Qué es el e-procurement

En el mundo empresarial actual, la optimización de los procesos de adquisición y abastecimiento es fundamental para mejorar la eficiencia, reducir costos y aumentar la competitividad.

En este contexto, el e-procurement ha surgido como una solución innovadora que permite llevar a cabo actividades de compras y abastecimiento de manera electrónica, aprovechando las ventajas de las tecnologías de la información y la comunicación.

En este artículo, explicaremos en detalle qué es el e-procurement, los diferentes tipos que existen, sus ventajas, los ámbitos de aplicación más comunes y las tecnologías necesarias para su implementación.

¿Qué es el e-procurement?

El e-procurement, también conocido como aprovisionamiento electrónico o compras electrónicas, se refiere al proceso de llevar a cabo actividades de compras y abastecimiento utilizando tecnologías digitales y sistemas automatizados.

En lugar de realizar compras y transacciones en forma tradicional, a través de documentos impresos o comunicación telefónica, el e-procurement aprovecha Internet y otras tecnologías para agilizar y optimizar todo el proceso de compra.

Diferencias entre e-procurement y ecommerce

Aunque el e-procurement y el ecommerce comparten ciertas similitudes en términos de transacciones electrónicas, existen diferencias significativas entre ambos conceptos.

Mientras que el ecommerce se focaliza más en ofrecer una experiencia de compra rica para el comprador, que por lo general es un consumidor final, el e-procurement se focaliza en la optimización y agilización de los procesos de compra y abastecimiento.

Busca automatizar todo el proceso lo máximo posible, reduciendo costes, tiempos de espera, atención, y con el objetivo de generar relaciones a largo plazo de importantes acuerdos con diferentes proveedores.

Por todo esto, está principalmente enfocado a los negocios B2B entre empresas y B2G entre empresas y entidades públicas y gobiernos.

Del aprovisionamiento tradicional, al surgimiento del e-procurement

El surgimiento del e-procurement está estrechamente relacionado con el avance de las tecnologías de la información y la comunicación en las últimas décadas. A medida que Internet se volvió más accesible y las empresas comenzaron a adoptar sistemas informáticos en sus operaciones, surgió la necesidad de optimizar los procesos de compra y abastecimiento a través de plataformas electrónicas.

El concepto de e-procurement se originó en la década de 1990, cuando las empresas comenzaron a explorar formas de utilizar Internet para agilizar y mejorar sus actividades de compra.

En un principio, las soluciones de e-procurement se centraron principalmente en la automatización de tareas administrativas, como la emisión de órdenes de compra y la gestión de facturas, mediante el uso de sistemas electrónicos.

El e-procurement permite a las organizaciones publicar sus requisitos de compra, recibir cotizaciones de proveedores, ejecutar subastas en línea y realizar transacciones de manera electrónica, entre muchas otras posibilidades.

En la actualidad, las soluciones de e-procurement se han vuelto más sofisticadas, haciendo uso de sistemas de alta seguridad electrónica, inteligencia artificial y análisis de datos para mejorar la toma de decisiones y establecer canales de abastecimiento electrónico seguros y confiables.

Tipos de e-procurement

Existen varios tipos de e-procurement que se adaptan a las necesidades y características específicas de cada organización. Una clasificación generalizada puede ser como la siguiente, aunque lo cierto es que lo normal es que coexistan varios de estos tipos de e-procurement en las diferentes plataformas o procedimientos:

E-Procurement B2B: Este tipo de e-procurement se refiere a las transacciones comerciales electrónicas entre empresas. Permite a las organizaciones establecer relaciones de compra y venta en línea con sus proveedores y clientes, agilizando los procesos de adquisición, pago y entrega.

E-Sourcing: El e-sourcing se centra en el proceso de identificación, evaluación y selección de proveedores en línea. Las organizaciones utilizan plataformas digitales para buscar proveedores, solicitar cotizaciones, comparar ofertas y seleccionar la mejor opción.

E-Tendering: El e-tendering se utiliza principalmente en el sector público, donde las entidades gubernamentales publican licitaciones y solicitudes de propuestas en línea. Los proveedores pueden presentar sus ofertas electrónicamente, lo que simplifica el proceso de presentación y evaluación de licitaciones.

E-Reverse Auctions: En este tipo de e-procurement, los compradores publican sus requerimientos y los proveedores compiten entre sí para ofrecer el precio más bajo. Se realiza en tiempo real y puede ser especialmente útil para productos estandarizados o de bajo valor.

E-Catalogs: Los e-catalogs son catálogos electrónicos que contienen información detallada sobre productos y servicios disponibles para su compra. Las organizaciones pueden utilizar e-catalogs internos o externos para facilitar y agilizar el proceso de búsqueda, selección y compra de productos.

Ventajas del e-procurement

El e-procurement ofrece una serie de ventajas significativas para las organizaciones que lo implementan.

La eficiencia mejorada en los procesos es clave, pues automatiza y agiliza gran parte del proceso de compra, lo que reduce la carga administrativa, los tiempos de respuesta y los errores humanos.

Las transacciones se realizan de manera más rápida y eficiente, lo que permite a los compradores y proveedores dedicar más tiempo a actividades estratégicas.

Al optimizar los procesos de adquisición, el e-procurement ayuda a reducir los costes operativos. Las organizaciones pueden aprovechar descuentos por volumen, comparar y seleccionar las mejores ofertas, reducir los gastos administrativos y minimizar los errores en la facturación.

Al tratarse de una forma de abastecerse que establece un serie de estándares para poder operar con seguridad, y donde cada participante ha tenido que acceder tras un proceso de selección o admisión, los participantes pueden actuar con la tranquilidad de saber que las transacciones son seguras cuando se están utilizando las tecnologías digitales adecuadas, como es el caso de la criptografía, la firma digital y el certificado digital entre otros. 

El propio uso de la tecnología para los procedimientos permite tener un control y una visibilidad muy superior sobre los suministros respecto a lo que existía con el aprovisionamiento en el pasado. Se conoce en todo momento información sobre los proveedores, los productos, los precios, los envíos, las localizaciones y el estado de cada uno de los procesos en tiempo real.

El e-procurement permite una mejor gestión de proveedores al facilitar la evaluación y comparación de diferentes proveedores en términos de calidad, precio o plazo de entrega. Esto ayuda a las organizaciones a establecer relaciones más sólidas y a largo plazo con sus proveedores.

Ámbitos de aplicación del e-procurement

El e-procurement encuentra aplicaciones en una amplia variedad de sectores y organizaciones.

Las organizaciones privadas de todos los tamaños pueden beneficiarse del e-procurement para optimizar sus procesos de adquisición, desde pequeñas empresas hasta grandes corporaciones. Esto les permite ahorrar costos, mejorar la eficiencia y fortalecer las relaciones con sus proveedores.

Además, el e-procurement se ha adoptado ampliamente en el sector público, convirtiéndose casi en el principal ámbito de aplicación de este, para mejorar la transparencia y la eficiencia en los procesos de adquisición. Las entidades gubernamentales pueden utilizar sistemas de e-tendering y e-sourcing para realizar licitaciones y seleccionar proveedores de manera más eficiente.

Los servicios de salud, las universidades, colegios y otras instituciones educativas y de investigación pueden utilizar el e-procurement para gestionar la adquisición de bienes y servicios necesarios para su funcionamiento. Esto incluye desde suministros de oficina hasta equipos científicos.

Cualidades técnicas que dan soporte al e-procurement

El e-procurement requiere características técnicas específicas para su implementación efectiva. No solo es necesario una plataforma en línea que permita realizar transacciones electrónicas.

También es necesario que estas soluciones de e-procurement se puedan integrar en los sistemas internos de la organización para poder realizar todas las transacciones de forma ágil.

Esto último implica el uso de estándar y protocolos comunes, y por supuesto, el cumplimiento estricto de medidas de seguridad que mantengan a salvo los datos en todo momento y genere confianza tanto para proveedores como para solicitantes.

Es necesaria la implementación de protocolos de encriptación de datos, autenticación de usuarios, protección contra ataques cibernéticos y cumplimiento de las regulaciones de protección de datos.

Por último, las soluciones de e-procurement también deben adaptarse a las demandas de la movilidad, permitiendo a los usuarios acceder a la plataforma y realizar transacciones desde dispositivos móviles, como teléfonos inteligentes y tabletas.

Esto facilita la realización de actividades de compra y abastecimiento en cualquier momento y lugar, brindando flexibilidad y agilidad a los usuarios.