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Aunque seguramente en muchas empresas se agendan más reuniones de las realmente necesarias, también es cierto que la solución no pasa tan sólo por tratar de reducir el número de meetings por semana, sino en lograr que sean reuniones efectivas.
En este post hemos recogido las 7 mejores prácticas para lograr que reuniones efectivas y que no se conviertan en un mero trámite que lo único que consigue es desconcentrar a tu equipo y hacerle sentir que pierde el tiempo.
¿Qué son las reuniones efectivas de trabajo y por qué son tan importantes?
En el ámbito interno, a medida que la cultura desempeña un papel cada vez más importante en el éxito de la empresa, la comunicación se ha convertido en una prioridad fundamental para muchas compañías.
Los empleados requieren estar alineados con los objetivos empresariales, entre sus compañeros de departamento, con los clientes, proveedores, etc…, por lo que resulta indispensable desarrollar procesos de comunicación que busquen la efectividad, si no quieren navegar por una agenda llena de reuniones que bien se podrían solucionar con un email.
Además, en los últimos meses, con la implantación del teletrabajo, la digitalización se ha vuelto una realidad aun mayor y una aliada para mantenernos conectados, permitiendo a las empresas derribar barreras físicas y, de este modo, aumentar las reuniones reforzar la comunicación sin la pérdida de tiempo en desplazamientos ni en recursos de oficina.
Pero a pesar de esas ventajas, las reuniones online se convierten en ocasiones en una «jaula de grillos» donde cuesta mucho mantener la atención y conseguir los resultados para los cuales se convocó, quemando a los participantes a los ojos de la cámara web.
Por todo ello la importancia de que nuestras reuniones sean efectivas, que lo podemos definir como aquella conversación laboral donde se logra, a través de la interacción de los participantes, el compromiso de unos responsables con unas tareas para conseguir un objetivo determinado por el equipo.
¿Cuáles son los beneficios de tener reuniones efectivas de trabajo?
Mejorar las reuniones, tanto internas como externas, se traduce en:
- un aumento en la productividad y eficacia de los empleados
- facilitando la comunicación de objetivos
- impulsando la colaboración interdepartamental
- apoyando el intercambio de conocimientos
- aumentando la agilidad en el lugar de trabajo.
Pero a pesar de ser necesarios, estos cambios en la cultura interna afectan a toda la actividad empresarial, por lo que, sin la participación y el compromiso de los empleados, las empresas y en concreto los departamento de recursos humanos tendrán muchas dificultades para implantar estas prácticas.
1. Establece una agenda con un máximo de 5 temas a comentar en cada encuentro…
Si concretas cuáles son los temas a tratar en una reunión – 5 asuntos como máximo – e informas por adelantado a todos los que deben tomar parte en ella vía email, será mucho más fácil finalizarla con los objetivos cumplidos.
Sin una guía clara que anuncie las cuestiones a comentar a todos los participantes, es muy probable que la conversación derive en temas tangenciales que no afectan a los asuntos propuestos, y que la reunión se alargue más de lo necesario.
Si tienes más de 5 temas a comentar con tu equipo o con los directivos de la empresa, es recomendable convocar más de una reunión. Si tienes menos de 5 temas a tratar, plantéate si realmente es necesario reunirse y, en caso de que lo sea, considera quién es realmente imprescindible que asista a la reunión.
En este segundo caso, quizás podrías probar un tipo de meeting más informal y llevarlo a cabo de pie o tomando un café.
2. …y empieza comentando siempre los temas prioritarios
Aunque el objetivo de terminar una reunión a tiempo sea firme, no siempre es posible cumplirlo habiendo tratado todos los temas planteados. Por ello, es mejor empezar siempre comentando las cuestiones prioritarias, dejando para otro momento o para la siguiente reunión aquellas de menor relevancia.
Si al terminar de comentar los asuntos prioritarios el tiempo establecido para la reunión se agota (ver punto 3), es mejor ajustarse a ese timing y finalizar la reunión en ese punto que alargarla para comentar los temas de menor importancia. Éstos pueden posponerse y comentarse en la siguiente reunión.
3. La reunión ideal no debería sobrepasar los 30 minutos
Además de establecer un número máximo de temas a tratar en cada reunión, es importante fijar también un tiempo límite para ello. Idealmente, debe ser posible comentar los 5 asuntos planteados en un máximo de 30 minutos.
Para conseguirlo, además de informar previamente de la agenda a los participantes, es aconsejable recalcar al inicio del meeting que éste va a durar media hora, y solicitar a los asistentes que centren sus aportaciones y comentarios a los temas propuestos para dicha reunión.
Si es necesario que la reunión dure más de 30 minutos, establece igualmente un tiempo límite para finalizarla, y fija pausas de 5 minutos cada media hora. Anuncia la distribución del tiempo al inicio de la reunión y agradece de antemano a todos los participantes que se ajusten al timing propuesto.
Ello ayudará a mantener la concentración y el foco en los temas a tratar y, si consigues que todos respeten las normas, se alcanzarán los objetivos establecidos en el límite de tiempo fijado.
4. Si surgen ideas secundarias, anótalas para la siguiente reunión
La mayoría de las veces es difícil evitar que surjan ideas tangenciales relacionadas con los temas a tratar en una reunión. Y de hecho es bueno que estas ideas surjan, ya que de ellas pueden derivarse nuevos e interesantes puntos de vista acerca del tema en cuestión, o incluso nuevos productos o servicios relacionados.
Sin embargo, hay que mantener un equilibrio para no dejar que el encuentro se convierta en un brainstorming. Lo indicado en estos casos es dar margen suficiente para dejar fluir y comentar brevemente las ideas, anotarlas para hablarlas en otro meeting, y re-encauzar a tiempo la conversación antes de que se desvíe demasiado de los objetivos propuestos.
5. Si el objetivo de la reunión es tomar una decisión, recopila antes la información
El propósito de muchas reuniones es consensuar una decisión. Para conseguirlo sin invertir en ello más tiempo del necesario, es importante que todos los participantes entren en la reunión sabiendo de antemano toda información relevante para el caso a decidir.
De este modo, no se pierde tiempo actualizando a los reunidos con la información disponible o las opciones posibles, sino que todos ya saben lo que tienen que saber y pueden comentar y debatir opciones desde el primer minuto del meeting.
6. Exige puntualidad a los participantes
La puntualidad de todos los participantes es primordial para cumplir con los objetivos propuestos para una reunión, ya que es imprescindible para poder tratar el número de temas planteados en el tiempo máximo establecido.
Aunque a veces pueden existir excusas de peso para no llegar puntualmente a un meeting, no se debería dar margen a que ello ocurra, ya que es además una falta de respeto hacia aquellos compañeros que se han esforzado para ser puntuales, y que por otro lado también esperan salir puntualmente de la reunión.
7. Si en la reunión participan equipos a distancia, asegúrate de que hay buena conexión a internet
Dado que cada vez son más los equipos en los que uno o más compañeros trabajan a distancia, es importante que al organizar una reunión con ellos te asegures de que tienes buena conexión a internet en el lugar en el que vayas a celebrarla.
Sea cual sea la herramienta que utilices para reunirte con un equipo en remoto – Skype, Google Hangouts, GoToMeeting – si no hay buena conexión el encuentro no podrá llevarse a cabo de forma satisfactoria, ya que las comunicaciones entrecortadas no favorecen la concentración durante una conversación.
Además, es probable que la reunión dure más de lo previsto, alterando la planificación del resto de tareas de cada uno de los participantes, o que directamente no pueda llevarse a cabo por la intermitencia de internet.
Del mismo modo que existen software de productividad que facilitan las reuniones online y contribuyen a reducir la necesidad de que todos los miembros de un equipo trabajen y se reúnan presencialmente una misma oficina, Signaturit es una solución de firma electrónica avanzada que hace posible la firma de documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, sin necesidad de que el firmante esté presencialmente en la oficina.
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