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Lo más seguro es que sepas qué es la firma electrónica, pero quizás no conozcas las ventajas que ofrece esta herramienta digital a la hora de firmar todo tipo de contratos.
En este post te presentamos 7 ventajas de la firma electrónica para firmar contratos.
¿Qué es la firma electrónica?
Todo el mundo habla de la firma electrónica ya que ha experimentado un auténtico boom en los últimos meses durante la crisis sanitaria. Ha sido una herramienta fundamental al permitir a empresas y profesionales mantener su actividad de forma remota, firmando online documentos y contratos para el buen funcionamiento de su actividad.
De hecho, ha sido una solución para que los empleados durante el teletrabajo pudiesen cumplir los procesos de firmar de forma legal y segura. Sin embargo, la firma electrónica es mucho más que eso.
Por ejemplo, como profesional de RRHH seguro que sientes que tienes que tener mil ojos para que no se te pase ningún plazo, documento, firma, o campo a completar de cada uno de los trámites que tienes abiertos. Con la firma electrónica puedes estar más tranquilo de no cometer un error o descuido.
Conoce a continuación todas las ventajas de la firma electrónica, para que puedas automatizar lo máximo posible tus procesos contractuales y ¡vivas la paz mental!
7 ventajas de la firma electrónica para firmar contratos
1. Ahorra tiempo: firma en minutos
Uno de los primeros beneficios de una solución de firma electrónica es, sin duda, el ahorro de tiempo. El tiempo de espera para que tus contratos sean firmados por un tercero se reduce significativamente: ¡de unas pocas semanas a unos días u horas!
De hecho, el firmante puede firmar online el documento una vez recibido, desde el dispositivo que elija (ordenador, tablet o teléfono inteligente) con acceso a Internet. Ya no necesitará desplazarse o tener acceso a una impresora, puede firmar en cualquier momento: descansando desde casa, en el transporte público o mientras está de compras. Y una vez firmado, el contrato se enviará automáticamente al remitente o a su responsable de departamento para que lo firme también. Esto evita retrasos innecesarios.
Al acelerar la firma de los contratos, dependiendo de su uso, puede acelerar sus contrataciones, pero también sus ventas si son contratos comerciales.
2. Eficiencia de los procesos de gestión de contratos
En segundo lugar, dado que los contratos se firman online, la firma electrónica elimina las tareas administrativas repetitivas y que consumen mucho tiempo asociadas con la gestión de documentos, en particular la impresión y el escaneo de los mismos.
Además, las características que ofrece la firma electrónica de Signaturit simplifica y automatiza las etapas de envío, seguimiento y archivo de los contratos. Entre estas funcionalidades podemos mencionar:
- Monitoreo en tiempo real de los pasos del proceso para cada firmante (enviado, recibido, abierto, firmado);
- Envío de recordatorios automáticos a los participantes que aún no han firmado;
- Configuración de una fecha de vencimiento para los documentos enviados a firmar;
- Envío masivo: enviar el mismo documento para ser firmado a muchas personas al mismo tiempo;
- Creación de plantillas de documentos para firmar.
Para una máxima automatización de los procesos, recomendamos integrar nuestra solución de firma electrónica en su software empresarial (ERP, CRM, HRIS, etc.) a través de API.
Sin duda, el proceso de firma electrónica es más eficiente que el proceso tradicional en papel, por lo que al optimizar la gestión de contratos, sus equipos serán más productivos y tendrán más tiempo para dedicarlo a tareas de mayor valor.
3. Mejor experiencia del candidato o cliente
La implementación de una solución de firma electrónica simplificará el proceso de incorporación para los futuros empleados o de compra para sus consumidores. Ya sea que se trate de ventas B2B o B2C, de forma remota o en la tienda, puede mejorar la experiencia del cliente simplificando y modernizando el paso de firma.
En cuanto el cliente se decida por tu producto o servicio, podrá firmar el contrato de forma inmediata, sin tener que realizar los tediosos trámites administrativos: imprimir dos copias del documento, firmarlas y devolverlas a la empresa por correo postal o escaneado por email.
Por ejemplo, en los casos de suscripción online, la firma electrónica es especialmente apreciada por los clientes, ya que podrán firmar su contrato directamente desde el sitio web o la aplicación. Podrás ofrecer un proceso 100% digital, fluido y sin problemas.
4. Mejor experiencia de los empleados
Poner las herramientas de trabajo digitales a disposición de tus empleados significa permitirles realizar su trabajo de la manera más eficiente posible. Y esto es sin duda un factor de satisfacción y motivación para ellos.
Tomemos el ejemplo de un vendedor cuyo objetivo es maximizar las ventas. Con cada nueva venta, este deberá gestionar el papeleo y la firma el contrato con el cliente. Esta etapa final de la venta es fundamental, sin embargo puede llevar bastante tiempo: enviar el contrato, contactar con el cliente en caso de que no firme, imprimir y archivar.
Esto puede ser una fuente de frustración para el vendedor que debe dedicar su tiempo para realizar este seguimiento, cuando en su lugar podría estar buscando nuevos prospectos o avanzando en las negociaciones con otros potenciales clientes.
Según la encuesta de VMware, “las empresas de alto crecimiento que invierten más en la experiencia digital de sus empleados tienden a crecer, para beneficiarse de una cultura progresista, para retener mejor sus talentos y ser visto como un gran lugar para trabajar por sus empleados «.
➡️ Para obtener más información, lee nuestro artículo: Cómo mejorar la experiencia de los empleados con la firma electrónica.
Con la firma electrónica se acelera esta etapa contractual. Por tanto, el vendedor puede concentrarse en tareas de mayor valor añadido. Este es un factor real de satisfacción y motivación para los empleados, quienes se sentirán más productivos y valorados.
En definitiva, ya sea en el departamento comercial, RRHH o administrativo, la implementación de una firma electrónica tendrá un impacto en la experiencia del empleado, pues su uso simplificará el día a día de los empleados al automatizar procesos y reducir tediosas tareas administrativas.
5. Reducción de costes
Al utilizar una solución de firma electrónica, podrás reducir significativamente tus costes inherentes a la gestión de documentos:
- No es necesario imprimir o escanear ⇒ ahorros en papel, tinta y mantenimiento de la impresora.
- No es necesario enviar contratos por correo ⇒ ahorro en franqueo, mensajería, sobres, etc.
- No es necesario archivar documentos en formato papel ⇒ ahorro en material de oficina (buzones de archivo , archivadores, etc.) y recuperación de espacios vinculados al archivo en papel.
6. Mejor cobertura legal
La firma electrónica aporta mayor seguridad a sus contratos que la tradicional firma manuscrita. Ciertamente tiene el mismo valor legal, sin embargo, la firma electrónica ofrece una trazabilidad completa del proceso de firma. De hecho, para cada proceso de firma de documentos, se genera un documento probatorio que contiene todas las evidencias electrónicas (fecha, hora, nombre del firmante, dirección IP, cadena de control, etc.).
Además, la solución de firma electrónica avanzada de Signaturit permite identificar inequívocamente a los firmantes y garantizar la integridad de los documentos firmados.
Por tanto, la firma electrónica ofrece a las empresas y profesionales todas las garantías de seguridad necesarias para la gestión de sus contratos.
7. Reducción de la huella medioambiental
La implementación de una solución de firma electrónica forma parte del objetivo “papel cero”, que responde a los desafíos de RSE.
Gracias a la firma electrónica, ya no es necesario imprimir documentos y contratos para firmarlos. Todos los contratos se envían, firman y archivan, sin utilizar una sola hoja de papel. Por tanto, el consumo de papel se reduce considerablemente, lo que permite limitar a gran escala la deforestación y el gran consumo de agua necesario para la producción de papel.
Además, reduce el consumo de otros consumibles, como tinta o material de oficina imprescindible para el archivo en papel, pero también el transporte relacionado con los envíos postales y sus emisiones de CO2 asociadas.
Por tanto, la firma electrónica es una solución sencilla de implementar para reducir el impacto medioambiental de su empresa.
En 1 año, el uso de nuestra solución de firma electrónica por nuestros clientes ha permitido ahorrar:
43 millones de páginas de papel tamaño A4
900 toneladas de CO2
➡️ Para obtener más información, lea nuestro artículo : La firma electrónica como aliada del medio ambiente.
Prueba la firma electrónica y descubre tu mismo las ventajas
Las empresas que implementen una solución tecnológica de firma electrónica disfrutarán de un impacto positivo en diversos aspectos de su negocio (productividad de los empleados, satisfacción del cliente, imagen como marca…) ya que, sin duda, los términos eficiencia y tecnología van de la mano.
Entonces, si aún estás firmando todos tus contratos en papel, es hora de empezar a modernizar tus procesos. ¿Te ayudamos?
