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Legal. Fácil. Y con máxima seguridad jurídica. Realizar la firma online es una práctica habitual para cualquier empresa o profesional. Y puede serlo también para ti. Así es cómo puedes firmar una factura electrónica digitalmente de forma rápida y ágil.
¿Qué es una factura electrónica?
De manera sencilla, podemos decir que una factura electrónica es, simplemente, aquella factura que se plasma en un documento digital. Es decir, en un archivo informático.
También se puede definir como un documento que se crea y envía de forma digital para registrar una transacción de bienes o servicios.
Se caracteriza principalmente por tener la misma validez legal que una factura en papel, siempre y cuando siga los requerimientos establecidos.
Requisitos legales para las facturas en España
Para que la factura electrónica sea válida y legal es necesario que cumpla con los requerimientos de la Agencia Tributaria en lo que a la propia facturación respecta. Y a la vez, con los requerimientos de la normativa de facturación electrónica y firma electrónica.
Elementos obligatorios que debe contener una factura
Para asegurar la validez de la factura, hay algunos datos que deben estar presentes sí o sí. Esto incluye la fecha de emisión y un número único para identificarla. También debe tener los datos del emisor de la factura: nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal. Igualmente, se deben incluir los datos del receptor de la factura. De nuevo, el nombre, razón social, NIF y domicilio fiscal.
La factura también necesita una descripción detallada de los productos o servicios. Esto incluye el precio unitario, la cantidad, la base imponible, los impuestos que se aplican, el importe total a pagar y la forma de pago.
Por supuesto, la factura debe ser completamente legible para su destinatario. Aunque esto no es complejo si se utilizan formatos estándar.
Requisitos legales para las facturas electrónicas en España
Además de cumplir con los elementos obligatorios en el contenido de una factura, las facturas electrónicas en España deben cumplir con ciertos requisitos específicos para garantizar su validez legal. Destacan la integridad, la autenticidad y la identificación del origen. Estos aspectos se aseguran a través de las propias características técnicas de la firma digital.
Autenticidad del origen
La autenticidad del origen garantiza que la factura realmente ha sido emitida por la persona o entidad que se indica como emisor. En una factura electrónica, este requisito se asegura mediante el uso de firmas electrónicas avanzadas, sellos electrónicos o sistemas de intercambio electrónico de datos.
La firma electrónica avanzada, en particular, se basa en certificados digitales expedidos por un prestador de servicios de confianza, lo que asegura la identidad del emisor. Este mecanismo permite validar que la factura proviene de una fuente legítima, eliminando el riesgo de manipulación por parte de terceros.
Integridad del contenido
El segundo pilar para asegurar la validez de una factura electrónica es la integridad del contenido, lo que implica que la información que contiene la factura no ha sido modificada desde su emisión. En este caso, la firma electrónica también juega un papel crucial, ya que garantiza que el contenido no ha sufrido alteraciones durante su envío o almacenamiento. Los certificados digitales utilizados en la firma electrónica no solo autentifican al emisor, sino que además protegen el documento de cualquier alteración, haciendo que cualquier modificación sea fácilmente detectable.
Firma electrónica y su validez legal
En España, la firma electrónica avanzada es el mecanismo más comúnmente empleado para garantizar tanto la autenticidad como la integridad de las facturas electrónicas. La Ley 6/2020, de 11 de noviembre, reguladora de determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza, reconoce la validez jurídica de la firma electrónica avanzada, equiparándola a la firma manuscrita, siempre que cumpla con los requisitos establecidos.
En este sentido, las herramientas de firma electrónica de Signaturit permiten garantizar tanto la autenticidad del origen como la integridad del documento. De este modo, la factura será 100% válida y eficaz a todos los efectos.
Qué métodos hay para firmar una factura electrónica: los más complejos y los más sencillos
Existen diferentes formas de firmar digitalmente una factura. Todos estos son seguros, pero no todos son igual de ágiles o tienen las mismas características.
Facturae, FACe y AutoFirma: un proceso complicado con errores
Algunos métodos han sido impulsados por la Administración Pública, y se basan en herramientas como Facturae, FACe y AutoFirma. Por lo general, este tipo de herramientas son demasiado complejas a nivel técnico para los usuarios básicos que simplemente buscan firmar unos pocos documentos de forma ocasional, y poco flexibles para las empresas que necesitan firmar una gran cantidad de facturas y documentos.
Sus interfaces y experiencia de usuario es realmente pobre. Además, los procesos no se han simplificado con el paso del tiempo, lo que hace que muchos usuarios se encuentren con errores constantes a la hora de usar AutoFirma o Facturae. Todo esto hace que no sean herramientas válidas si realmente necesitamos hacer un uso importante de ellas.
Adobe Sign: útil si solo vas a firmar una vez
Al contrario de lo que sucede con las herramientas anteriores, Adobe Sign es un servicio mucho más fácil de utilizar. No es gratuito. Pero si ya haces uso de la suite de Adobe de forma habitual es posible utilizar su servicio para firmar digitalmente una factura electrónica.
Adobe Sign puede ser una buena opción para aquellos usuarios que necesiten hacer la firma de una sola factura, o de unas pocas cada cierto tiempo. Pero tampoco es la mejor solución cuando se busca una herramienta que sea ágil para que la gestión de todos estos procesos no se prolongue en el tiempo y sea fácil de llevar a cabo. Este aspecto es crucial para cualquier empresa.
Signaturit: firma todas las facturas de tu empresa ágilmente
El servicio de firma electrónica de Signaturit está diseñado para integrarse a la perfección en el día a día de la empresa y de las entidades donde es necesario firmar facturas y documentos de forma frecuente. También es perfecto cuando se tiene que usar en equipo y donde diferentes departamentos pueden preparar los documentos que posteriormente se enviarán a firma.
No solo es una herramienta que sirve para firmar electrónicamente una factura o un documento, sino que facilita los procesos de empresas y equipos que tienen que realizar una cantidad más amplia de firmas electrónicas.
De hecho, no se queda ahí, sino que también se puede integrar con el propio software de gestión que utilice cada empresa. Y cuenta con un sistema de gestión documental donde archivar y almacenar de forma segura y fiable los documentos y facturas firmadas cumpliendo con todas las normativas.
Certificado digital: esencial para la firma electrónica de facturas
Antes de empezar a firmar facturas electrónicas, hay algunos pasos que se deben seguir. Primero, es necesario un certificado digital válido. Este puede ser de una persona física o de una empresa.
Este certificado es importante porque asegura la identidad del emisor y permite firmar documentos de forma digital con validez legal. Es la «llave» que permite dejar la rúbrica digital en cualquier documento por medio de cualquier software como el de Signaturit.
Dicho certificado lo da una entidad autorizada que comprueba la identidad del emisor. En España, hay múltiples Proveedores de Servicios de Confianza validados según el reglamento europeo eIDAS. Signaturit Group es un Proveedor de Servicios de Confianza autorizado. También hay otros certificados comunes como el que emite la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT).
Si ya se cuenta con un certificado, no es necesario nada más para continuar utilizando las herramientas de Signaturit para firmar electrónicamente una factura.
Paso a paso: cómo realizar la firma digital de la factura electrónica
El procedimiento para firmar una factura electrónica con la plataforma de Signaturit es realmente rápido y sencillo. Te explicamos el procedimiento paso a paso a continuación:
- Accede a tu cuenta de Signaturit.
- Selecciona la opción «certificados» en el panel de opciones que verás a la izquierda de la pantalla.
- Incorpora tu certificado. Para poder subir tu certificado de firma electrónica a la plataforma de Signaturit, simplemente debes pulsar el botón «añadir nuevo». Simplemente debes seleccionarlo en el menú desplegable e introducir tu contraseña. Esta misma sección de la herramienta te permite revocar el certificado cuando quieras.
- Utilízalo para firmar la factura electrónica. Puede que recibas una petición de firma por parte de otro departamento. O puede que configures tú mismo un nuevo envío. Sea como sea, podrás utilizar tu certificado para firmar la factura electrónica de forma digital. Simplemente tendrás que pulsar en el botón que indica «haz clic para firmar con certificado digital».
¿Cuáles son las ventajas de firmar digitalmente una factura electrónica?
Como puedes ver, las ventajas de firmar una factura electrónica de forma digital son realmente interesantes. Así, entre otras, podemos destacar las siguientes:
Ahorro de costes y tiempo
La utilización de facturas en formato electrónico permite evitar los costes asociados a la impresión y envío de estos documentos. Así, va a reducirse el gasto en material de oficina y correo postal. Pero también destaca el ahorro económico que conlleva la reducción de tiempos. Todo gracias a la digitalización del proceso de facturación.
Mayor eficiencia y rapidez
Gracias a la firma electrónica de facturas puede agilizarse el proceso de elaboración y remisión de este tipo de documentos. Se dice adiós al tedioso proceso de impresión de las facturas y firma manuscrita por parte del responsable. Todo se completa en el entorno digital a través de una plataforma online. Desde aquí se gestiona la petición de firmas de forma rápida y sencilla.
Seguridad jurídica
La seguridad jurídica que aporta la firma electrónica de facturas con certificado digital puede ser superior a la de la tradicional firma manuscrita. De este modo, resulta mucho más difícil de falsificar y evita que se comprometa la integridad del documento firmado.
Mejora de la experiencia del usuario
Tanto el emisor como el receptor de la factura pueden disfrutar de una mejor experiencia en el proceso de facturación. La comodidad, rapidez y eficiencia del proceso son beneficios muy tangibles para cualquier persona implicada.
Beneficios medioambientales
Destacan las ventajas relacionadas con la eliminación del papel y, por supuesto, con la reducción de contaminación derivada del transporte. Puede ser al evitar envíos postales o los eventuales desplazamientos del firmante de la factura.
Cumplimiento de normativas
Desde hace años es una exigencia que cualquier gestión con la Administración Pública por parte de una empresa tenga que realizarse de forma electrónica. Por otro lado, desde la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece se ha establecido el camino para que cualquier gestión entre empresas se realice también con facturación electrónica.
Saber más: Firmar un documento con Certificado Digital
Mucho más que firmar facturas electrónicas
Por supuesto, puedes utilizar nuestra solución de firmar con certificado digital para muchas otras aplicaciones, aparte de las facturas. Por ejemplo, para la firma digital de contratos laborales, acuerdos de confidencialidad, contratos con proveedores, etc.
Agregar tu certificado a la plataforma de Signaturit trae más ventajas. Podrás firmar cualquier documento sin necesidad de hacerlo desde el ordenador donde tengas instalado el certificado. Puedes acceder a la herramienta en la nube y desde cualquier dispositivo. Por ello, podrás completar la firma sin depender de un equipo concreto.
En definitiva, firmar una factura electrónica de forma digital te permite agilizar su tramitación y ahorrar costes. Además, con Signaturit podrás hacerlo siempre con la máxima seguridad jurídica y con total comodidad, desde cualquier lugar y dispositivo.
