¿Qué es un SMS certificado?

Aunque el SMS certificado no sea tan conocido como otros formatos de comunicación certificados, puede ser una magnífica alternativa a sistemas como el burofax o los correos electrónicos certificados, con los que tiene bastantes similitudes.

Al fin y al cabo, se trata de una forma muy sencilla, rápida, eficaz y económica de realizar comunicaciones con plena validez jurídica, que llegan directamente al teléfono móvil del destinatario.

En este artículo veremos cómo funciona este sistema, cuál es su validez a efectos legales y para qué tipo de trámites puede utilizarse. No obstante, antes de nada, es importante recordar la definición básica de SMS certificado.

¿Qué es un SMS certificado?

Básicamente, un SMS certificado es un mensaje de texto que se envía al teléfono móvil de su destinatario y que tiene plena validez jurídica como medio de notificación fehaciente.

Como ya sabrás, el acrónimo SMS significa Short Message Service («servicio de mensajes cortos») y nació con el desarrollo de la telefonía móvil a mediados de los años 80. No obstante, su gran popularización llegaría en la segunda mitad de la década de 1990 y principios de los 2000.

Durante los últimos años, el auge de los smartphones y los servicios de mensajería instantánea como WhatsApp han provocado un gran descenso en el uso de los SMS, aunque siguen teniendo vital importancia en servicios de autenticación en dos pasos y, en lo que ahora veremos, para realizar notificaciones.

Por tanto, la diferencia esencial entre un SMS ordinario y un SMS certificado está en que este último tiene plena validez jurídica a efectos de notificación. Veamos qué significa esto en la práctica.

SMS certificado y su validez legal

Efectivamente, la validez legal del SMS certificado es equivalente a la que nos ofrecen sistemas más tradicionales como el correo postal certificado o el burofax.

Pero también es similar a formatos más actuales, como sería el caso del correo electrónico certificado. Para más detalles, puedes consultar el artículo que hemos dedicado a explicar qué es un email certificado.

Por tanto, los SMS certificados:

• Permiten acreditar la entrega del mensaje a su destinatario, dejando constancia de la fecha y hora en que se produjeron.
• Pueden acreditar la lectura de los documentos adjuntos y su descarga, así como su contenido.

En consecuencia, si se implementa de forma adecuada y con todas las garantías técnicas, el SMS certificado es un medio de notificación con plena validez jurídica y que puede ser utilizado como medio de prueba ante los tribunales.

De este modo, el burofax, los SMS certificados o el email certificado producirían los mismos efectos en la práctica.

¿Cómo funcionan los SMS certificados?

El funcionamiento del SMS certificado es, en la práctica, muy sencillo. Básicamente, el proceso es el siguiente:

1. Envío del SMS certificado a través de una herramienta que ofrezca esta funcionalidad, como es el caso de la plataforma de Signaturit.
2. Recepción del mensaje en el dispositivo móvil del destinatario. Se pueden incluir documentos adjuntos donde figure el texto del acto o la resolución notificada.
3. Acreditación de la notificación. En cuanto el destinatario accede al contenido del SMS certificado, se genera un documento acreditativo con todos los detalles de la notificación realizada, que se envía al emisor del mensaje inicial.

Muy relacionada con esta operativa de los SMS certificados, aunque se trate de un caso distinto, es la posibilidad de firmar con SMS. Básicamente, se trata de remitir un mensaje de texto que enlaza a un documento  alojado en un servidor.

Una vez revisado el documento, el receptor puede firmarlo mediante un certificado electrónico o, simplemente, trazando su firma en la pantalla del smartphone (quedando así capturados los rasgos biométricos de la firma).

Para qué se usan los SMS certificados

Los casos de uso del SMS certificado son realmente amplios y variados, dependiendo de las necesidades y características de sus usuarios, así como del sector en el que se ubiquen.

Así, algunas posibilidades son las siguientes:

• En el caso de las Administraciones Públicas, pueden utilizarse para notificar resoluciones de recursos, imposición de multas, liquidaciones tributarias, trámites en contrataciones públicas o cualquier otro acto o resolución de carácter administrativo.
• En el ámbito empresarial, los SMS certificados pueden servir para realizar todo tipo de notificaciones de carácter laboral, comunicar el inicio o fin de un contrato de servicios o suministros, realizar comunicaciones bancarias, hacer reclamaciones de pago, etc.
• Dentro del sector de seguros, puede hacerse uso del SMS certificado para comunicar cualquier trámite relacionado con siniestros, renovaciones de pólizas, indemnizaciones, etc.
• En el ámbito jurídico, pueden ser utilizados por parte de procuradores y abogados para todo tipo de comunicaciones con sus clientes, en relación con distintos trámites judiciales.

Las principales razones por las que se utilizan los SMS certificados como medio de notificación son las siguientes:

• Rapidez: ya que el envío y recepción del mensaje es prácticamente instantáneo.
• Eficacia: se trata de un sistema en el que no suelen producirse errores, pérdidas ni extravíos de la comunicación.
• Universalidad: la implantación de los teléfonos móviles es prácticamente universal en nuestro entorno, por lo que es un medio que permite notificar a cualquier persona. De hecho, está probablemente más extendido que el correo electrónico.
• Validez jurídica: como decíamos, el sistema de SMS certificado produce plenos efectos legales en cuanto a acreditar la realización de la notificación. Las circunstancias de la notificación quedan reflejadas en un documento probatorio válido frente a terceros.
• Precio: se trata de un sistema muy económico, si lo comparamos con otros sistemas de notificación más tradicionales.
• Beneficios medioambientales, ya que elimina los costes de impresión, papel y transporte asociados a las notificaciones en formato papel.

De este modo, los SMS certificados tienen importantes ventajas que los convierten en una magnífica alternativa para todo tipo de usuarios, aunque por el momento no disfruten de tanta popularidad como otros sistemas de comunicación.

¿Cómo enviar SMS certificados?

A continuación, explicamos brevemente cómo se pueden enviar SMS certificados de forma muy sencilla, utilizando la plataforma de Signaturit. Los pasos esenciales son los siguientes:

1. Configuración del envío. Accede a la herramienta de SMS certificados y rellena los campos correspondientes:

• Número de teléfono del destinatario.
• Nombre y apellidos. 

• Mensaje. Se trata de un campo de texto libre, en el que puedes indicar lo que proceda en cada supuesto concreto.
• Adjunta el o los documentos a enviar, en su caso.

2. Envío. Una vez revisados los distintos campos, puedes hacer clic en el botón de «Enviar» para realizar el envío del SMS certificado.

3. Recepción por parte del destinatario. La persona a la que va destinado el mensaje procederá a abrir el SMS certificado y, en su caso, a descargar el documento o documentos adjuntos.

4. Acreditación de la notificación. Finalmente, el emisor recibirá un documento probatorio en el que constan los detalles de todo el proceso. Esto le servirá como prueba de haberse realizado la notificación, de la fecha y hora de su efectividad y del contenido notificado, todo ello con plena validez legal.

En definitiva, el SMS certificado es una herramienta de enorme utilidad para cualquier empresa o profesional que tenga que realizar comunicaciones en las que quiera dejar constancia de la recepción del documento notificado.

Su facilidad de uso, precio y validez jurídica lo convierten en una opción tanto o más interesante que otros sistemas de notificación más conocidos.