¿Qué es la transformación digital y cómo se implementa?

A pesar de que la transformación digital es ya una realidad plena en muchas empresas y organizaciones, existen muchas otras que se enfrentan a numerosas dificultades para implementar este tipo de cambios o que, incluso, ni se lo plantean.

Sin embargo, en un mundo cada vez más digital e interconectado, quedarse atrás puede suponer grandes pérdidas económicas e, incluso, la eventual desaparición del negocio a medio o largo plazo.

En este artículo veremos en qué consiste exactamente la transformación digital, cuáles son sus principales ventajas y cómo se debería implementar en la práctica para conseguir buenos resultados.

¿Qué es la transformación digital?

De una forma muy sencilla, podríamos decir que la transformación digital es la adopción e integración de la tecnología digital en todas las áreas de una empresa u organización.

No obstante, esta definición tan básica puede llevar a algunas confusiones o simplificaciones.

En este sentido, hay que resaltar que no se trata, simplemente, de instalar un determinado software de gestión empresarial, implantar el almacenaje de datos en la nube, etc.

Al contrario, la transformación digital bien entendida supone un cambio completo de la organización, repensando modelos, procesos hasta ahora realizados de forma tradicional, como la firma de contratos, y estrategias y, por supuesto, alcanzando a hacer efectivo un cambio en la mentalidad y cultura empresarial a todos los niveles.

Ventajas de la transformación digital

Algunas de las principales ventajas de la transformación digital en las empresas son las siguientes:

• Promueve una cultura de innovación en la compañía, con efectos positivos duraderos en la mejora de procesos, creación de productos o servicios, etc.
• Incrementa la capacidad de respuesta y adaptación ante los cambios.
• Mejora la eficiencia interna.
• Fomenta una mayor colaboración y comunicación dentro de la compañía.
• Puede mejorar la experiencia y satisfacción del cliente, así como su percepción de la marca.
• Tiene el potencial para crear o encontrar nuevas oportunidades de negocio y fuentes de ingreso alternativas, gracias a la innovación de procesos y a la analítica de datos.

Como consecuencia de todo lo anterior, la empresa puede generar una ventaja competitiva respecto de otras compañías del mismo sector.

Ejemplos de transformación digital

Los posibles ejemplos de transformación digital en empresas de todo el mundo son realmente variados y numerosos. Algunos ejemplos de organizaciones donde han sabido adaptarse a la transformación digital son: 

• Lego: la famosa empresa de juguetes supo introducir sabiamente sus productos en películas y videojuegos, pero, además, consiguió implicar directamente a los clientes en el diseño de nuevos productos.
• Disney: el lanzamiento de la plataforma digital Disney+ logró reforzar la posición de esta histórica compañía en el ámbito digital, aglutinando los contenidos de sus diversas marcas.
• Ikea: es un perfecto ejemplo de transformación digital efectiva en una empresa de corte tradicional. Así, por ejemplo, la integración de herramientas de realidad virtual o la mejora continua de su plataforma online han logrado que hasta el 80% de sus clientes inicien el proceso de compra online.

Por supuesto, en la mayoría de casos, este proceso de transformación digital no resulta fácil, directo ni «indoloro». Al contrario, conlleva un esfuerzo colectivo sostenido en el tiempo, así como la continua superación de obstáculos.

Cómo implementar la transformación digital en un negocio

Para llevar a cabo la transformación digital de una empresa, debe diseñarse un plan global que implique a todos los departamentos y estratos de la organización, en un proceso sometido a continuas revisiones y mejoras.

Por supuesto, esto no quiere decir que el plan deba pecar de un exceso de ambición o ser igual para todas las compañías. Al contrario, es necesario adaptarlo a las características y objetivos específicos de cada empresa.

Algunas de las piezas clave para tener éxito en este proceso de transformación digital son las siguientes:

• Adopción de una mentalidad innovadora. Debe perderse el miedo al cambio y replantearse la forma de hacer las cosas a todos los niveles. No obstante, esto no implica que todo deba modificarse, desechando la experiencia previa, pero sí han de mantenerse abiertas todas las opciones.
• Formación en competencias digitales. Desde luego, es imprescindible que tanto directivos como empleados estén capacitados para pilotar e implementar la transformación digital de la empresa. Esto no solo se refiere al manejo de herramientas o software específicos, sino al aprendizaje de nuevas formas de trabajo, una mayor colaboración y comunicación dentro de la compañía, etc.
• Captación de talento. Con independencia de la formación interna, es probable que se necesite incorporar nuevo talento que aporte experiencia y conocimientos específicos en las diversas áreas implicadas en la transformación digital. Por ejemplo, Data Science, Inteligencia Artificial, Aprendizaje Automático, comercio electrónico, etc.
• Reorganización interna. En determinados casos, puede ser conveniente plantearse una reorganización de la estructura de la empresa para adaptarse mejor a las necesidades del nuevo ciclo. Esto puede implicar también una redefinición de ciertos puestos y funciones.
• Rediseño de procesos y estrategias para el ámbito digital. En todos los casos, debería priorizarse la orientación al cliente, dando respuesta a las nuevas preferencias y comportamientos desarrollados en el ámbito digital.
• Implementación de tecnologías específicas. Como veremos en el próximo apartado, la transformación digital también va a requerir la utilización de herramientas que permitan aprovechar todo el potencial de los nuevos canales y tecnologías digitales dentro de la organización.

Programas que ayudan a digitalizar mi empresa

Sin duda, dos de las principales características de una empresa digital son su orientación al cliente y una buena utilización de los datos, todo ello apoyado en una sólida cultura de innovación.

En la práctica, esto va a requerir la utilización de herramientas software específicas que posibiliten llevar a la práctica el proceso de digitalización. Así, entre otras muchas, podemos destacar las siguientes:

• Software de recogida y análisis de datos (Big Data) en los distintos canales con los que cuente la organización. Sin duda, el volumen y complejidad de los datos que se manejan en el entorno digital, requieren soluciones específicas que permitan recopilarlos, depurarlos y, por supuesto, utilizarlos efectivamente para la toma de decisiones. Esto puede incluir herramientas de Machine Learning e Inteligencia Artificial que ayuden en el tratamiento y utilización de los datos.
• Soluciones de Business Intelligence (BI), para centralizar la información esencial para el funcionamiento del negocio.
• Herramientas de marketing digital. Aunque el manejo de este tipo de aplicaciones no es suficiente para hablar de verdadera transformación digital (como a veces se cree), esto no quiere decir que no sean imprescindibles para la mayoría de empresas a día de hoy.
• Software de ciberseguridad. La seguridad informática es un frente que no debería descuidarse en ningún momento. Por supuesto, esto no se limita al uso de ciertas herramientas software, sino que parte de una buena formación y entrenamiento de los trabajadores, para evitar conductas de riesgo.
• Herramientas de firma digital. Desde luego, en una transformación digital plena, no puedes permitir que el proceso de compra requiera firmas manuscritas en papel, desplazamientos del cliente o demoras en la contratación. Por tanto, algo tan sencillo como plasmar una firma digital en pdf con certificado digital, puede suponer un incremento radical de la satisfacción del cliente o del proveedor y una gran mejora en la eficiencia de los procesos. En este sentido, Signaturit cuenta con soluciones de firma electrónica adecuadas a todo tipo de empresas y organizaciones, con independencia del tamaño y sector.

En definitiva, la transformación digital es un proceso global que, para ser exitoso, debería implicar a toda la organización y basarse en un auténtico cambio cultural a todos los niveles.

No obstante, tampoco debe restarse importancia a la necesidad de contar con las herramientas y soluciones tecnológicas más adecuadas para cada empresa, ya que son el medio directo a través del cual se van a implementar las diversas estrategias y procesos anteriormente diseñados.