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El sello electrónico, regulado en el Reglamento 910/2014 relativo a la identificación electrónica y los servicios de confianza, trata de agilizar las transacciones en Europa permitiendo su realización en el entorno digital con todas las garantías.
En este post definimos qué es un sello electrónico, tipos y sus beneficios.
¿Qué es el sello electrónico?
El Reglamento eIDAS define el sello electrónico como los datos en formato electrónico anejos a otros datos en formato electrónico, o asociados de manera lógica con ellos, que garantizan el origen y la integridad de estos últimos.
Es por tanto similar a la firma electrónica, pero solo están disponibles para personas jurídicas, como entidades corporativas.
El sello electrónico está diseñado para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos sellados con él. El certificado del Sello contiene información que define qué significa exactamente “la autenticidad” del documento.
Para ello, un sello electrónico debe estar vinculado a los datos sellados con él de tal manera que cualquier cambio posterior en los datos sea detectable y también de tal manera que no se pueda crear un sello falso sin acceso a los datos (generalmente un clave privada) utilizada para la creación del sello digital.
Esto generalmente se logra mediante el uso de un certificado digital cualificado que está involucrado en la creación de un sello digital. La clave privada única utilizada en la creación del sello digital garantiza el no repudio: la entidad que creó el sello digital no puede negar más tarde que creó el sello para ese documento.
Si el documento se modifica después de la creación de su sello digital, el sello digital no es válido para el documento modificado.
Esto puede ser verificado por cualquier persona con acceso a la clave pública correspondiente a la clave privada utilizada en la creación del sello digital, asegurando la integridad del documento sellado.
Con el simple clic del ratón para acreditar la autenticidad de origen e integridad del documento sellado.
Un ejemplo de cómo funciona un sello electrónico es una cámara de fotos en la que cada imagen capturada se sella con información sobre el tiempo y el lugar, descargada del GPS. Este sello garantiza la autenticidad del origen de las imágenes de un modelo de cámara específico y también especifica dónde y cuándo se tomó la foto.
En definitiva, el sello electrónico (eSeal) es similar en su función al sello del negocio tradicional. Se puede aplicar a un documento electrónico para garantizar el origen y la integridad del mismo.
No podemos confundirlo con el sello de tiempo, otro servicio de confianza, que constituye una prueba electrónica de la existencia de un conjunto de datos en un momento específico.
Diferencia con la firma electrónica
El Reglamento eIDAS especifica que solo una persona jurídica puede crear un sello, por tanto la diferencia entre firma electrónica y sello electrónico es que este último es creado por una persona jurídica, mientras que las firmas digitales son creadas por una persona física.
Por tanto, la respuesta simple a la diferencia entre la firma electrónica y el sello es que una persona agrega una firma, mientras que una organización agrega un sello.
Para la creación de una firma electrónica se requiere la acción de la persona que firma un documento o dato. Por el contrario, la creación de los sellos digitales se puede automatizar e incorporar en procesos que se ejecutan automáticamente en un entorno digital.
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Tipos de sellos electrónicos
El Reglamento define tres tipos de sello electrónico:
- «sello electrónico», datos en formato electrónico anejos a otros datos en formato electrónico, o asociados de manera lógica con ellos, para garantizar el origen y la integridad de estos últimos.
- «sello electrónico avanzado», un sello electrónico que cumple los siguientes requisitos del artículo 36 del Reglamento:
- estar vinculado al creador del sello de manera única.
- permitir la identificación del creador del sello.
- haber sido creado utilizando datos de creación del sello electrónico que el creador del sello puede utilizar para la creación de un sello electrónico, con un alto nivel de confianza, bajo su control, y
- estar vinculado con los datos a que se refiere de modo tal que cualquier modificación ulterior de los mismos sea detectable.
- «sello electrónico cualificado», un sello electrónico avanzado que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de sellos electrónicos y que se basa en un certificado cualificado de sello electrónico.
El certificado de sello electrónico
El certificado de sello electrónico se definen en el Reglamento UE Nº 910/2014 como una declaración electrónica que vincula los datos de validación de un sello con una persona jurídica y confirma el nombre de esa persona;
Además, distingue el certificado cualificado de sello electrónico como, un certificado de sellos electrónicos que ha sido expedido por un prestador cualificado de servicios de confianza y que cumple con unos requisitos establecidos.
Un certificado cualificado de sello electrónico permite a una persona jurídica identificarse telemáticamente y realizar firmas electrónicas sin que sea necesario la incorporación de los datos de un representante, y es especialmente adecuado para firma y autenticación entre componentes informáticos en procesos automatizados sin intervención de una persona, por ejemplo para la generación de recibos, facturas, envío de correos , etc.
Beneficios del sello electrónico
Garantizar la autenticidad e integridad de los documentos a través de los sellos electrónicos es una gran ventaja para facilitar la implementación de una serie de servicios electrónicos, asegurando las medidas de seguridad necesarias para abordar el riesgo en un proceso comercial en particular.
Los documentos sellados pueden procesarse más en la nube de datos o usarse como evidencia para otros servicios de confianza, lo que a su vez crea la oportunidad de construir una serie de servicios comerciales.
El uso del sello electrónico, como hemos comentado, permite simplificar el uso de los servicios electrónicos por parte de las personas sin la necesidad de una firma electrónica.
Por tanto, si tu empresa envía documentos a otras partes y deseas garantizar la integridad de esos documentos, los sellos electrónicos pueden ser una buena solución. El sellado de los documentos se puede integrar en el proceso comercial, asegurando que todos los documentos producidos se sellan automáticamente, sin ninguna interacción humana.
Así se consiguen unos costos reducidos a través de procesos más optimizados y mayor confianza en el origen de un documento, al proporcionar un medio para que las personas jurídicas (como las empresas) puedan probar tanto el origen como la integridad de un documento.
Los usos de estos sellos electrónicos son múltiples. Pueden usarse para asegurar la integridad de los extractos bancarios, confirmación de empleo, diplomas universitarios, documentos de identidad, escrituras, documentos de pólizas, certificados de capacitación, declaraciones de impuestos y muchos otros.
