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¿Qué es la firma electrónica? Cualquier persona nueva en esta área puede confundirse sobre qué es una firma electrónica y en qué se diferencian los distintos tipos que se reconocen legalmente.
En el siguiente post queremos resolver todas las dudas sobre esta solución digital que mejora procesos y permite el cierre de acuerdos en una infinidad de empresas comprometidas con la transformación digital.
Este blog forma parte de nuestra guía de firma electrónica ¡Entra y descubre todo nuestro material!
Este post también está disponible en inglés
Firma electrónica: definición y concepto
Todos reconocemos y sabemos que la firma clásica es un grafo manuscrito que representa el nombre y apellido, o título, de una persona. Su naturaleza jurídica es asegurar la identidad de una persona, y constituye una prueba del consentimiento, vinculación y aprobación de la información contenida en un documento.
Pues la firma electrónica igual. Es una indicación, pero en formato electrónico de la intención de una persona de aceptar el contenido de un documento o un conjunto de datos con los que se relaciona la firma.
Al igual que su contraparte manuscrita, una firma electrónica es un concepto legal que captura la intención del signatario de quedar obligado por los términos del documento firmado.
La forma de la «marca» o cómo fue creada no es importante. Lo importante es probar quién hizo la marca y que el documento no se modificó posteriormente.
Según el Reglamento (EU) Nº 910/2014, que define y regula las firmas electrónicas en la Unión Europea y ya hemos mencionado, la firma electrónica son los “datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar».
Tipos de firmas electrónicas
El Reglamento eIDAS define tres niveles de firma electrónica: firma electrónica ‘simple’, firma electrónica avanzada y firma electrónica calificada.
Los requisitos de cada nivel se basan en los requisitos del nivel que se encuentra debajo, de modo que una firma electrónica calificada cumple con la mayoría de los requisitos y una firma electrónica «simple» es la que menos.
✔️ Firma electrónica simple
Una firma electrónica se define como «datos en formato electrónico que se adjunta o se asocia lógicamente con otros datos en formato electrónico y que el signatario utiliza para firmar» (Artículo 3 de eIDAS).
Por lo tanto, algo tan simple como firmar un documento y enviarlo escaneado a través de nuestro correo electrónico, un usuario y contraseña, o aceptar los términos y condiciones de una sitio web sería una firma simple.
Existe una asociación lógica entre la cuenta de origen del mensaje (nuestra dirección de email) y la firma por ejemplo. Sin embargo, no existe realmente ninguna ninguna evidencia de quién ha sido realmente el firmante.
Por eso, esta firma electrónica, comúnmente denominada como simple, es la que tiene un nivel más bajo de seguridad.
✔️ Firma electrónica avanzada
Una firma electrónica avanzada es una firma electrónica que cumple con los siguientes requisitos:
- a) vincular al firmante de manera única;
b) permitir la identificación del firmante;
c) creado de una manera que permita al signatario retener el control;
d) estar vinculada con los datos firmados de tal modo que cualquier cambio posterior de los datos sea detectable.
La firma electrónica avanzada tiene un nivel de seguridad superior al de la firma simple.
✔️ Firma electrónica cualificada
Una firma electrónica calificada es una firma electrónica avanzada que además:
- creado por un dispositivo cualificado de creación de firmas;
- y se basa en un certificado cualificado para firmas electrónicas
Son ejemplos de este tipo de firma electrónica la generada con el DNI electrónico o los certificados de firma electrónica alojados en tarjetas criptográficas.
Los certificados cualificados para firmas electrónicas son proporcionados por proveedores (públicos y privados) a los que una autoridad nacional competente ha otorgado un estatus de calificado según lo indicado en las «listas de confianza» nacionales del Estado miembro de la UE.
La legalidad de la firma electrónica
De acuerdo al Código Civil Español, como regla general, un contrato será válido toda vez que dos o más partes alcancen un acuerdo (sea éste verbal, manuscrito o por medios electrónicos).
En España, la firma electrónica está regulada y tiene plena validez legal, pudiéndose utilizar para celebrar un gran número de acuerdos.
La ley 6/2020 regula a nivel nacional los servicios de confianza y su eficacia jurídica como complemento de lo dispuesto por el Reglamento eIDAS, siendo este último la principal regulación en la materia tanto en España como en el resto de la Unión Europea.
Los contratos celebrados por medios electrónicos serán válidos en España siempre y cuando las partes presten su consentimiento libre a la celebración de contratos con un
fin y causa lícita.
La firma electrónica en España puede utilizarse para la firma de todos aquellos acuerdos que no estén sujetos a restricciones de forma que así lo impidan.
Ventajas de la firma electrónica
⏰ Ahorro en tiempo
Con las transacciones en papel, los procesos son lentos y poco ágiles por la demora en devolver los documentos firmados, mientras que con la firma electrónica es cuestión de minutos. El destinatario puede firmar el documento de inmediato con lo que se evitan retrasos innecesarios y el cierre de los acuerdos se acelera.
📈 Mejor eficiencia de los procesos contractuales
Con la firma electrónica, se simplifican y automatizan las etapas de la gestión de un contrato: creación, envió, seguimiento y archivo. Se evitan errores, pérdidas de documentos y demoras en los procesos.
⭐ Mayor productividad y satisfacción de los empleados
Con la firma electrónica, los empleados pueden realizar su trabajo de la manera más eficiente posible. Se simplifica su día a día y ya no pierden tiempo con tareas repetitivas (imprimir, escanear, enviar…).
Pueden dedicar su tiempo a tareas que aporten más valor. Contribuye a la productividad pero también constituye un factor de satisfacción y motivación indiscutible.
💸 Reducción de costes
Con la firma electrónica se reducen los gastos administrativos: menor consumo de papel y de tinta, menores gastos en mantenimiento y reparación de las impresoras, y menor gasto en material para archivar y guardar ordenadamente la documentación.
🙋🏽 Mejor experiencia cliente
El grado de satisfacción de los clientes mejora considerablemente gracias al hecho de no tener que desplazarse para realizar una firma, ni imprimir y escanear el documento para enviarlo firmado. La firma electrónica moderniza y simplifica el viaje de compra del cliente.
⚖️ Mayor cobertura legal
La firma electrónica aporta mayor seguridad a los contratos que la firma tradicional. Ofrece una trazabilidad completa del proceso de firma mediante las evidencias electrónicas. Permite identificar el firmante y garantiza la integridad del documento.
🌍 Ayuda al medioambiente
El uso de la firma electrónica permite reducir de manera significativa el consumo de papel en una oficina. Y eso impacta de manera positiva al medio ambiente, limitando la deforestación y el gran consumo de agua necesario para la producción de papel.
¿Qué necesito para firmar electrónicamente?
Para firmar electrónicamente es necesario utilizar los servicios de un proveedor de confianza que preste los servicios de firma electrónica reconocidos por el citado reglamento eIDas.
Signaturit cuenta con la herramienta perfecta para digitalizar cualquier proceso en el que se requiera firmar documentación. Nuestra solución es escalable y se adapta a las necesidades de todo tipo de empresas, independientemente del sector o industria, ya puede integrarse fácilmente en cualquier flujo de trabajo.
Puedes enviar un documento a firmar con Signaturit de dos formas:
- Plataforma web (Saas): Puesta en marcha en minutos: sin instalación, sin departamento IT. Directamente desde nuestra plataforma online.
- Integrado en las aplicaciones de Negocio (API): Automatizando tus procesos de firma y gestión de contratos y documentos en tu página web/app o en tu software (CRM, ERP, ect.)
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Signaturit facilita la solicitud y la realización de firmas electrónicas simples, avanzadas y avanzadas con certificado digital con plena seguridad y validez legal, cumpliendo tanto con las regulaciones de la Unión Europea (Reglamento nº 910/2014), como con las de los Estados Unidos (E-SIGN y UETA Acts).
Además, las soluciones de firma electrónica de Signaturit son multiplataforma, es decir, el firmante puede acceder a su documento a firmar desde cualquier tipo de dispositivo (ordenador, tablet, smartphone) con acceso a navegador web e Internet, sin necesidad de descargarse un app y sin necesidad de darse de alta en ningún sistema.
Conclusión, la firma electrónica como solución para tu día a día
Si bien los diferentes niveles de firmas electrónicas pueden ser apropiados en diferentes contextos, se debe realizar un estudio para determinar cuál de los tipos de firma electrónica es la más adecuado para cubrir cada caso de uso: la simple, la avanzada o la cualificada.
Por ello, para no tener que caer en “sucedáneos”, con nula seguridad y valor jurídico, como las firmas en tabletas digitalizadoras o en firmas manuscritas escaneadas, os invitamos a probar nuestra solución de firma electrónica avanzada, de forma gratuita durante 7 días para que puedas comprobar la sencillez de uso que comentamos.
El valor de Signaturit, es sin duda la facilidad de uso de nuestra herramienta junto con su seguridad. ¿De qué sirve una tecnología que sea muy segura si casi nadie puede usarla? Así, aunque nuestra obsesión sea la seguridad en torno a la firma electrónica, no hay firma si esta no se usa.
Si necesitas más información, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
* Post original publicado 17/05/18.
