos necesarios, incluido el campo de firma.
3. Envía el contrato al Oficial Legal para que lo valide.
4. Una vez validado, el contrato se envía automáticamente al candidato en su dirección de correo electrónico.
5. El candidato firma el contrato en línea.
6. El gerente de la compañía recibe el contrato firmado y lo firma a la vez.
7. El nuevo empleado y el gerente de contratación reciben una copia del documento firmado.
8. El contrato firmado se archiva en el Panel de Signaturit.

Flujo: Gerente de recursos humanos > Candidato > Gerente de la compañía > Gerente de recursos humanos y nuevo empleado

La legalidad de la firma electrónica y los riesgos legales

Preguntas que debes hacerte

• ¿Cuál es la ley vigente en los países donde opera la compañía? actividad? 
• ¿La ley aplicable impone un tipo de firma electrónica? 
• ¿Cuál es el riesgo en caso de una disputa sobre la firma de un documento (financiero, operación de la empresa, imagen de marca, etc.)?

NOTA: Considera incluir a tu departamento legal en esta fase de reflexión

El Reglemento eIDAS :

La firma electrónica es legal en toda la Unión Europea y, por lo tanto, en Francia. De hecho, el Reglamento (UE) n ° 910/2014, denominado eIDAS, vigente desde julio de 2016, establece un marco legal para las firmas electrónicas en la Unión Europea.

Seguridad de los datos 

Preguntas que debes hacerte: 

• ¿Cuál es el nivel de confidencialidad de los documentos a firmar? 
• ¿Cómo se verifica la identidad de los firmantes en el proceso actual? 
• ¿Cuál es el nivel de verificación de identidad del firmante deseado?

2. Elección del tipo de firma electrónica

Existen varios tipos de firma electrónica (simple, avanzada y calificada), por lo que se trata de elegir el tipo de firma más adecuado a los procesos de onboarding de tu empresa. Para cada proceso de firma de documentos, es importante evaluar los riesgos, pero también la facilidad de implementación y uso. 

Tipos de firma electrónica

El Reglamento eIDAS define 3 tipos de firma electrónica:

Firma electrónica simple

«Datos en forma electrónica, que se adjuntan o asocian lógicamente con otros datos en forma electrónica y que el firmante utiliza para firmar», en d En otras palabras, es unvínculo establecido entre dos conjuntos de datos electrónicos: uno constituye una firma que se aplica al otro.

Firma electrónica avanzada

Una firma electrónica simple que cumple los siguientes requisitos: 

• estar vinculada al firmante de una manera única 
• permitir que se identifique al firmante 
• haber sido creada por medios bajo el control exclusivo del firmante, como tucomputadora o tuteléfono 
• estar vinculado a los datos asociados con esta firma para que cualquier modificación posterior de los datos sea detectable «

Firma electrónica cualificada  

Firma electrónica» Una firma electrónica avanzada que se crea utilizando un dispositivo de creación de firma electrónica calificado y que se basa en un certificado cualificado de firma electrónica. »

Las características de las firmas electrónicas 

Para la firma de documentos de recursos humanos de un proceso de onboarding, recomendamos el uso de una solución avanzada de firma electrónica. 

De hecho, la firma electrónica simple es ciertamente fácil de usar, sin embargo, no permite identificar al firmante de manera inequívoca, por lo tanto, es el tipo de firma que ofrece el nivel más bajo de seguridad. Dentro de un departamento de recursos humanos, este tipo de firma se puede utilizar para firmar documentos o contratos con bajo riesgo legal, por ejemplo: validar días de vacaciones, firmar una hoja de asistencia, etc.

En cuanto a la firma electrónica calificada, ofrece el más alto nivel de seguridad, sin embargo, su uso es restrictivo, en particular para el firmante que debe tener un certificado cualificado de firma electrónica y un dispositivo para la creación segura de una firma calificada. Para esto, el firmante debe verificar su identidad en particular por parte de una Autoridad de Certificación o un Proveedor de Servicios de Certificación Electrónica. Por lo tanto, es un proceso demasiado engorroso para un nuevo recluta. Por lo tanto, este tipo de firma se usa generalmente cuando es obligatorio por ley (instrumentos auténticos, actos con organismos públicos, etc.).

MÁS INFORMACIÓN: Lee nuestro blog Firma electrónica avanzada, simple o cualificada, ¿sabes distinguirlas?

	Simple	Avanzada	Cualificada
Facilidad de instalación y uso	✔	✔	X La firma debe realizarse utilizando un dispositivo de creación de firma electrónica calificado. El firmante debe tener un certificado calificado de firma electrónica. .
Identificación del firmante	X La solución no permite identificar al firmante de menera unequívoca.	✔	✔

¿Cuáles son nuestras soluciones de firma electrónica?

• Firma electrónica simple: una casilla de verificación o un código PIN para ingresar
• Firma electrónica avanzada: firma en un dispositivo móvil hecha con tu dedo, un lápiz óptico o un mouse

Utilizamos tecnología biométrica para identificar de manera única al firmante, al recopilar datos de tu diseño. Por lo tanto, el usuario firma un documento en línea con la misma simplicidad que una firma en papel, sin ningún paso de autenticación adicional.

• Firma electrónica + Opción de autenticación: firma simple o avanzada

Para confirmar la identidad del firmante, es posible agregar un nivel adicional de seguridad al incluir una o más opciones de identificación antes de enviar el documento a firmar: coda PIN por SMS, la validación de un accesorio o verificación de identificación

3. Elección del proveedor de firma electrónica 

Una vez que el proyecto está bien definido y se elige el tipo de firma, debe elegir tu proveedor de firma electrónica. Hay varios proveedores en el mercado, y a veces puede ser difícil comprender los detalles de cada uno y elegir el que más te convenga. 

Por lo tanto, hemos preparado para ti una lista de requisitos para ayudarlo a elegir tu proveedor de confianza:

Legalidad  

✓ Proveedor reconocido como confianza proveedor de servicios de por el Ministerio del país de la empresa (QTSP)

✓ Proveedor certificado por auditorías externas por expertos independientes 

✓ Evidencia documental disponible para cada documento firmado (pista de auditoría) 

Este documento recoge toda la evidencia electrónica generada durante el proceso de firma.

Tecnología 

✓ Software SaaS (o software como servicio): esto significa que el software está en la nube, por lo que no es necesario instalar software en sus propios servidores o computadoras

✓ Onboarding de nuestras soluciones a través de laAPI + Documentación para desarrolladores

✓ Alojamiento de datos en Europa

Utilizamos servidores de Amazon Web Services (AWS) en Europa, plataforma en la nube, para proporcionar a nuestros clientes y usuarios la máxima seguridad y disponibilidad.

Características  

✓ Personalización de la marca: logotipo, colores, tipografía y texto de correos electrónicos y mensajes. 

✓ Creación de plantillas de documentos para envíos recurrentes 

✓ Control de procesos: visibilidad en cada etapa (enviado ⇒ recibo ⇒ abierto ⇒ firmado)

✓ Configuración de recordatorios para documentos sin firmar 

✓ Envío de documentos para firmar por correo electrónico o SMS 

✓ Envío grupal: envío del mismo documento a varias personas

✓Firma masiva: firma simultánea de varios documentos 

Servicios adicionales  

✓ Comunicaciones electrónicas registrados: por correo electrónico y SMS 

Este es el equivalente digital de una carta registrada tradicional.

✓ Identificación electrónica: OTP (contraseña de un solo uso) y OCR (reconocimiento óptico de caracteres para identidad)

✓ Certificación de documentos

4. Implementación del proyecto dentro de la empresa

Ahora ha elegido tu proveedor de servicios, es hora de poner el proyecto en funcionamiento dentro de tu departamento de recursos humanos.

Signaturit ofrece 2 soluciones: usar a través del tablero o la onboarding en HRMS u otro software utilizado por el servicio. 

La onboarding a través de API ciertamente requerirá más tiempo y la coordinación de los diferentes equipos (departamento de recursos humanos, departamento de TI y el proveedor de servicios), pero esto permitirá la máxima automatización de los procesos de firma de documentos.

¿Cómo lo apoya Signaturit durante una onboarding API?

1. Lanzamiento del proyecto: reuniones con el cliente y nuestros consultores de digitalización para comprender, definir y planificar el proyecto. 
2. Pruebas de onboarding en el entorno abierto de Sandbox: ilimitado y gratuito. Documentación API detallada disponible para el equipo técnico del cliente.
3. Lanzado en producción: lanzamiento del proyecto una vez que los diferentes flujos de onboarding han sido probados y aprobados.

Durante todo el proceso de onboarding, nuestro experto en onboarding de API está disponible para responder las preguntas de los clientes.

5. Información y formación de los empleados

Una vez que los diferentes flujos de firmas han sido probados y validados, solo queda un paso antes de comenzar a usarlos: ¡formación de empleados! 

La implementación de una solución de firma electrónica dentro de una empresa no es una simple cuestión de tecnología. Es crucial involucrar a los empleados en el proceso para que las nuevas tecnologías se adopten correctamente, evitando la posible resistencia de los empleados al cambio. 

La implementación de una nueva solución tecnológica implica una modificación de los hábitos de trabajo de los equipos. Por lo tanto, es importante anunciar por adelantado al equipo de recursos humanos que se implementará una solución de firma electrónica, para no sorprenderlos el día del lanzamiento, sino también para organizar una reunión de información/capacitación. para explicarles los nuevos flujos de trabajo. 

Si este paso no se lleva a cabo correctamente, esto podría conducir a la no utilización de la herramienta, el uso subóptimo o la pérdida de tiempo dedicado a la apropiación de la herramienta, reduciendo los tres beneficios esperado de esta transformación digital. 

Por lo tanto, es clave informar a los empleados sobre los cambios y capacitarlos para lograr el uso óptimo de las herramientas.

6. Evaluación de los resultados del proyecto

Una vez que el proyecto se ha lanzado dentro de la empresa, es relevante que la empresa mida su ROI por dos razones principales:

1. Para medir el éxito del proyecto y comunicar internamente el resultados, y así fortalecer la cultura digital de la empresa. 
2. Detectar áreas potenciales para mejorar el proceso de firma o el uso de la solución.
3. ¿Qué puedes medir?

Mejora de la productividad

Puedes, por ejemplo, calcular:

• Ahorro de tiempo: compare el tiempo promedio para recibir un contrato firmado antes y con Signaturit, el tiempo para preparar un contrato, etc. 
• Reducción de costos: papel, tinta, correo, mantenimiento de impresoras, etc.

Satisfacción del usuario: profesionales del departamento de recursos humanos y nuevos empleados

Puede, por ejemplo, crear un cuestionario en línea para pedir a los usuarios su opinión sobre el nuevo proceso e identificar:

• Nivel de satisfacción 
• Puntos de mejora

Reducción del impacto ambiental 

Puede, por ejemplo, calcular: 

• Número de hojas de papel ahorradas 
• Equivalente en recursos (madera y agua) de papel ahorrado emisiones de CO2 evitadas

Conclusión 

Por lo tanto, ahora tienes todas las claves disponibles para implementar una solución de firma electrónica en tu proceso de onboarding, y ¡Comienza a disfrutar de los beneficios de esta solución! Por lo tanto, no esperes más para modernizar este proceso central en el éxito de un negocio.

También tienes la oportunidad de probar nuestra solución avanzada de firma electrónica de forma gratuita durante 7 días. Podrás utilizar todas nuestras funcionalidades avanzadas y probarlas en tus procesos reales de onboarding y gestión de personal. Verás cómo digitalizar y mejorar tus procesos comerciales.