Reduce tu ciclo de ventas optimizando el proceso con herramientas digitales

Tabla de contenidos

Una buena venta es sinónimo de una perfecta ejecución de las fases del ciclo comercial y, cuando lo dominas, el siguiente paso es agilizarlo.

Cualquier detalle en cada etapa de este funnel de ventas es importante y saber aprovechar el tiempo no depende únicamente de las técnicas que utilice el vendedor. Detrás de él hay una estructura de expertos en áreas muy concretas, además de herramientas innovadoras creadas para optimizar cualquier tipo de gestión.

Reducir el ciclo de ventas con los profesionales mejor entrenados y la mejor tecnología es posible, y en este post te explicamos cómo puedes lograrlo sin mayor problema.

Qué es el ciclo de ventas

El ciclo de ventas es el proceso compuesto por una serie de etapas necesarias para vender un producto o servicio. Es el periodo que transcurre desde que un negocio busca llamar la atención de un posible cliente potencial hasta que consigue cerrar una venta con este.

Este proceso se representa gráficamente en un «embudo», también conocido como el «funnel de ventas», y está conformado por diferentes etapas:

1. Prospección

Aunque esta parte no sea la más atractiva de todo el proceso, quizás sí sea la más importante. Y es que en esta etapa se identifican a los clientes potenciales calificados de ventas SQL (Sales Qualified Leads) que nutrirán tu cartera de clientes potenciales que se adaptan bien al producto/servicio que ofrece tu empresa.

2. Conexión

Una vez hayas identificado a tus prospectos, llega el momento de realizar el contacto con ellos. En este momento es muy importante que solicites un contacto mutuo para presentarte.Puedes interactuar con el cliente por redes sociales, como LinkedIn o Twitter, a través del correo electrónico o mediante una llamada, ya sea por teléfono o por videoconferencia. Aquí debes presentar el valor de aquello que le quieres ofrecer e interesarte en si estaría interesado en conocer más.

3. Investigación

Si ese cliente potencial te demuestra su interés en recibir más información, es el momento de que concretes una llamada de descubrimiento o calificación, donde aprenderás más sobre su ámbito de operación, sus necesidades y la capacidad de tu producto de satisfacerlas.

Puede que esta llamada marque el fin del ciclo de ventas porque descubras que tu oferta no encaja bien en ese caso, o todo lo contrario, y así puedas pasar al siguiente paso.

4. Presentación

En este punto del proceso deberías realizar la presentación personalizada de tu producto o servicio adaptada a las necesidades únicas de cada cliente potencial.

5. Manejo de objeciones

Puede que, en algún punto del proceso, se presenten obstáculos que puedan generar un retroceso de tus prospectos. Pero no te preocupes, ya que es normal que puedan surgirles preguntas e inquietudes sobre tu oferta.

Por ello, tras tu presentación, deberás abordar estas cuestiones, donde pueden presionarte con temas relacionados con el precio, las ofertas de los competidores, presupuestos, etc.

6. Cierre

En una de las etapas finales del ciclo de ventas, llegará el momento de reunirte con información legal o de IT para dar solución a los detalles logísticos. Una vez completados estos pasos, es hora de solicitar el cierre del proceso, es decir, interesarte en si está listo para comprar.

Si la respuesta a esta pregunta es un «Sí», ya puedes proceder a redactar el contrato y enviarlo para su revisión final y la firma de este. Este proceso además puede agilizarse enormemente, manteniendo las máximas garantías legales, gracias a un servicio de firma electrónica como el de Signaturit.

7. Seguimiento y referencia

Muchos ciclos de ventas terminan fallando porque algunas empresas creen que la relación con sus clientes finaliza con el momento de la firma de contrato. Hay que tener claro que este proceso no termina con la firma de un acuerdo y que, tras cerrarlo, se debe trabajar para mantener a tus clientes a bordo, no perderlos y aprovecharlos para generar nuevos negocios.

Interésate por su situación, ofréceles ayuda cuando la requieran a través de un buen servicio de atención al cliente, y realiza un seguimiento ejemplar.

La importancia del ciclo de ventas

El fin último de todos los negocios, sea cual sea su sector o ámbito de especialización, siempre es el mismo: vender. Y, como hemos visto, contar con un ciclo de ventas bien definido y estructurado en tu plan comercial es esencial para conseguir y mantener el éxito de tu empresa.

Para convertir cada nueva oportunidad en un cliente, debes construir un ciclo de ventas que acompañe a tus compradores y consumidores durante todo el proceso, para ayudarles a tomar decisiones y que perciban que han cerrado un acuerdo con una empresa que se preocupa por sus necesidades y trabaja por y para cubrirlas.

Además, contar con un ciclo de ventas organizado, también tiene otras ventajas como la mejora en la gestión del pipeline de ventas, la agregación de valor al cliente en cada fase del proceso y un incremento de la eficiencia comercial.

¿Cómo agilizar el ciclo de ventas?

Si sigues los 5 pasos que te proponemos a continuación e incorporas herramientas digitales en tu proceso comercial lograrás reducir el tiempo que dedicas a cerrar cada venta:

1. Haz que tu cliente potencial venga a ti

Como experto en el sector, conoces la importancia de llevar a cabo una buena prospección de clientes y no dar palos de ciego proponiéndole a alguien resolver una necesidad que no tiene. Actualmente, podemos dar un paso más allá y utilizar el medio online para atraer a este target.

Los departamentos de Marketing y Ventas de cualquier compañía deben estar 100% alineados. Juntos podrán encontrar quién es su buyer persona. Sólo así la empresa recibirá leads cualificados: personas interesadas en tu producto o servicio y con una necesidad que resolver que puedes cubrir tú.

Con esta información, desde el departamento de Marketing podrán lanzar campañas de captación segmentadas por buyer persona. El complemento perfecto es un especialista en copywriting, el experto en comunicación que sabe plasmar por escrito los beneficios y el valor de tu oferta o servicio. Y el refuerzo final a ambos vendrá de parte de un diseñador gráfico que pueda ofrecer recursos visuales brillantes.

A modo de ejemplo, se lanza una campaña de captación en Twitter. Cada anuncio llevará un copy (texto), una imagen atrayente y un enlace a una landing page donde el usuario puede ampliar la información. En esta landing encontrará un formulario de contacto donde podrá dejar sus datos porque quiere solicitar una demo gratuita o descargar un documento. Ese usuario acaba de pasar a la siguiente etapa del funnel de conversión y ha llegado el momento de ampliar la información sobre este potencial cliente.

2. Cualifica y gana seguridad

Después de una campaña tan optimizada se reciben los leads. Un formulario de contacto bien definido en una buena landing page nos ayudará en este proceso. Pero es fundamental asegurarnos de que todos los datos proporcionados por el lead son correctos para que cuando contactemos a estas personas demos un mensaje seguro y 100% personalizado.

3. Exprime la primera toma de contacto con el prospecto

¡Tercera etapa! Es hora de conocer vía telefónica al posible cliente, y debemos aprovechar al máximo esta primera llamada fría para detectar el problema o necesidad que tiene nuestro interlocutor y comprobar si realmente podemos ayudarle con nuestro servicio.

Es imprescindible que el profesional de ventas pregunte al prospecto qué busca, qué necesita y cómo el servicio que representa puede resolver la situación que le cuenta. Si el interés el mutuo, se puede agendar una demo personalizada con el compañero comercial especializado en esta tarea. Hoy en día, esta interacción puede ser online con herramientas como Skype o Go to Meeting, para aprovechar el tiempo.

4. Ve a la visita comercial acompañado de tecnología

En la primera reunión física es cuando hablamos de datos, beneficios más concretos, costes… Es el momento de transmitir confianza cara a cara y resolver todas las dudas, aún más específicas si cabe, que tenga nuestro cliente en potencia.

Este es un momento crucial donde debemos demostrar efectividad en todo momento, por eso te recomendamos el uso de la tecnología para agilizar la presentación de tu propuesta y no provocar una reunión lenta llena de papeleo o catálogos en papel.

Innova y diferénciate: lleva todo lo necesario en una tablet, registra en el momento el feedback de la reunión, muéstrale tu producto online, envíale documentos, … todo ello lo puedes hacer con el Acelerador de Ventas de ForceManager. Son detalles que marcan la diferencia y la profesionalidad.

Retomando lo citado anteriormente, todos los departamentos de la empresa son claves para el éxito de una venta. Esta presentación comercial debe ser fresca, clara, atrayente, hecha por Marketing y Diseño con el soporte del equipo de Ventas, combinando la efectividad para transmitir un mensaje por parte de los expertos en comunicación, con la experiencia de los profesionales que tienen contacto directo y a diario con clientes. Esta combinación dará como resultado una presentación idónea que te guiará y profesionalizará tu discurso.

5. El momento clave: la firma

La reunión ha ido perfecta y quedáis en hablar en unos días, quizás el cliente potencial tenga dudas y os intercambiéis más correos, o hayan unos días de vacaciones de por medio, u otras circunstancias que hacen que la respuesta final no llegué y se retrase. Hasta que finalmente recibes un correo conforme aceptan tu propuesta.

Lo último que quieres es que pasen más días para cerrar oficialmente el trato. Más cruces de emails, envío del contrato, tu ya casi cliente debe imprimirlo y escanearlo para la firma…. no, mejor olvídate ya de este proceso offline, lento y tedioso, y aprovéchate de tecnologías innovadoras como la firma electrónica.

Para terminar de optimizar un proceso de ventas que estaba siendo perfecto, digitaliza el último y definitivo trámite: la firma del contrato haz que sea también online, desde cualquier dispositivo, con la firma electrónica. Con plataformas como Signaturit sólo necesitas conexión a internet para que en menos de 30 segundos podáis tener el contrato firmado por el potencial cliente y cerrar oficialmente la venta.

Conclusión:

En conclusión, la estructura establecida detrás de un proceso comercial es clave para que éste funcione, y los pequeños detalles son los que reducirán el ciclo de ventas manteniendo su eficacia. Automatiza todas las fases incluyendo a profesionales clave y proporciónales la última tecnología para conseguir una gestión de la venta de matrícula.

POSTS RELACIONADOS

ForceManager

ForceManager es un asistente personal de ventas móvil diseñado para equipos comerciales que trabajan fuera de la oficina. La aplicación, disponible para smartphones, tabletas y Apple Watch, registra y proporciona al usuario información contextual a tiempo real para mejorar sus resultados e incrementar la actividad comercial.