¿Qué es el portafirmas electrónico?

El portafirmas electrónico es una herramienta fundamental dentro del proceso de firma electrónica. Como ahora veremos, esta denominación proviene del nombre de una carpeta física que se utilizaba tradicionalmente para la recogida de firmas manuscritas.

Así, la denominación original se trasladó al dominio digital cuando se empezaron a desarrollar las aplicaciones de firma electrónica. En este sentido, aunque no todas las aplicaciones hayan adoptado esa nomenclatura, el concepto en sí sigue siendo prácticamente el mismo, pero con todas las ventajas propias de la digitalización.

¿Qué es un portafirmas electrónico?

Efectivamente, como decíamos en la introducción, el portafirmas electrónico no es más que la traslación directa del concepto de «portafirmas» al ámbito digital. Pero, entonces, ¿qué es un portafirmas?

Pues bien, el diccionario lo define simplemente como «carpeta en la que se ponen los documentos que ya están listos para ser firmados». Así, esta carpeta se venía usando tradicionalmente, tanto en la administración pública como en el ámbito empresarial, para recopilar a lo largo del día todos los documentos que requerían la firma de una determinada persona.

De este modo, al final del día o en horas determinadas, se pasaba la carpeta a la persona que debía firmar. Con ello se pretendía ordenar el proceso de firma, acumulándolo en franjas de tiempo concretas, para minimizar las molestias al responsable de la firma.

De lo contrario, los directivos podían enfrentarse a un «goteo» de firmas durante toda la jornada, lo que suponía constantes interrupciones en el flujo de trabajo.

Por tanto, el portafirmas electrónico es aquella herramienta software (o sección dentro de la misma) donde se envían y reciben los documentos que requieren la firma de una determinada persona.

De este modo, cada firmante puede acceder al portafirmas digital en el momento en que lo desee, comprobar qué documentos requieren su firma y, en su caso, firmarlos todos en una sola sesión.

Diferencia entre un portafirmas y portafirmas electrónico

Como acabamos de ver, el concepto de portafirmas es esencialmente el mismo, tanto en el ámbito analógico como en el dominio digital. No obstante, como es lógico, las diferencias entre ambos son también muy importantes.

En este sentido, podemos destacar las siguientes:

• El portafirmas tradicional utiliza documentos en formato papel, mientras que el electrónico emplea únicamente documentos digitales o digitalizados. Por ejemplo, en formato PDF, Word o similares.
• En el sistema tradicional se requiere el traslado físico del documento a la persona que lo tiene que firmar. Por el contrario, el portafirmas digital funciona mediante envíos electrónicos que proporcionan inmediatez y seguridad, sin necesidad de desplazamientos.
• El portafirmas convencional físico se basa en la confianza interpersonal y la firma manuscrita. De este modo, el encargado de trasladar los documentos conoce personalmente a quien debe firmar, entregándole los documentos para recoger su rúbrica. En cambio, con el portafirmas electrónico, el propio sistema garantiza quién es el receptor del documento, que se identifica de forma inequívoca sin intervención de un tercero.

A continuación veremos cómo incorporar esta herramienta de forma sencilla y eficaz en el día a día de cualquier empresa.

Cómo tener un portafirmas electrónico

Gracias al gran desarrollo tecnológico que ha experimentado la firma electrónica durante los últimos años, nunca había sido tan fácil disponer de un portafirmas digital.

En este sentido, hoy en día tienes a tu disposición soluciones de firma electrónica que te permiten contar con un sistema completo de forma sencilla, eficiente y asequible. Este es el caso del producto que ofrece Signaturit, que puede funcionar tanto de forma autónoma como integrado dentro de tu software de gestión.

Así, dentro de la aplicación, cada persona podrá consultar qué documentos tiene pendientes de firma, podrá enviar documentos para que firmen otras personas (de forma paralela o «en cascada»), etc.

Como veremos a continuación, se trata de una herramienta que te permite multiplicar la eficacia y eficiencia de los procesos de firma, con una incidencia directa en la productividad.

De este modo, puede evitarse el engorroso proceso de imprimir documentos, sellarlos, reunirlos para la firma, trasladarlos físicamente al responsable y esperar por la rúbrica.

Así, con el portafirmas electrónico puede simplificarse todo el procedimiento, pudiendo ser tan rápido y sencillo como firmar online un Word, un PDF o cualquier otro tipo de documento digital. Todo ello sin imprimir, trasladar documentos o esperar respuestas y, por supuesto, con la máxima fiabilidad que proporcionan los sistemas de firma electrónica actuales.

 

Ventajas del portafirmas digital

Las principales ventajas de utilizar un portafirmas digital frente a un sistema en papel son las siguientes:

• El portafirmas electrónico multiplica la eficiencia del proceso de firma. Así, las solicitudes de firma se pueden realizar de un modo rápido y muy sencillo, siendo recibidas de forma inmediata por los destinatarios. A su vez, los firmantes pueden consultar en cualquier momento los documentos pendientes en su portafirmas electrónico y firmarlos en el momento que prefieran.

• Se deja menos margen para el error humano. De este modo, con el portafirmas tradicional, no eran infrecuentes situaciones como el extravío de documentos, dejar sin firmar alguna de las páginas, etc. En el mismo sentido, también se previenen errores derivados de las prisas al revisar todos los documentos en bloque al final de la jornada, no leer bien lo que se está firmando en cada momento, etc.
• Se evitan problemas de custodia de los documentos. Con la carpeta física, se abría la posibilidad de que personas no autorizadas tuvieran acceso a los documentos de firma, que se sustrajeran o sustituyeran, etc. De ahí podrían surgir conflictos laborales, peticiones de responsabilidad, etc., que se previenen completamente con los sistemas de firma electrónica disponibles actualmente.
• Evita falsificaciones. Aunque no fuera frecuente, con el portafirmas físico existía la posibilidad de que pudiese falsificarse la firma manuscrita del responsable, ya que era posible acceder a los documentos en formato papel en caso de descuido o fallos de custodia. Por el contrario, con el portafirmas electrónico se garantiza la identificación del firmante, la integridad del documento y, por tanto, se gana en seguridad jurídica en el proceso de firma.
• No requiere presencia física en el mismo lugar ni traslado de documentos.
• Proporciona beneficios medioambientales y ahorro de costes, al evitar el uso de papel, costes de impresión, transporte de documentos, etc.

En conclusión, el portafirmas electrónico recoge la idea del portafirmas tradicional para renovarla y transformarla radicalmente. El resultado es un proceso mucho más rápido, eficiente, fiable, seguro y ecológico, siendo ya una pieza fundamental dentro de la trasformación digital de empresas y administraciones públicas.

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