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La gestión documental es la única opción si una empresa quiere contar con la información organizada de forma eficiente.
Te contamos en este post en qué consiste esta técnica, sus ventajas y prácticos consejos para llevarla a cabo con éxito.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental nos permite almacenar, organizar y gestionar el flujo de los documentos de la empresa. Los documentos son localizados por el usuario que busca la información de una manera fácil y sencilla.
La documentación puede llegar a una empresa tanto en papel como en formato electrónico, pero cada vez es más frecuente que toda esta información se digitalice, sobre todo en aquellas organizaciones que quieren evitar la pérdida información importante o sensible y, además, deshacerse de montones de papeleo.
Así, sin una gestión documental profesional, digital y eficiente, la gestión de esta documentación resulta imposible de sostener en una empresa actual. Por ello, hoy en día existen softwares que se encargan de controlar y organizar los documentos de toda la organización, a modo repositorio, facilitando así la gestión empresarial.
Tipos de documentos de gestión empresarial
Las empresas generan una gran cantidad de información que crece día a día. En la mayoría de casos la ley exige que se conserve dicha documentación determinados años que varían en función de si es ámbito laboral, fiscal, mercantil, civil, etc.
Estos tipos de documentos se suelen conservan en papel o de forma digital, o incluso en los dos formatos por falta de verificación lo que complica la gestión documental. Los más comunes son:
- Facturas, albaranes y recibos. Se trata de documentos que reflejan las operaciones realizadas por la empresa con sus clientes o proveedores. Este tipo de documentos han de tener una numeración correlativa, así como reflejar las fechas de emisión y recepción. Por otro lado, han de ser contabilizados y ha de llevarse un registro de las facturas cobradas y aquellas que están pendientes de pago.
- Otros documentos relativos de clientes. Distintos de los anteriores, puede ser otra información que se haya recibido de ellos, como estudios o presupuesto comercial realizados para operaciones, etc.
- Contratos y documentos legales relacionados con las operaciones con proveedores y prestadores de servicios.
- Documentación de carácter financiero, que incluye los contratos realizados, información sobre productos, activos y pasivos en diversas entidades financieras…
- Documentos de carácter fiscal, incluyendo todos aquellos que constituyan justificantes, clasificados por autoliquidaciones, impuestos y fechas.
- Documentos relacionados con recursos humanos y trabajadores, incluyendo contratos, seguros sociales, nóminas, etc.
Ventajas de la gestión documental
Son muchas las ventajas de un sistema de gestión documental pero podemos destacar las siguientes:
- Digitalización de los documentos, con su ahorro de costes ya que no está el papel (imprimir, fotocopiar, archivar, etc.).
- Repositorio centralizado para todos los documentos, evitando el menor riesgo de documentos mal archivados.
- Evitar la pérdida de documentos, debido a que están almacenados en la gestión documental.
- Eficacia y eficiencia de los procesos, puesto que la documentación electrónica facilita su búsqueda y accesibilidad, evita duplicidades, retrasos, etc.
- Optimización del tiempo, deja de perder tiempo buscando documentos
- Control de seguridad asignando perfiles a los usuarios, donde evitamos que información vital y sensible sea consultada por personas equivocadas.
- Trabajo colaborativo donde diferentes departamentos pueden trabajar al mismo tiempo con la elaboración o modificación de los documentos.
- Acceso a la documentación desde cualquier lugar, si nuestro sistema de gestión documental está basado en la nube, nos permite esa localización inmediata y accesible desde cualquier punto.
- Cumplimiento de las normativas de seguridad, ya que el uso de sistemas de gestión documental se traduce en el cumplimiento de varias normativas de seguridad.
- Liberación de espacio físico del archivo. Ya no será necesario seguir ampliando el espacio disponible en el archivo.
¿Cómo hacer una buena gestión de documentos?
Todas las empresas tienen la necesidad de organizar la documentación y las copias en papel están ocupando ya un segundo plano.
Si nos parasemos a pensar el tiempo que le destinamos a organizar el típico archivo de una empresa, nos daríamos cuenta del gran tiempo dedicado al mismo, a lo que habría que sumarle el tiempo que destinamos a buscar un documento en cuestión.
A continuación, varios consejos para llevar a cabo una gestión de documentos con éxito:
1. Transformar los documentos en papel a formato electrónico
Esto te evitará entre otras cosas la perdida de dichos documentos en casos como incendios, inundaciones, robos, etc.
Además, el formato electrónico es mucho más eficiente y ágil que el archivo físico ya que no es necesario dejar un puesto de trabajo para ir a un archivo, que puede estar en otra planta de la oficina, localizar la carpeta donde pudiera estar un documento, realizar la operación correspondiente y volver a realizar el mismo proceso para poder archivarlo de nuevo.
2.- Centralizar todos los documentos de la empresa
Establecer un repositorio corporativo. Una especia de Wikipedia empresarial donde tener todos los archivos bajo un mismo punto centralizado. Esto provocará que se eviten los documentos duplicados y los desactualizados.
Esto puede hacerse a través de servidores propios, o a la contratación de servicios de almacenaje, como la llamada “nube” que consiste en el “alquiler” de espacio en servidores de otras compañías que generalmente ofrecen garantía de seguridad, confidencialidad y fácil acceso.
3.- Catalogar la documentación
Dividir la documentación en categorías y subcategorías da como resultado que sea más fácil de organizar, buscar y recuperar. Un buscador por palabras clave puede facilitar resultados en pocos segundos.
4.-Establecer usuarios con perfiles de acceso
No todos los empleados pueden tener editar el contenido de los documentos ni el orden de las carpetas. Así a pesar de que todos los usuarios puedan acceder a cierta documentación, la edición debe limitarse a ciertos perfiles concretos para garantizar errores y desorden.
Además, como parte de las medidas internas de seguridad, la gestión de documentos debe determinar quién y cuándo se puede acceder a diversos archivos que contienen datos personales o confidenciales. Esto es un paso lógico, para evitar la fuga de información y el desorden.
Centraliza tus archivos en un único punto con nuestro software de gestión documental
Para lograr esta digitalización de los archivos, que se ejecuta para mejorar la gestión de documentos, y la gestión documental en la nube, se debe apostar por herramientas que además permitan acelerar la productividad y la gestión documental en una empresa.
El EPR o software de gestión documental nos permite consagrar como parte del sistema de gestión de la empresa el formato electrónico. Además, pueden utilizarse las bases de datos y la ordenación según grupos de documentos, de manera similar a la anteriormente mencionada.
Este formato electrónico facilita la emisión y recepción de facturas, la emisión y recepción de contratos, pedidos u otros, que se hace de forma prácticamente inmediata a través del correo electrónico. Esto también facilita poder innovar en áreas como la firma de los documentos y contratos.
Esto lo permite softwares como IvDoc, el gestor documental de Signaturit diseñado para automatizar la gestión de la información y optimización de los procesos internos.
Gracias a IvDoc es posible reducir las tareas manuales de clasificación o etiquetado de documentos, así como el tiempo diario en intercambio de información que podemos perder si seguimos los procedimientos tradicionales.
Con este software conseguirás trabajar con seguridad, ya que actúa como una caja fuerte virtual de tus documentos corporativos, que además permite integrarse con el resto de aplicaciones de tu empresa.
Por tanto, si aún no te has pasado al sistema digital, ¡es el momento! La digitalización de todos los documentos de la empresa es un paso determinante hacia la transformación digital y conservación del medio ambiente, gracias a la reducción de papel en las oficinas.
