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Firmar por orden es una práctica bastante extendida en el ámbito empresarial e incluso dentro del sector público. Sin embargo, puede suponer graves riesgos si se utiliza de forma inadecuada.
Como verás en este artículo, existen opciones mucho más eficientes y que, por supuesto, ofrecen una mayor seguridad jurídica.
¿Qué significa firmar por orden?
Como decíamos, en el día a día de muchas empresas o instituciones, es relativamente frecuente firmar por orden de otra persona. Es decir, el firmante rubrica un documento con su propia firma manuscrita, pero lo hace en sustitución de otra persona.
Las razones para utilizar la firma por orden suelen ser siempre muy similares. En este sentido, las que se aducen con más frecuencia son las siguientes:
- Ausencia temporal de la persona que debería firmar.
- Falta de tiempo.
- Evitar molestias a quien tendría que firmar.
- Imposibilidad física temporal (enfermedad, accidente, lesión, etc.).
- Escasa relevancia del documento.
Así, en estos y otros casos, por la fuerza de la costumbre, puede llegar a arraigar la práctica de firmar por orden de un superior jerárquico. De este modo, con el beneplácito del superior, determinados trabajadores de la empresa utilizarían este recurso para agilizar la gestión diaria.
Sin embargo, como luego veremos, esta práctica puede llegar a tener graves consecuencias.
¿Cómo se usa la firma por orden?
En la práctica habitual, para firmar por orden, suele procederse del modo siguiente:
- Antes de la firma, se incluyen las iniciales P.O. (por orden), P.A. (por ausencia) u otras similares.
- Suele también indicarse el nombre de la persona ausente que debería firmar, salvo que este ya venga reflejado en el pie de firma del documento.
- A continuación, la persona que firma por orden realiza la rúbrica del documento con su firma habitual.
- Por último, se ha de indicar el nombre y apellidos de la persona que firma.
Por tanto, es importante distinguir el caso de la firma por orden de otros supuestos que podrían confundirse con ella, como serían los siguientes:
- Firma por poder. En estos casos, existe un poder notarial en el que se recoge la autorización expresa que hace una persona a favor de otra, para que pueda firmar determinados documentos o realizar ciertos actos jurídicos en su nombre. Por supuesto, este mecanismo tiene plena cobertura legal y absoluta validez jurídica.
- Firma por delegación. Esta modalidad suele utilizarse en la administración pública, cuando un cargo público o un funcionario delega expresamente la firma de ciertos documentos en otra persona. De nuevo, se trata de una autorización expresa, recogida en un documento oficial y con plena validez en aquellos casos en que así lo permita el ordenamiento jurídico.
- Imitación (o falsificación) de firma. En estos casos, la persona firmante rubrica mediante una imitación de la firma manuscrita de otra persona. Por tanto, no lo hace con su propia firma ni se identifica como firmante. Este recurso se utiliza eventualmente en el ámbito familiar o en pequeñas empresas donde existen fuertes relaciones de confianza. Sin embargo, es una práctica totalmente desaconsejada, ilegal y que no tiene validez jurídica alguna.
Firmar por orden: ¿tiene validez jurídica?
Sin duda, la pregunta esencial en relación con esta práctica es la siguiente: ¿firmar por orden es legal? Pues bien, se trata de una práctica de dudosa validez, salvo que vaya precedida de una autorización expresa realizada por escrito. E, incluso así, eventualmente podría ser fuente de conflictos que acabasen en la vía judicial.
Por tanto, firmar un contrato por orden o utilizar este mecanismo para cualquier otro documento con relevancia jurídica es una imprudencia que puede acarrear graves consecuencias.
De este modo, aunque pueda ser una herramienta muy cómoda y rápida para algunas empresas o instituciones, existen alternativas igual de eficientes, pero que evitan todos los problemas de la firma por orden. Así, como ahora veremos, la firma electrónica sería la herramienta perfecta para desterrar este tipo de prácticas.
La firma electrónica como alternativa a la firma por orden
Sin lugar a dudas, la firma electrónica permite eliminar todos los inconvenientes que conlleva la costumbre de firmar por orden de otra persona. Además, mantiene la rapidez y eficiencia del procedimiento, incorporando otras ventajas adicionales.
En este sentido, la firma electrónica:
- No requiere la presencia física del firmante.
- Es un procedimiento rápido y eficiente.
- Ofrece plena validez jurídica.
Veamos estos tres aspectos más en profundidad:
1. Firmar sin estar presente
Como decíamos, una de las justificaciones más habituales para firmar por orden es la ausencia de la persona que debería firmar. En estos casos, obtener la firma manuscrita puede requerir un desplazamiento físico o el envío de la documentación por correo postal o de otro modo alternativo.
Todo ello conllevaría retrasos en la tramitación, mayores gastos y, por supuesto, incomodidad para la persona que debe firmar. Incluso podría suponer la pérdida de oportunidades de negocio, en ciertos casos.
De ahí que se acuda a firmar por orden como un «mal menor».
Sin embargo, la firma electrónica permite que el interesado pueda tener acceso directo al documento, revisarlo de primera mano y firmarlo instantáneamente sin necesidad de desplazarse.
De este modo, se evita que la persona que firma por orden abuse de la confianza en él depositada, o bien interprete erróneamente la voluntad de quien debería firmar respecto de un documento en particular.
2.- Rapidez y eficiencia
Gracias al gran desarrollo que han tenido las herramientas de firma electrónica durante los últimos años, el procedimiento se ha simplificado y agilizado radicalmente.
De este modo, puede ser tan sencillo como recibir una notificación por correo electrónico, revisar el documento y, simplemente, firmar online un PDF. En este sentido, existen herramientas de firma electrónica que no requieren contar con un certificado digital o disponer de DNI electrónico.
Ver cómo firmar un pdf con certificado digital.
3.- Validez jurídica plena
A diferencia de la firma por orden, la firma electrónica ofrece plena seguridad jurídica, siendo válida a todos los efectos legales.
De este modo, las herramientas de firma electrónica permiten:
- Identificar fehacientemente a las personas que firman. Por tanto, se prevendrán eventuales conflictos por abuso de confianza o malos entendidos, que son relativamente frecuentes en los casos de firma por orden, por delegación o por ausencia.
- Garantizar la integridad y no alteración de los documentos en ningún punto del proceso. Así, la tecnología de firma electrónica permite que el firmante tenga la absoluta seguridad de que el documento que ahora autoriza con su rúbrica no va a alterarse posteriormente sin su consentimiento expreso.
En conclusión, firmar por orden es una práctica que, aunque todavía esté bastante extendida, tenderá a desaparecer en la mayoría de casos.
Así, la firma electrónica se presenta como una alternativa cómoda, rápida y eficiente, con total validez jurídica, que irá sustituyendo a la firma manuscrita en el día a día de las organizaciones, dentro de su imparable proceso de digitalización.
Por favor, si tienes alguna duda sobre la firma electrónica ponte en contacto con nosotros y obtiene más información sobre cómo disfrutar de mayor eficiencia en tu empresa enviándonos un email a [email protected].
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