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Como probablemente ya sepas, existen diferentes tipos de firma electrónica de acuerdo con el Reglamento europeo eIDAS: simple, avanzado y cualificada. Y no siempre es fácil entender la diferencia entre las tres y, por lo tanto, saber qué solución elegir en su negocio.
Te presentamos en este post qué es la simple firma electrónica.
Este blog forma parte de nuestra guía de firma electrónica. ¡Entra y descubre todo nuestro material!
Definición de la firma electrónica simple
El término «firma electrónica simple» en realidad no está definido en el Reglamento europeo eIDAS, sin embargo, este término es utilizado por los actores del sector para agrupar todas las firmas electrónicas que no responden a los requisitos de la firma electrónica avanzada o una electrónica cualificada.
Para más información: eIDAS: Reglamento de la Unión Europea de firma electrónica
La firma simple corresponde, por lo tanto, al primer nivel de firma electrónica definida en el Reglamento eIDAS de la siguiente manera:
«los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos o asociados de manera lógica con ellos que utiliza el firmante para firmar”
En otras palabras, esto significa que hay una firma electrónica simple cuando se establece un enlace entre dos conjuntos de datos electrónicos: uno constituye una firma que se aplica al otro.
No hay requisitos establecidos para este tipo de firma, en términos de seguridad o identificación del firmante.
Es hoy la solución más utilizada por su simplicidad de uso e instalación. Por ejemplo, se usa con frecuencia para entregas, con una firma realizada en el terminal del repartidor.
- Beneficios: Simplicidad y rapidez para aceptar el contenido de documentos y contratos.
- Desventajas: No identifica al firmante. En caso de disputa, será imposible demostrar la identidad de la persona que firmó el documento.
¿Cuándo usar la firma electrónica simple?
Recomendamos el uso de la firma electrónica simple para todos los documentos que no presenten riesgos legales.
Ejemplos de documentos:
- Aceptar las condiciones generales de uso
- Aceptar días de vacaciones
- Firmar una hoja de tiempo
- Firmar un inventario de accesorios para entrar y salir del alojamiento
La solución de firma electrónica simple de Signaturit
A diferencia de nuestra solución de firma electrónica avanzada, la firma electrónica simple no es un rastro de su firma, sino una casilla de verificación que permite al firmante expresar su acuerdo con el contenido de un documento o contrato.
¿Cómo funciona la firma electrónica simple?
- Envía el documento para firmar desde el panel de Signaturit o desde el software de tu empresa (si es una integración API).
- El firmante lo recibe por correo electrónico o SMS.
- Hace clic en el enlace para abrir el documento, desde cualquier dispositivo: teléfono inteligente, tableta o computadora, sin tener que descargar una aplicación.
- Él lee el documento y acepta las condiciones generales.
- Valida el proceso de firma.
Puedes ver todos los detalles del proceso:
Opciones de autenticación para un mejor nivel de seguridad
Si deseas fortalecer la seguridad de este sencillo proceso de firma electrónica simple, puedes agregar una opción de autenticación y así adquirir un mayor valor legal.
Con Signaturit, tiene dos opciones:
- Código PIN por SMS: se envía un código OTP (contraseña única) al firmante para que pueda validar su proceso de firma.
- Identificación electrónica: el firmante carga una foto de su documento identidad, el sistema lo autentica utilizando la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) y valida su identidad en tiempo real (solo disponible a través de API).
El documento de respaldo con evidencia electrónica
Aunque esto no es obligatorio en un proceso de firma electrónica simple, en Signaturit, para cada proceso de firma, se genera un documento convincente que contiene todas las pruebas electrónicas del proceso de firma.
Este documento contiene, entre otras cosas, el nombre del firmante, la dirección de correo electrónico, la fecha y la hora, la ubicación geográfica, la dirección IP, las diversas acciones, etc.
Si se impugnase la firma del documento, esta evidencia electrónica puede presentarse ante un tribunal. Proporcionan un mayor nivel de fiabilidad.
Ejemplo de una tabla resumen de las acciones de un proceso simple de firma electrónica con validación por código PIN:
Si después de leer este artículo, aún tienes dudas sobre cómo la firma electrónica puede ayudar a digitalizar tu empresa, ponte en contacto con nosotros y estaremos a tu disposición para asesorarte.
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