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La nómina electrónica, que hasta no hace muchos años era casi una rareza, es hoy en día de uso común en un gran número de empresas e instituciones. Sin embargo, existen todavía ciertas dudas, reticencias o, incluso, rechazo hacia este nuevo formato, sobre todo en determinados sectores o compañías.
Por ello, en este artículo veremos cuáles son las características, requisitos y ventajas de este tipo de nómina, resolviendo algunas de las dudas más frecuentes a este respecto.
Qué es la nómina electrónica
De forma muy sencilla, podemos decir que la nómina electrónica es, simplemente, aquella nómina que se documenta en un formato digital. En estos casos, habitualmente el envío de la nómina al trabajador se realiza a través del correo electrónico o, a veces, a través de alguna herramienta de comunicación interna.
Así, a día de hoy, no existe ninguna duda acerca de la plena validez jurídica de la nómina electrónica, sin necesidad de imprimirla. Así, tras una decisiva sentencia del Tribunal Supremo del año 2016, se confirma totalmente la posibilidad de sustituir el tradicional soporte papel por un archivo digital.
Sin duda, en ello ha influido la generalización del acceso a internet en todas las capas de población, así como la transformación digital que han experimentado tanto las empresas como la propia administración pública.
De este modo, se considera que la eliminación del papel no supondría ningún menoscabo para la accesibilidad de la información por parte de los trabajadores.
Lo mismo sucede, y cada vez más, en trámites como la firma digital de contratos laborales, que solían ser dominio exclusivo del papel y la firma manuscrita. De este modo, hoy en día, firmar un contrato de trabajo a distancia es algo bastante común.
Ventajas del uso de la nómina electrónica
Sin lugar a dudas, la utilización de la nómina electrónica, en detrimento del formato papel, tiene importantes ventajas.
Entre otras, podemos destacar las siguientes:
- Facilita la accesibilidad a la información en cualquier momento y lugar. Así, el trabajador solo necesita un dispositivo con conexión a internet (como un simple smartphone) para acceder a sus nóminas de forma sencilla e inmediata.
- Evita la pérdida o deterioro de la nómina, situación que podía ser relativamente habitual con el uso del formato papel.
- Agiliza el procedimiento de envío de las nóminas. Así, desde las propias aplicaciones software de elaboración de nóminas electrónicas, puede automatizarse el envío a cada empleado de forma instantánea. Por tanto, es mucho más rápido y sencillo que realizar envíos por correo postal o recurrir a las entregas en mano.
- Ahorra costes de impresión y, en su caso, de transporte, que podían llegar a ser bastante significativos en algunas empresas.
- Reduce la necesidad de espacio de almacenamiento. Como es evidente, la ocupación de espacio físico que requieren los archivos digitales es incomparablemente menor a la de la documentación en papel.
- Beneficios medioambientales. Así, las nóminas electrónicas evitan el uso de tinta y papel, además de los costes de transporte asociados a los envíos por correo postal.
Por supuesto, todas estas ventajas se logran sin afectar, en lo más mínimo, a la validez jurídica de las nóminas. De hecho, incluso podrían beneficiarse de una mayor fiabilidad y valor probatorio, en el caso de incorporar un adecuado proceso de firma electrónica.
La información recogida en una nómina electrónica, ¿es la misma que una nómina en papel?
Como veremos a continuación, la nómina electrónica debe cumplir los mismos requisitos de contenido que los de la nómina en papel. Esta información debe ser la misma en ambos formatos, ya que la normativa actual no diferencia entre un tipo u otro.
Por ello, la nómina electrónica se presenta como la mejor opción en la actualidad, ya que detalla toda la información necesaria para el/la interesado/a, con la ventaja añadida de la reducción de gasto en papel que conlleva y su almacenamiento digital.
¿Qué conceptos debe documentar una nómina electrónica?
Dado que, como hemos dicho, la nómina electrónica es equivalente a la tradicional nómina en papel, debería cumplir los mismos requisitos de contenido que se exigen a esta última. De hecho, la normativa vigente no hace ninguna referencia al soporte en que se refleje la nómina.
Así, para conocer los elementos que debe incluir la nómina electrónica, debemos acudir a la Orden de 27 de diciembre de 1994, por la que se aprueba el modelo de recibo individual de salarios. De acuerdo con esta normativa, la nómina electrónica ha de contener lo siguiente:
- Datos identificativos de la empresa y del trabajador (nombre o denominación social, NIF, etc.).
- Período de liquidación al que se refiere la nómina. Además, se indicará expresamente el número de días que comprende.
- Devengos. Esta sección abarca los dos apartados siguientes:
- Percepciones salariales, donde se incluye el salario base, los complementos, horas extraordinarias y complementarias, gratificaciones y salario en especie.
- Percepciones no salariales. Aquí se incluyen las indemnizaciones, prestaciones de la Seguridad Social y conceptos similares.
- Deducciones. Fundamentalmente, son las siguientes:
- Aportaciones del trabajador a las cotizaciones a la Seguridad Social y conceptos de recaudación conjunta. Esto comprende las aportaciones por contingencias comunes, desempleo, formación profesional y horas extraordinarias.
- Impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF).
- Anticipos.
- Valor de los productos recibidos en especie.
- Otras deducciones.
- Líquido a percibir, como resultado de restar las deducciones a los devengos.
- Firma y sello de la empresa.
- «Recibí» del trabajador.
Adicionalmente, debe incluirse la información relativa a la determinación de las bases de cotización a la Seguridad Social y conceptos de recaudación conjunta, así como la base sujeta a retención de IRPF y la aportación de la empresa.
Por supuesto, tanto para reflejar la firma de la empresa como la del trabajador, puede utilizarse una herramienta de firma electrónica como la que ofrece Signaturit. De este modo puede mantenerse todo el proceso dentro del dominio digital, con gran eficiencia y plena validez jurídica.
VER VÍDEO: Cómo firmar un documento con Signaturit
¿Cómo hacer una nómina electrónica?
Para elaborar una nómina electrónica que cumpla todos los requisitos legales, de forma rápida y sencilla, la mejor opción es acudir a un software específico de gestión de nóminas. Así, entre otros, podemos destacar los de Factorial, Bizneo o Payfit.
En cualquiera de estas herramientas tendrás opción a personalizar el diseño de tu nómina, partiendo de una estructura base. Así, podrás incluir el logotipo de la empresa y cualquier información adicional que quieras reflejar.
Como es lógico, tendrás que adecuar la estructura de la nómina electrónica a la estructura de salarios vigente en la compañía, siempre dentro de los mínimos legales que hemos señalado.
Por supuesto, es importante que el software se adapte perfectamente a las necesidades de tu empresa y, en la medida de lo posible, que sea escalable para acompañarte en tu eventual crecimiento.
Recuerda que siempre puedes contar con expertos que desarrollen soluciones diseñadas espacialmente para las necesidades en concreto de tu departamento de RRHH. Empresas como Vasalto o SquarePoint por ejemplo están especializados en desarrollar proyectos integrales en RRHH a medida.
Finalmente, la mayoría de herramientas te permitirán programar ciertas tareas, para ahorrar tiempo y trabajo en cada devengo. De este modo, por ejemplo, podrás automatizar el proceso de pago, así como el envío de la nómina electrónica a cada trabajador, vía correo electrónico.
En definitiva, la nómina electrónica está llamada a sustituir plenamente al tradicional formato en papel. Así, se trata de una opción mucho más eficiente, ecológica, barata y funcional para mantener informado al trabajador, sin perder ni un ápice de seguridad jurídica.
