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Si trabajas en un departamento de recursos humanos, seguro que has enviado documentos a firmar a tus empleados o futuros empleados más de una vez, como puede ser un contrato laboral. Y también es probable que hayas tenido que «perseguir» después a más de uno para conseguir finalmente la firma.
Para ayudarte y que no tengas que correr más detrás de nadie, en este post resolvemos las principales dudas que surgen con respecto al funcionamiento de la firma electrónica relacionada con los recursos humanos y el uso de Signaturit para este caso de uso.
Preguntas sobre la firma electrónica para firmar contratos de trabajo
1. ¿Cómo de fácil es firmar un contrato de trabajo con firma electrónica?
Mientras que la firma de un contrato de trabajo por medios tradicionales trae quebraderos de cabeza y complica el proceso, haciendo que se ralentice demasiado, firmar un contrato laboral con la firma electrónica de Signaturit facilita muchísimo el proceso para todas las partes. El firmante puede cumplimentar el documento de contrato en solo unos clics, sin tener que descargar ninguna aplicación.
El contrato se transfiere automáticamente, sin necesidad de escaneos, pudiendo establecerse desde un principio qué secciones deben cumplimentarse de forma obligatoria para que no se olvide ningún detalle que pueda ser relevante a posteriori.
Y además, se obtiene un documento probatorio con los datos de ambas partes, el momento exacto de la firma gracias a los sellos de tiempo, e incluso datos biométricos relacionados con el proceso de firma para poder validar la identidad del firmante.
A continuación se puede ver en una infografía las ventajas de firmar un contrato laboral con la firma electrónica de Signaturit y la de hacerlo de una forma menos confiable.
2. ¿Es legal la firma electrónica para firmar contratos de trabajo?
Sí, la firma electrónica es legal en la Unión Europea y, por lo tanto, en España. Se puede usar para firmar cualquier tipo de contrato que no se establezca una exigencia de forma en concreto.
La ley que establece, regula y reconoce la legalidad de las firmas electrónicas en la Unión Europea es el Reglamento (UE) no 910/2014.
En su artículo 25, este reglamento también conocido como eIDAS, establece los efectos legales de las firmas electrónicas. Se estipula que «el efecto legal y la admisibilidad de una firma electrónica como prueba en el tribunal no se puede rechazar con el único motivo de que esta firma es en forma electrónica o que no cumple con los requisitos de una firma electrónica calificada «
Los contratos de trabajo se encuentran regulados en el Estatuto de los Trabajadores, concretamente en el artículo 8, al exponer que los contratos de trabajo se podrán celebrar por escrito o de palabra, otorgando libertad de forma a las partes para formalizar un contrato de trabajo.
Aunque el Estatuto de Trabajadores expone situaciones donde el contrato debe figurar por escrito, sin estipular el modo en que deben ser ratificados.
3. ¿Qué condiciones debe cumplir un contrato para tener validez jurídica?
Según lo indicado por las normas generales del Derecho, para que el acto concertado entre las partes tenga validez jurídica, es importante que concurran los siguientes elementos, consagrados por el Código Civil:
- que exista la voluntad o consentimiento de las partes (artículos 1.262 a 1.270),
- que exista un objeto o que exista un fin contractual (artículos 1271 a 1273) y
- que dicho objeto esté fundamentado en una causa lícita (artículo 1274 a 1277).
El uso que se da actualmente a los medios tecnológicos permite que el consentimiento sea manifestado indistintamente del lugar donde se encuentren ubicadas las partes.
En el caso de que el contrato sea firmado por vía electrónica, este gozaría de validez jurídica cuando concurran los mismos elementos mencionados en los párrafos anteriores.
En contratos formalizados en entornos virtuales se podría hablar de validez jurídica cuando se pueda demostrar que el consentimiento ha sido emitido por las partes vinculadas al contrato por medio de una firma electrónica, cumpliendo con los requisitos legales mencionados.
4. ¿Qué tipo de firma electrónica es válida para firmar un contrato laboral?
El marco regulatorio de la firma electrónica avanzada en la UE lo establece el Reglamento (UE) Nº 910/2014, conocido como eIDAS, y relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza para las transacciones electrónicas en el mercado interior.
A nivel del estado español, la firma electrónica se encuentra regulada por la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de firma electrónica modificada por la Ley 56/2007, de 28 de diciembre, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información y por la Ley 25/2015, de 28 de julio, de mecanismo de segunda oportunidad, reducción de la carga financiera y otras medidas de orden social.
El artículo 26 del Reglamento (UE) Nº 910/2014 indica las exigencias jurídicas de la firma electrónica avanzada, requiriendo lo siguiente:
- Debe estar vinculada al firmante de manera única.
- Debe permitir la identificación del firmante.
- Debe haber sido creada utilizando datos de creación de la firma electrónica que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su control exclusivo.
- Debe estar vinculada con los datos firmados por la misma de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.
De acuerdo con todo lo anterior, la firma electrónica avanzada de Signaturit goza de reconocimiento y respaldo normativo en la Unión Europea.
5. ¿Cómo recibe el empleado el contrato de trabajo para firmarlo?
Por e-mail o sms. La persona responsable de enviar los contratos de trabajo para firmar utiliza el hecho a través de la plataforma Signaturit, y el empleado recibe el contrato en un correo electrónico o a través de un SMS.
Los empleados no necesitan estar registrados en Signaturit para poder firmar, y pueden hacerlo utilizando un dispositivo móvil, tableta, computadora portátil o PC. En todos los casos, recopilamos evidencia electrónica del contexto en el que se realizó la firma: fecha, hora, geolocalización, dirección IP, navegador, etc.
6. ¿El destinatario final del contrato de trabajo es el empleado?
No. Desde el panel de Signaturit, es posible determinar que una vez que el contrato o los documentos han sido firmados por el empleado, se envía una copia firmada a una tercera persona que actúa como validador.
En todos los casos, el empleado y la empresa obtendrán automáticamente una copia del contrato firmado: el empleado lo recibirá por correo electrónico, mientras que la empresa podrá recuperarlo del panel de Signaturit o en su sistema de gestión si realizan integración.
Además, la compañía también recibe la Audit trail (o documento probatorio) para cada documento firmado. Contiene todas las evidencias electrónicas generadas durante el proceso de firma.
7. ¿Es posible enviar el mismo documento para ser firmado por varias personas al mismo tiempo?
Sí. En Signaturit, llamamos a este envío por lotes. Esto es precisamente para enviar un documento idéntico a varias personas. Cada uno de ellos firmará su propio documento, porque lo reciben individualmente.
En el artículo «Enviar un documento por lotes» puedes encontrar toda la información que necesitas para comprender y utilizar esta funcionalidad.
El envío de documentos sobre la prevención de riesgos laborales constituye un caso de uso muy común del envío agrupado en un servicio de RRHH. Por ejemplo, para la incorporación de un nuevo camarero en un restaurante en una ciudad diferente de donde esté la central.
8. ¿Es posible enviar contratos de trabajo para firmar por SMS?
Sí. Con Signaturit, es posible recibir contratos de trabajo para firmar a través de un SMS porque hay algunas personas que no tienen acceso a un correo electrónico.
En este caso, el empleado recibirá un mensaje con un enlace al contrato. Cuando hace clic en el enlace, el documento para firmar se abrirá en su navegador móvil y puede firmarlo directamente. Para poder utilizar esta opción, Signaturit debe integrarse a través de API con el software de RRHH utilizado por la empresa.
9. ¿Podemos escanear y certificar los documentos que hemos almacenado en papel?
Sí. Es posible escanear documentos archivados previamente en formato papel. Una vez escaneados y luego convertidos a formato PDF, serán certificados a través de la plataforma Signaturit, con una marca de tiempo y un certificado digital. Una vez que se han llevado a cabo estas operaciones, los documentos se archivan en la nube en formato digital, y Signaturit es responsable de mantenerlos durante al menos 5 años.
Los pasos necesarios para digitalizar y certificar los documentos que la empresa aún conserva en formato papel:
- Digitalizar los documentos.
- Descárgalos de la sección «Documentos certificados» de la plataforma Signaturit.
Una vez que se han descargado los documentos, los certificamos, luego producimos un Audit Trail para cada documento. (Es posible descargar documentos de hasta 4 GB). Toda la documentación certificada y los documentos de respaldo se guardarán en nuestro servicio de almacenamiento en la nube.
10. Cómo facilita la firma electrónica y el correo electrónico certificado el día a día de los departamentos de recursos humanos
Además de firmar contratos laborales con la firma electrónica es posible agilizar el resto de documentos que acompañan toda la vida laboral de un trabajador, como explicamos en esta infografía. Desde la propia oferta de trabajo, la firma del contrato, la firma de las nóminas o el cobro del finiquito, Signaturit puede ser el socio ideal para facilitar el día a día de cualquier departamento de recursos humanos.
Si necesitas más información o deseas hacer preguntas sobre un uso específico para el departamento de recursos humanos de tu empresa, no dudes en contactarnos: +34960 03 12 03
*Esta entrada se publicó originalmente el 22/05/2020
