Modelo 145: cómo rellenarlo y firmarlo digitalmente

El modelo 145 es un formulario de Hacienda de gran relevancia a efectos de la declaración de IRPF de 2022, ya que condiciona el porcentaje e importe de las retenciones en nómina.

En este artículo veremos en qué consiste este modelo, cuándo y dónde se debe presentar, cómo rellenarlo, firmarlo con certificado digital y descargarlo.

¿Qué es el Modelo 145?

Tal y como explica la propia Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), el modelo 145 es un formulario para realizar la comunicación de datos al pagador de rendimientos del trabajo o de la variación de los datos previamente comunicados, a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

Por tanto, se trata de un documento esencial para ajustar las retenciones en nómina, en función de las circunstancias personales y familiares del trabajador.

Así, entre otras cuestiones, el modelo 145 recoge datos como los siguientes:

• Situación familiar: soltero/a, casado/a, viudo/a, divorciado/a, etc.
• Discapacidad.
• Hijos/as a cargo que convivan con el perceptor, siempre que sean menores de 25 años o mayores de esa edad si tienen discapacidad.
• Ascendientes a cargo que convivan con el perceptor, en caso de ser mayores de 65 años o menores de esa edad si tienen discapacidad.
• Pensiones compensatorias y anualidades por alimentos.
• Pagos por adquisición o rehabilitación de vivienda habitual.

¿Cuándo debo presentar el modelo 145 de la AEAT?

Con carácter general, existen tres momentos en los que tendrás que rellenar el modelo 145 de la Agencia Tributaria:

• Al inicio de cada ejercicio fiscal. De este modo, a principios de año, el trabajador debe informar a la empresa de cualquier cambio que se haya podido producir en su situación personal y familiar. Solo así se podrán calcular correctamente las retenciones por IRPF a aplicar en las nóminas mensuales.
• Al incorporarse a una nueva empresa. Como es lógico, el nuevo empleador no dispone de información sobre el/la trabajador/a que se incorpora, por lo que no podría hacer el cálculo de las retenciones aplicables.
• En el momento en que se produzca cualquier cambio que afecte a los datos del modelo 145. Por tanto, si contraes matrimonio, te divorcias, tienes un/a hijo/a, etc., esto puede afectar a las retenciones aplicables a efectos de IRPF. En consecuencia, deberás comunicar a tu empresa estos cambios a través de un nuevo ejemplar del formulario 145, para que pueda hacer los ajustes precisos en tus próximas nóminas.

 En cualquier caso, el trabajador ha de entregar el modelo 145 a la empresa, no presentarlo ante la AEAT.

Cómo presentar el modelo 145

Gracias a los cambios producidos tras la digitalización de las organizaciones y de la AAPP, la presentación de trámites como el modelo 145 ya puede realizarse telemáticamente y así evitar desplazamientos innecesarios.

Así, gracias a IvSign, nuestra solución para centralizar todos tus certificados digitales, tu empresa puede firmar el modelo 145 con el certificado que desees para poder terminar de rellenar el trámite y presentarlo ante la Agencia Tributaria. 

Además, con el gestor de certificados digitales puedes trabajar desde cualquier dispositivo, controlando en tiempo real las gestiones que se realizan con cada certificado. A través de esta solución, podrás firmar con las máximas garantías legales y con la seguridad que otorga trabajar en la nube. 

Cómo descargar y rellenar el modelo 145

Si necesitas comunicar alguna variación y tu empresa no te ha facilitado el formulario, puedes rellenar y descargar el modelo 145 en pdf desde la web de la Agencia Tributaria, a través de este enlace. 

Como verás en la página de la AEAT, existen siete secciones principales dentro de este modelo 145 rellenable:

• Datos del perceptor que efectúa la comunicación. Aquí se ubican los siguientes campos que debes completar:
  • NIF.
  • Apellidos y nombre.
  • Año de nacimiento.
  • Situación familiar. Es en este apartado donde se encuentra la información sobre estado civil, hijos/as a cargo, discapacidad, movilidad geográfica y obtención de rendimientos con período de generación superior a dos años.

• Hijos y otros descendientes. Aquí debe indicarse el número de hijos, siempre que convivan con el perceptor y sean menores de 25 años o mayores de esa edad si tuviesen algún tipo de discapacidad. Debe completarse la información sobre año de nacimiento y grado de discapacidad de cada uno/a, en su caso.
• Ascendientes. Como veíamos, ha de informarse sobre los/las ascendientes que convivan con el perceptor, siempre que sean mayores de 65 años o menores de esa edad con discapacidad.
• Pensiones y alimentos. Deben indicarse los importes anuales de las pensiones compensatorias a favor del cónyuge, así como las anualidades por alimentos a favor de descendientes.
• Pagos por adquisición o rehabilitación de vivienda habitual, siempre que sean importes deducibles a efectos de IRPF.
• Fecha y firma de la comunicación por parte de la persona trabajadora.
• Acuse de recibo. Este recuadro debe cumplimentarlo la empresa empleadora.

Después de rellenar el modelo 145, podrás descargarte el archivo en pdf para entregarlo en el departamento de nóminas o personal de tu empresa.

Obligación de presentar el modelo 145

Como decíamos, es obligación de los/las trabajadores/as rellenar el modelo 145 y presentarlo en la empresa, siempre que se produzca cualquier variación de los datos que incluye dicho formulario.

En los demás casos (cambio de ejercicio fiscal o inicio de relación laboral), suele ser la empresa la que facilite el formulario a los/las trabajadores/as afectados/as.

Por tanto, en relación con este modelo 145, la obligación de la empresa radica, fundamentalmente, en mantener actualizada la información de sus empleados/as (de acuerdo con los datos comunicados) y en efectuar correctamente los cálculos de retenciones a efectos de IRPF.

Envía masivamente el modelo 145 en menos de 3 minutos

Sin duda, la necesidad de actualizar anualmente los datos del modelo 145 obliga a las empresas a dedicar un cierto tiempo y recursos para enviar los formularios a los trabajadores de forma personalizada. Esto será más relevante cuanto mayor sea la plantilla de la compañía.

Sin embargo, la plataforma de firma electrónica de Signaturit permite realizar envíos masivos y personalizados de un modo realmente sencillo. Los pasos básicos son los siguientes:

1. En caso de no disponer de él, crea un fichero Excel con los datos de los/las trabajadores/as (nombre y apellidos, NIF, correo electrónico…).
2. Dentro de la aplicación de Signaturit, accede al apartado «plantillas».
3. Desde ahí, podrás crear una plantilla cargando el modelo 145 editable en formato pdf. Además, puedes diseñar la plantilla de modo que se autorellenen los datos de nombre, NIF, etc. de los/las destinatarios/as.
4. Una vez creada la plantilla, pulsa sobre el botón de «enviar».
5. Selecciona la opción de «envío por lotes».
6. Sube el archivo Excel anteriormente creado, con los datos de los/las empleados/as.
7. Pulsa «aceptar».

De este modo, se realizará el envío masivo del modelo 145 a todos los destinatarios que hayas incluido en el fichero de Excel, de forma automática y personalizada. Así, cada trabajador/a recibirá su propio formulario, que deberá terminar de rellenar y, finalmente, procederá a plasmar su firma electrónica con certificado digital en el pdf desde la propia aplicación web de Signaturit.

Por su parte, la empresa podrá hacer un seguimiento en tiempo real del estado de los envíos, de los correos rechazados, del proceso de firma de cada persona, etc.

Como es lógico, este mismo proceso puede utilizarse para otro tipo de envíos personalizados, como podría ser la firma digital de contratos de trabajo, acuerdos de confidencialidad, notificaciones diversas, acuerdos de teletrabajo, etc.

En definitiva, el modelo 145 es un formulario esencial para calcular correctamente el porcentaje de retención que se aplica en las nóminas de los/las trabajadores/as a efectos de IRPF. Como hemos visto, aunque la responsabilidad de estos cálculos corresponde a la empresa, es obligación de las personas trabajadoras comunicar cualquier variación que se produzca en los datos que contiene el formulario.