Tabla de contenidos
Tanto la firma ológrafa como la firma electrónica tienen muchos puntos en común, fundamentalmente en lo que se refiere a su validez y eficacia jurídica, siempre que ambas cumplan los requisitos que les son propios. No obstante, también las separan muchas diferencias.
En este artículo veremos dónde radican exactamente estas distinciones y cuáles son las principales ventajas de utilizar la firma electrónica en la actualidad. Sin duda, se trata de una herramienta de enorme utilidad práctica en un mundo cada vez más digitalizado y cambiante.
Empezaremos, pues, por aclarar las definiciones básicas de ambas modalidades de firma.
¿Qué es la firma ológrafa?
El término «ológrafo/a», como nos indica el diccionario de la RAE, se refiere a aquello que está escrito de puño y letra por parte de la persona en cuestión, es decir, aquello que es autógrafo.
Por tanto, la firma ológrafa es la que se realiza de puño y letra del firmante. Es decir, se trata de la firma manuscrita que todos conocemos y utilizamos de forma habitual.
Así, es esta la modalidad de firma que se ha utilizado a lo largo de los siglos para expresar conformidad o acuerdo en todo tipo de documentos, obligando a los firmantes de los mismos a su cumplimiento. No obstante, su uso no ha estado exento de problemas, como las posibles falsificaciones, el repudio por parte del presunto firmante, etc.
Curiosamente, el diccionario también admite el término alternativo «firma hológrafa», con «h», aunque es menos común. Lógicamente, no debe confundirse con expresiones como «firma holográfica», que sería incorrecta para referirse a la firma de puño y letra.
Una vez que hemos aclarado qué es la firma ológrafa, pasamos a recordar la definición básica de firma electrónica.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica consiste en una serie de datos electrónicos que se vinculan con determinada información asociada al firmante.
Esta definición legal viene recogida en el Reglamento eIDAS de la Unión Europea (Reglamento UE Nº 910/2014) de una forma muy similar: conjunto de «datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar».
Hay que tener en cuenta que no todas las firmas electrónicas son equivalentes. De hecho, existen tres grandes tipos de firma electrónica, cada una con sus propias características:
- Firma electrónica simple: es aquella que no identifica fehacientemente a la persona firmante.
- Firma electrónica avanzada: es una modalidad de firma electrónica que permite identificar a su autor de forma fehaciente, además de verificar la integridad del contenido firmado.
- Firma electrónica cualificada: ofrece las mayores garantías de seguridad y goza de presunción de validez jurídica. Exige un certificado cualificado de firma electrónica, así como un dispositivo seguro de creación de firma cualificado, que cumpla los requisitos que se establecen en el reglamento eIDAS.
Aunque a veces se utilicen de forma indistinta, los conceptos de firma electrónica y firma digital no son equivalentes. Así, la firma digital sería una aplicación técnica específica de la firma electrónica, en la que se utilizan procedimientos y algoritmos criptográficos.
Para más detalles, puedes consultar el artículo que dedicamos a explicar exactamente qué es una firma digital.
Validez legal de las firmas
Si cumplen todos los requisitos que les son propios, tanto la firma ológrafa como la firma electrónica producen plenos efectos jurídicos. Por tanto, sirven para demostrar la existencia de consentimiento por parte de la persona firmante, salvo que se demuestre lo contrario.
En consecuencia, ambas gozan de presunción de validez. Para destruir dicha presunción, sería necesario probar que la firma fue falsificada (por ejemplo, a través de un informe o dictamen pericial), que no existió el consentimiento o que este estaba viciado por algún motivo, etc.
De todos modos, como veíamos en el apartado anterior, para que la firma electrónica permita garantizar plenamente la identificación de la persona firmante, así como la integridad del documento, debería tratarse de la modalidad avanzada o cualificada.
Afortunadamente, hoy en día estos dos tipos de firma electrónica son de uso común y no presentan ninguna dificultad técnica en la práctica.
¿Por qué es mejor utilizar la firma electrónica?
Las principales ventajas que tiene la firma electrónica respecto de la firma ológrafa tradicional son las siguientes:
- Mayor eficiencia y rapidez. Como es lógico, gracias a la firma electrónica puede acelerarse en gran medida la realización de todo tipo de trámites online, tanto en el ámbito público como en el privado. De este modo, no solo se evitan desplazamientos de los firmantes o envíos por correo postal, sino que se posibilita la automatización de cualquier proceso de firma y remisión de documentos.
- Comodidad del trabajo en entornos digitales. La firma electrónica permite organizar ciertos flujos de trabajo de modo que no se necesite salir del dominio digital en ningún momento. Así, por ejemplo, es muy práctico utilizar directamente la firma electrónica en Word o en un PDF, para luego enviar el documento por correo electrónico.
- Mejor experiencia de compra o contratación. En el ámbito del comercio electrónico, la utilización de sistemas de firma electrónica puede facilitar y agilizar enormemente el proceso de compra y contratación de todo tipo de productos o servicios. Por tanto, esto redunda en una mejor experiencia de uso para el cliente y, habitualmente, en una mayor cifra de negocio para las empresas.
- Ahorro de costes. En concreto, pueden eliminarse completamente los costes de desplazamiento y correo postal que podía requerir la utilización de la firma ológrafa. Además, también hay que mencionar el ahorro en material de oficina, así como el que se deriva de la mayor rapidez y automatización del proceso (por ejemplo, en lo que se refiere a gastos de personal).
- Seguridad jurídica. Sin duda, la seguridad jurídica que aporta una firma electrónica avanzada o cualificada puede ser superior a la de la tradicional firma ológrafa o manuscrita. De este modo, resulta mucho más difícil de falsificar y evita que se comprometa la integridad del documento firmado.
- Beneficios medioambientales. Fundamentalmente, los referidos a la eliminación del papel y a la reducción de contaminación derivada del transporte (ya sea por evitar el desplazamiento de las personas firmantes o por eliminar la necesidad del envío físico de documentos).
En definitiva, aunque tanto la firma electrónica como la firma ológrafa puedan seguir conviviendo en los próximos años, las ventajas de la primera hacen que esté sustituyendo a la manuscrita en cada vez más ámbitos de la vida diaria.
Si quieres comprobar, de primera mano, cómo funciona en la práctica y cómo puede integrarse de forma sencilla en el flujo de trabajo de tu empresa, no dudes en solicitar una prueba gratuita y sin compromiso de la herramienta de firma electrónica de Signaturit.
