¿Para qué tipo de documentos sirve la firma electrónica?

¿Para que sirve la firma electrónica? Seguro que has oído hablar de la firma electrónica y te has hecho esta pregunta sobre esta solución tecnológica. La respuesta es para firmar cualquier documento, ya que la firma electrónica es legal y sus ventajas – comodidad, seguridad y rapidez – son adecuadas para firmar cualquier tipo de documentos y contratos.

Sin embargo, nuestra experiencia ofreciendo soluciones de firma electrónica a miles de clientes nos ha permitido identificar cuáles son los documentos que, con mayor frecuencia, se firman con esta herramienta.

En este post hablaremos de los 5 tipos de documentos que más firman nuestros clientes con nuestra solución de firma electrónica avanzada, y comentaremos qué beneficios adicionales obtienen en cada caso.

Este blog forma parte de nuestra guía de firma electrónica. ¡Entra y descubre todo nuestro material!

Definición de la firma digital

Una firma digital, que no debe confundirse con un certificado digital, es una técnica matemática utilizada para validar la autenticidad e integridad de un mensaje, software o documento digital.

La firma digital, a diferencia de una firma tradicional, no es un nombre sino que consta de dos «claves» o secuencias de caracteres separadas. Consiste en aplicar mecanismos criptográficos al contenido de un mensaje o documento con el objetivo de demostrar al receptor del mensaje que:

• El emisor del mensaje es real (autenticación);
• Éste no puede negar que envió el mensaje (no repudio);
• El mensaje no ha sido alterado desde su emisión (integridad).

¿Para qué sirve la firma electrónica? Los 5 usos más comunes

1. Para firmar online contratos, autorizaciones y formularios de clientes

De forma destacada, nuestros clientes utilizan la firma electrónica para todos aquellos trámites que requieren la firma de sus clientes:

•  contratos de compra/venta de productos o servicios
• autorizaciones para la prestación de servicios
• formularios para confirmar la prestación de un servicio técnico, etc.

Los motivos por los que nuestros clientes han decidido utilizar nuestra solución de firma electrónica avanzada son diversos, pero en su mayoría tienen que ver con la necesidad de ofrecer a sus clientes o consumidores una experiencia de usuario sencilla, en la que se facilite la compra online, pero también la compra presencial que requiere la firma de papeleo.

La cuestión es evitar que los clientes tengan que imprimir un documento, firmarlo, escanearlo y enviarlo de vuelta firmado a la compañía. Quizás no resulta obvio pero… ¿Quién tiene hoy en día impresora y escáner en su casa? Cada vez menos gente.

 

Por eso nuestros clientes usan nuestra herramienta de firma electrónica, para ofrecer a sus propios clientes una experiencia de compra fácil y rápida, que pueda completarse desde casa o desde cualquier lugar, a través de cualquier dispositivo – smartphone, tablet, laptop u ordenador de sobremesa – y sin necesidad de darse de alta en un servicio ni de descargar ninguna app.

Cada vez más, los clientes se digitalizan, y ya no tienen paciencia para completar ciclos de venta largos o que incorporan procesos de firma analógicos. Sólo un trámite tedioso puede ser motivo suficiente para abandonar una transacción, online u offline.

2. Para firmar online contratos laborales y otras operativas de recursos humanos

En los departamentos de recursos humanos es otro ámbito en el que detectamos un mayor uso de la firma electrónica. En este caso, la rapidez vuelve a ser el factor determinante, pero no el único.

Las empresas recurren a la firma electrónica para que los futuros empleados puedan firmar acuerdos de confidencialidad o contratos laborales a distancia, porque ello les permite transmitir una imagen innovadora.

Otro factor relevante es que nuestra solución permite acabar con los contratos laborales impresos, y con la práctica de requerir al empleado que se presente en la oficina antes de su incorporación para firmar el contrato laboral de forma presencial. 

Además, nuestra herramienta de firma electrónica resulta muy cómoda para el departamento de RRHH, puesto que evita el tener que imprimir y archivar documentación en papel, y permite tener centralizada en una misma plataforma toda la documentación relativa a cada contratación. Sin olvidar que, al estar en la nube, se puede acceder a ella de forma remota.

Con todas estas ventajas, muchas de las empresas que incorporan Signaturit como una herramienta de uso habitual en sus departamentos de RRHH lo hacen con integración vía API. Esto significa que Signaturit se integra en el software de RRHH de las empresas, y con ello las peticiones de firma se pueden realizar sin tener que acceder a nuestra plataforma.

Descubre la experiencia con Signaturit de uno de nuestro clientes, Taco Bell, gestionando los contratos laborales con la firma electrónica. Descubre el testimonio de Jonathan Chamorro, Responsable de Administración de RRHH en el siguiente vídeo:

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3. Para firmar online contratos comerciales y acuerdos con proveedores

El uso de nuestra firma electrónica avanzada también es habitual cuando se trata de contratos con proveedores.  Igual que en los casos anteriores, se proyecta una imagen de empresa innovadora, que presta atención a la relación con sus proveedores y busca eficiencias operacionales para relacionarse con ellos y facilitar la tramitación de acuerdos.

Además de por cuestiones operativas y de imagen, también es determinante en este caso de uso el hecho de poder tener toda la documentación relativa a los acuerdos con proveedores centralizada y accesible en una misma plataforma. 

Por este motivo, muchos de nuestros clientes utilizan Signaturit para enviar los contratos a sus proveedores también integran nuestra herramienta con su software vía API.

Al final, lo más fácil siempre es que toda la operativa quede integrada en un único software, y por eso nuestra solución está diseñada para integrarse fácilmente con cualquier software de terceros.

4. Para firmar online acuerdos de confidencialidad o de no divulgación

Los acuerdos de confidencialidad o de no divulgación, que se suelen conocer por sus siglas en inglés – NDAs de non disclosure agreement – son los documentos que regulan el deber de confidencialidad entre dos o más partes.

Son documentos de naturaleza bastante crítica para cualquier empresa, porque si hubiera fraude, ello podría significar la pérdida de propiedad intelectual o implicar la necesidad de iniciar un litigio, ya sea con algún socio, proveedor, cliente o empleado.

Dada esta circunstancia, nuestros clientes que tienen la necesidad de firmar NDAs recurren sin dudarlo a nuestra solución de firma electrónica avanzada, porque es la que permite identificar de forma única al firmante (a diferencia de la firma simple). Además, recogemos también sus datos biométricos, que ofrecen una capa de seguridad adicional en este sentido.

Por otro lado, ya que utilizamos una autoridad de sellado de tiempo, garantizamos la integridad de la documentación firmada, que significa que el contenido / los datos de esa documentación no han sido alterados después de aplicar el sello de tiempo.

Por todo ello, y por el hecho de que ofrecemos un documento probatorio (o audit trail) en el que recogemos además todas las evidencias electrónicas generadas durante el proceso de firma, las empresas tienen la tranquilidad de que, en caso de disputa judicial, tienen a su disposición todas las pruebas legales que pudieran necesitar presentar ante el tribunal para ganar el caso.

En este webinar sobre los diferentes usos de la firma digital Miguel Cuéllar nos explica para qué sirve la firma electrónica:

5. Para firmar online peticiones públicas

Por último, hemos detectado un elevado uso de la firma electrónica para pedir la adhesión de la población en general, o de determinados colectivos en particular, a peticiones de todo tipo.

Estas peticiones se dirigen normalmente a instituciones públicas, aunque también se dan casos en los que se recogen firmas para reclamar o solicitar algo a empresas privadas.

La principal ventaja de este caso de uso, además de la rapidez, es la facilidad que tiene el proceso de firma con Signaturit para los firmantes. Si en realidad no están del todo comprometidos con la causa, no firmarán a menos que sea muy fácil firmar.

Es decir, la facilidad del proceso de firma es determinante para apoyar una causa. Si el firmante se tiene que desplazar para firmar en persona, o si tiene que imprimir el documento, firmarlo, escanearlo y enviarlo de vuelta firmado, probablemente no lo hará, ni aunque se trate de una causa solidaria.

Conclusión: la firma electrónica sirve para firmar online cualquier tipo de documento

Los usos y documentos mencionados representan casos muy claros para los que utilizar la firma electrónica avanzada es una gran ventaja. Y quizás por ese motivo las empresas los han detectado como los más “aptos” para utilizar esta herramienta y simplificarlos.

Sin embargo, y como comentábamos al inicio de este post, la firma electrónica se puede utilizar para firmar todo tipo de documentos y contratos. De hecho, existen muchas otras categorías de documentos (y de casos de uso) para las que la firma electrónica resulta especialmente ventajosa, como son las licencias de cesión de propiedad intelectual, los formularios para la verificación de identidad o de edad, los documentos de aceptación de deuda, etc.

¿Quizás en tu empresa tenéis un caso de uso que no hemos mencionado? Es tu oportunidad para ser pionero en una nueva aplicación de la firma electrónica. 

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