Firma en la nube y sus ventajas

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Sin duda, la firma en la nube nos ofrece ventajas significativas respecto de otras tecnologías de firma electrónica. En este sentido, el desarrollo de los sistemas de cloud computing y su aplicación a un proceso de firma centralizado, permiten desvincularlo del dispositivo particular de cada usuario.

Pero ¿en qué consiste exactamente la firma en la nube? Te lo explicamos a continuación de forma muy sencilla.

¿Qué encontrarás en este post?

- ¿Qué es la firma en la nube?
- Ventajas de la firma en la nube

¿Qué es la firma en la nube?

De forma muy sencilla, podemos decir que la firma en la nube es un sistema de firma electrónica en el que los certificados digitales de los firmantes se alojan en un servidor centralizado, en vez de hacerlo en los dispositivos de cada signatario.

Por tanto, se trata de un modelo diferente a los tradicionales certificados digitales que se incorporan al navegador del usuario, tras un proceso de instalación individualizado y local.

De este modo, el funcionamiento de la firma en la nube se desarrolla a través de los siguientes pasos:

El usuario recibe un documento electrónico que requiere su firma.
Por tanto, para iniciar el proceso de firma, accede al servidor cloud donde se aloja su certificado. En el ámbito criptográfico, este servidor se denomina «módulo de seguridad de hardware» (Hardware Security Module o HSM).
A continuación, el usuario debe identificarse de manera segura. En el caso de la firma electrónica avanzada o de la cualificada, es habitual la utilización de un sistema de autenticación en dos pasos, incluyendo algún dispositivo físico o la captura de datos biométricos.
Una vez identificado en el servidor centralizado, el usuario procede a firmar el documento electrónicamente.

Como puedes ver, todo el procedimiento se completa en la nube, gracias a la incorporación de la tecnología de cloud computing al ecosistema de firma electrónica. Sin duda, esto conlleva importantes ventajas respecto del sistema de firma con certificados descentralizados, alojados en los dispositivos de cada usuario. Las analizamos en el siguiente apartado.

Ventajas de la firma en la nube

Las principales ventajas que tiene el sistema de firma en la nube o firma centralizada son, fundamentalmente, las siguientes:

1. Facilidad de uso

Por una parte, los usuarios no tienen que preocuparse de realizar el proceso de instalación del certificado en su propio dispositivo. Y es que, aunque no sea un proceso técnicamente complicado, suele ocasionar problemas a un gran número de usuarios.

Por otra parte, la realización del proceso de firma propiamente dicho también es muy rápido y sencillo en prácticamente todos los software de firma electrónica.

2. Homogeneidad técnica e independencia de dispositivos particulares

El hecho de no depender de las características técnicas de cada máquina, permite realizar un mantenimiento centralizado que resulta mucho más sencillo y eficiente.

Además, los proveedores de servicios de firma electrónica disponen de personal técnico especializado, que podrá solventar cualquier incidencia con gran rapidez.

3. Mayor seguridad del sistema de firma en la nube

Sin duda, los sistemas de firma en la nube o firma centralizada pueden ofrecer un mayor nivel de seguridad. En este sentido:

El sistema de autenticación en la nube suele realizarse en dos pasos, con incorporación de parámetros biométricos.
Como sabemos, los dispositivos particulares pueden ser compartidos por varias personas, que podrían llegar a tener acceso a cualquier certificado instalado en el navegador. Sin embargo, en el caso de la firma en la nube, se garantiza que solo el usuario legítimo pueda acceder a su certificado, después de un proceso de autenticación segura.

4. Reducción de costes económicos y medioambientales

A las ventajas económicas y medioambientales propias de la firma electrónica, el sistema cloud añade un plus. De este modo:

Es más barato y eficiente realizar el mantenimiento de un único servidor central que el de un gran número de dispositivos personales, no homogéneos y sometidos a un uso eventualmente incorrecto.
Se ahorran costes de desplazamiento, ya que el usuario puede completar el proceso de firma en la nube, sin necesidad de contar con el dispositivo hardware donde tuviera instalado su certificado electrónico. Por tanto no tendría que desplazarse a su hogar u oficina, siendo suficiente contar con cualquier dispositivo conectado a internet.
En consecuencia, también se puede ahorrar tiempo, al no requerirse ningún desplazamiento para firmar.
Finalmente, todo ello puede tener un impacto ambiental positivo, debido a la no necesidad de desplazamientos y, obviamente, la no utilización de papel.

5. Mejor control del uso de certificados electrónicos

Como es lógico, la utilización de la firma en la nube o centralizada permite un mayor control por parte de la empresa u organización de que se trate.

De este modo, existirá un registro centralizado de todos los accesos realizados, posibilitando una perfecta trazabilidad de cada proceso de firma. A

l mismo tiempo, la autenticación segura, el registro de ubicación y el sello de tiempo facilitan el seguimiento de todos los procedimientos, permitiendo detectar rápidamente cualquier irregularidad o riesgos potenciales.

6. Evita el borrado accidental de certificados con la firma en la nube

Dado que los usuarios no tienen el certificado instalado en su dispositivo personal, ni poseen los permisos necesarios para hacer cambios en el servidor centralizado de firma en la nube, se evita la posibilidad del borrado accidental o intencionado de los certificados.

Sin duda, esta capa de seguridad adicional permite una mayor eficiencia en la gestión del proceso de firma y previene eventuales problemas técnicos.

7. Gestión automatizada del ciclo de vida de los certificados

Los sistemas de firma en la nube evitan que cada usuario particular tenga que estar pendiente de la fecha de caducidad de su certificado. De este modo, se pueden renovar automáticamente aquellos certificados que estén próximos a expirar, evitando períodos de bloqueo del certificado.

Igualmente, la organización puede revocar aquellos certificados que ya no deban seguir activos. Por ejemplo, cuando un empleado deja la empresa o cambia de puesto de trabajo.

En definitiva, la tecnología de cloud computing que da soporte a los sistemas de firma en la nube ha supuesto una mejora radical en la gestión de los procesos de firma electrónica, sobre todo en el ámbito empresarial.

De este modo, los mayores niveles de seguridad, control y eficiencia que ofrece, la convierten en una de las mejores soluciones tecnológicas para incorporar la firma electrónica a la gestión diaria de cualquier negocio.