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Habitualmente, las leyes y demás normas relacionadas con el procedimiento administrativo solían pasar bastante desapercibidas para ciudadanía y empresas.
Sin embargo, la aprobación de la Ley 39/2015 supuso un enorme cambio en lo que se refiere a la forma de relacionarse con las Administraciones Públicas. Así, la obligatoriedad de utilizar medios electrónicos para hacerlo, exigió (y todavía exige) importantes adaptaciones y obligaciones adicionales para millones de ciudadanos y empresas.
Incluso con la dotación de medios y personal adicionales, que fueron imprescindibles en muchos casos, estas nuevas obligaciones han ocasionado importantes problemas en algunas organizaciones. Por ejemplo, por olvidos o descuidos al acceder a las notificaciones electrónicas.
Por tanto, en este artículo, explicaremos brevemente qué es la Ley 39/2015, cómo afecta a ciudadanos y empresas y cuál es la forma más fácil de cumplirla para evitar sanciones, recargos u otros problemas derivados de no atender notificaciones realizadas por vía electrónica.
¿Qué es la Ley 39/2015?
Como decíamos en la introducción, la Ley 39/2015 es la norma reguladora del procedimiento administrativo común a todas las Administraciones Públicas españolas. Como tal, sustituye a la Ley 30/1992, a partir de su entrada en vigor en el año 2016.
Así, la denominación completa de esta norma es la siguiente: Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPAC).
¿Y qué es el procedimiento administrativo común?
Básicamente, se trata del procedimiento ordenado que utilizan las Administraciones Públicas para realizar su actividad y producir actos administrativos, especialmente en su relación con los ciudadanos. De este modo, el objetivo de la LPAC es regular y garantizar los derechos de los ciudadanos en sus relaciones con dichas administraciones.
En este vídeo tienes más detalles sobre la Ley 39/2015 explicada:
¿Cómo me afecta la Ley 39/2015?
La Ley 39/2015 entró en vigor el 2 de octubre de 2016. Por tanto, ya hemos acumulado una cierta experiencia sobre su funcionamiento a lo largo de estos años que han transcurrido.
Sin duda, el punto más importante en lo que se refiere a la interacción entre administraciones, ciudadanos y empresas es el que mencionábamos en la introducción: el derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas.
Así, el artículo 14 de la Ley 39/2015 se dedica íntegramente a esta cuestión. En este punto, la norma hace una importante distinción:
- Las personas físicas podrán elegir en todo momento si se comunican con las Administraciones Públicas para el ejercicio de sus derechos y obligaciones a través de medios electrónicos o no, salvo que estén obligadas a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas. El medio elegido por la persona para comunicarse con las Administraciones Públicas podrá ser modificado por aquella en cualquier momento.
- En todo caso, estarán obligados a relacionarse a través de medios electrónicos con las Administraciones Públicas para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo, al menos, los siguientes sujetos:
- Las personas jurídicas.
- Las entidades sin personalidad jurídica.
- Quienes ejerzan una actividad profesional para la que se requiera colegiación obligatoria, para los trámites y actuaciones que realicen con las Administraciones Públicas en ejercicio de dicha actividad profesional. En todo caso, dentro de este colectivo se entenderán incluidos los notarios y registradores de la propiedad y mercantiles.
- Quienes representen a un interesado que esté obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración.
- Los empleados de las Administraciones Públicas para los trámites y actuaciones que realicen con ellas por razón de su condición de empleado público, en la forma en que se determine reglamentariamente por cada Administración.
Por tanto, a partir de la entrada en vigor de la Ley 39/2015, todas las empresas están obligadas a comunicarse con las Administraciones Públicas por vía electrónica. Dejan, pues, de ser válidos los medios tradicionales, como el correo certificado, la presentación física en ventanilla y otros.
En combinación con las leyes de ciberseguridad, esta normativa trata de agilizar las comunicaciones y hacerlas más eficientes, sin que repercuta negativamente en la seguridad o integridad.
Sin duda, esto supuso un importante esfuerzo de adaptación para muchas empresas, especialmente para las de menor tamaño o las que contaban con inferiores medios. Aun así, en muchos casos, siguen produciéndose problemas derivados de la falta de medios o de procedimientos adecuados para atender notificaciones electrónicas, por poner solo un ejemplo.
¿Cómo cumplir con la Ley 39/2015?
Fundamentalmente, la obligación de comunicarse por vía electrónica implica contar con un certificado electrónico o equivalente, mediante el que la empresa o profesional pueda identificarse fehacientemente e interactuar con la Administración.
De este modo, siempre que quieras comunicarte con una entidad administrativa como empresa, tendrás que hacerlo por vía electrónica.
Sin embargo, quizás el mayor esfuerzo para cumplir la Ley 39/2015 viene por la parte pasiva. Es decir, la obligatoriedad de recibir (y atender) las notificaciones electrónicas que te envíe la Administración.
En la práctica, esto implica acceder manualmente a las distintas sedes electrónicas de los diversos organismos (Hacienda, Seguridad Social, Dirección General de Tráfico, etc.) y verificar si has recibido o no alguna notificación.
Además, esto debería hacerse rutinariamente, incluso todos los días, para evitar que se agoten determinados plazos, que se nos impongan sanciones o que podamos perder ayudas o subvenciones, entre otras cuestiones.
Sin duda, esto supone un enorme esfuerzo de tiempo, recursos y atención que, además, suele depender de la eficiencia, puntualidad y memoria de personas específicas dentro de la empresa. Por tanto, es muy susceptible al error humano, con las graves consecuencias que esto puede acarrear.
Sin embargo, y por suerte, hay opciones para evitarlo. Veamos cómo.
Gestor de notificaciones electrónicas: mejorar la comunicación con la AAPP
Efectivamente, el trabajo manual de acceder diariamente a las sedes electrónicas de los diversos organismos, identificarse en cada una de ellas, comprobar la existencia de notificaciones y actuar en consecuencia, puede ser una carga excesiva para la mayoría de organizaciones.
La probabilidad de olvidos, descuidos o errores es demasiado grande y puede tener implicaciones económicas y jurídicas de gravedad.
De ahí la conveniencia de contar con un software gestor de notificaciones electrónicas, como IvNeos, que permite:
- Recoger automáticamente las notificaciones emitidas por más de 9.000 organismos públicos (AEAT, Seguridad Social, etc.). Así, todas las comunicaciones se redirigen a un buzón único, por lo que ya no será necesario acceder individualmente a las sedes de cada organismo.
- Controlar el estado de las comunicaciones en tiempo real. Por tanto, no existe riesgo de caducidad de plazos, ya que el buzón se actualiza continuamente.
- Ordenación y priorización. IvNeos puede personalizarse para clasificar las notificaciones en función de la prioridad o urgencia.
- Descargar y almacenar los documentos de forma segura en la nube. Se elimina, de este modo, el riesgo de pérdida o duplicidad de documentos, así como los problemas de acceso derivados del almacenamiento local.
- Presentar escritos ante las AA.PP. directamente a través del gestor.
Las posibilidades de personalización y automatización de IvNeos le permiten adaptarse perfectamente al flujo de funcionamiento de cualquier empresa, sin interferir en el trabajo diario, pero garantizando la recepción de las comunicaciones electrónicas en tiempo y forma.
En definitiva, gracias a la utilización de un gestor de notificaciones electrónicas, es posible cumplir la Ley 39/2015 sin gran esfuerzo y previniendo eventuales sanciones, multas o recargos.
