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Como profesional de Recursos Humanos, sabes lo importante que es estar al tanto del cumplimiento de la normativa en las comunicaciones con los empleados cuando se trata de un cambio en las tareas de un trabajador, gestión de vacaciones, modificaciones salariales, despidos o incorporaciones.
Dado que en caso de un problema, los empleados podrían hacer reclamaciones recurriendo a la vía legal, es importante asegurarse de haber utilizado algún sistema que facilite el poder demostrar que se han cumplido las normas legales a la hora de realizar comunicaciones a los empleados.
Podrías pensar que mientras la empresas y los empleados están de acuerdo sobre el uso de WhatsApp como plataforma de comunicación, no es problema utilizar WhatsApp cuando sea necesario. Pero no ofrece garantías a la hora de demostrar que los mensajes se han recibido.
Por eso es importante utilizar emails certificados para cualquier comunicación relacionada con la empresa. Los correos electrónicos certificados se envían a través de un servidor cifrado y proporcionan una prueba legalmente válida de entrega y aceptación.
Esto garantiza si fuera necesario acudir a los tribunales cuando se han, recibido y leido los mensajes por parte del trabajador.
En este artículo, explicaremos por qué se deben utilizar emails certificados en lugar de WhatsApp para la comunicación empresarial, y cómo pueden ayudar a evitar posibles problemas legales.
¿Qué son los emails certificados y para qué sirven?
¿Utilizas WhatsApp para comunicarte con tu equipo? Deberías replantearte esa estrategia. Utilizar correos electrónicos certificados es una opción mucho mejor para protegerse de problemas legales.
Un email certificado es una comunicación realizada por correo electrónico que incluye los medios técnicos que garantizan la integridad y autenticidad de dicha comunicación. Por tanto, este tipo de correos ofrecen a tu empresa seguridad jurídica, trazabilidad y autenticidad adicionales.
¿Qué significa esto en la práctica? Los correos electrónicos certificados garantizan que el contenido no pueda ser alterado sin que se detecte, a diferencia de los mensajes de WhatsApp, que pueden ser fácilmente manipulados o borrados sin ninguna trazabilidad.
Los certificados también dejan claro quién es el remitente y cuándo se envió y recibió el mensaje,. Incluso permiten reconocer la fecha de envío y la fecha de recepción y apertura, teniendo una validez legal equivalente a la de los burofaxes, pero tratándose de un medio electrónico.
En resumen, los emails certificados son necesarios para proteger a la empresa de posibles problemas legales. Proporcionan pruebas fehacientes de la comunicación entre la empresa y sus empleados para evitar cualquier malentendido o disputa que pueda surgir en el futuro.
Conoce las obligaciones legales al comunicarse con los empleados a través de WhatsApp
Es importante conocer tus obligaciones legales cuando te comuniques con tus empleados a través de WhatsApp. Es posible que muchos empresarios no sepan que el uso de WhatsApp para comunicaciones empresariales puede plantear algunos problemas legales.
Si tú y tus empleados utilizáis WhatsApp para comunicaciones empresariales, podrían incurrir en las siguientes responsabilidades legales:
- Privacidad de datos: Dependiendo de la jurisdicción, la normativa de privacidad puede dictar cómo se almacena y utiliza la información confidencial de la empresa. Sin las precauciones adecuadas, la comunicación a través de un servicio de terceros como WhatsApp podría infringir la legislación local. Pudiendo usarse este incumplimiento en contra de la empresa en caso de presentarse un conflicto legal con un empleado, como podría suceder en un despido.
- Disputa sobre la autenticidad de los documentos: Si el empleado utiliza su smartphone o dispositivo personal para comunicarse con usted a través de WhatsApp, es posible que usted no tenga pruebas de que un determinado mensaje fue realmente enviado por el empleado. Esto podría dar lugar a disputas sobre la autenticidad de los documentos si el caso llegara a los tribunales.
La mejor forma de reducir estosos riesgos, es utilizar una plataforma de correo electrónico certificada a la hora de comunicarse con los empleados, ya que ayuda a mantener un flujo de comunicación organizado al tiempo que ofrece una mayor protección jurídica tanto para el empleador como para el empleado.
Consejos para enviar y recibir correos electrónicos certificados de forma segura
Puede resultar intimidante cambiar a un sistema de comunicación basado en el correo electrónico certificado, pero las ventajas superan con creces cualquier inconveniente.
Algunas claves a tener en cuenta a la hora de optar por las comunicaciones electrónicas seguras son la siguientes:
✔️ Utiliza protocolos seguros
Asegúrate de que tu proveedor de correo electrónico admite protocolos seguros como MIME y SSL/TLS. Estos protocolos cifrarán tus mensajes y archivos adjuntos de forma segura, evitando que terceros no deseados vean tu información confidencial.
Al utilizar la plataforma de Signaturit, estás enviando directamente la notificación desde nuestro sistema, por lo que puedes estar tranquilo respecto a la confidencialidad y la integridad de los mensajes.
✔️ Pide acuses de recibo
Es fundamental que el proveedor del servicio de correo electrónico certificados incluya un documento probatorio con toda la información necesaria de la operación (acciones hechas por el destinatario, tiempos, etc.).
Con la plataforma de emails certifcados de Signaturit, tras cada envío que realices, obtendrás una certificación confirmando que el destinatario ha recibido el email, que ha visto el documento y/o que ha recibido todos los documentos (dependiendo de lo que hayas elegido a la hora de mandar el email).
Cuando el destinatario haya realizado una de estas acciones, recibirás una notificación automática con el documento probatorio adjunto, con toda la información, las acciones y los tiempos.
Algunos ejemplos típicos de comunicaciones en las que la empresa debe optar por correos electrónicos certificados sí o sí
Una vez vistas las ventajas que los emails certificados aportan enla comunicación dentro del ámbito empresarial, a veces podría no estar claro en qué casos precisos es bueno hacer uso de este tipo de comunicaciones para evitar problemas legales a la larga.
Algunos ejemplos típicos de comunicaciones en las que deberías usar sí o sí los correos electrónicos certificados son:
- Despidos: Es quizás uno de los casos más obvios en los que debes usar un sistema de comunicación fehaciente, pues es además el caso en el que más problemas se pueden dar.
Los correos electrónicos certificados permiten garantizar que el correo se ha recibido, demostrar cuándo ha sido abierto, y certificar el contenido que tenía dicho correo electrónico.
- Horarios de trabajo: Es importante evitar cualquier tipo de disputa con los empleados sobre el horario de trabajo acordado. Los correos electrónicos certificados permiten una forma de comunicación fiable y segura, dejando constancia digital de las horas de trabajo acordadas por escrito en caso de disputa.
- Cambios en los beneficios laborales: Cuando se decida modificar algún beneficio laboral, es indispensable que la notificación correspondiente sea enviada a través de correo electrónico certificado para garantizar su prueba ante cualquier tipo de reclamación.
- Aclaraciones con el empleado: Algunas aclaraciones con el empleado deben hacerse a través de correo certificado, como sanciones económicas, incumplimiento de obligaciones laborales, etc.
- Contrataciones: La contratación de un nuevo empleado es un momento crucial para la empresa. Para evitar problemas relacionados con los requisitos contractuales y legales, es importante enviar los correos electrónicos por correo certificado para que quede constancia digital de las condiciones del puesto de trabajo.
- Avisos de faltas: Aunque una acumulación de faltas puede ser motivo para un despido procedente, será necesario haber informado al empleado de la falta correspondiente, así como de los motivos por los que se le ha penalizado. El correo electrónico certificado es la forma mas fiable de poder demostrar que se ha cumplido con la obligación de informar.
- Vacaciones: A la hora de comunicar a los empleados actualizaciones sobre la solicitud de vacaciones o de aprobar las vacaciones que se han asignado a cada trabajador, es bueno que dichas comunicaciones se hagan de forma fehaciente, de manera que sea posible probar con posterioridad que se llegó a un acuerdo sobre este término.
- Incorporaciones tras bajas: Tanto si el empleado ha estado de baja temporal, ha tenido una baja médica y ha recibido el alta, o ha sido parte de un expediente de regulación de empleo, las incorporaciones tras bajas deben ser notificadas de forma apropiada y fehaciente.
Debe utilizarse un sistema de certificación que permita probar que el remitente ha recibido la notificación, de manera que pueda ser utilizado con posterioridad como prueba de que efectivamente el empleado recibió dicha notificación.
La plataforma de correo certificado de Signaturites una excelente forma de asegurar que las comunicaciones con los empleados son seguras y fiables, y de evitar disputas o problemas legales a largo plazo de una forma sencilla.
