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Una vez has comprendido las diferencias entre los diferentes tipos de firmas que existen, es normal que surjan dudas sobre si realmente nuestro modelo de negocio necesita implantar una firma electrónica o cuál es el tipo de firma más adecuada para nuestra actividad.
En este post hacemos un breve resumen de estas diferencias y te aconsejamos cuál es perfecta para ti dependiendo de los diferentes casos de uso.
Este blog forma parte de nuestra guía de firma electrónica ¡Entra y descubre todo nuestro material!
Diferentes tipos de firmas para diferentes casos de uso
Para comenzar recordemos los principales beneficios que obtendremos con la implantación de una firma electrónica:
- Aumentar el ROI (return of investment) mejorando la colaboración en el equipo
- Ahorrar tiempo y costes en la ejecución de procesos
- Incrementar la movilidad e interacción entre documentos
Esta es la misión de una firma electrónica. Si sustituimos la tinta por este proceso digital, la empresa podrá garantizar sus flujos de documentos y beneficiarse de todas las ventajas citadas.
No todas las firmas electrónicas son iguales
En este blog hemos tratado en muchas ocasiones qué es el Reglamento eIDAS y cómo beneficia a las empresas. Se trata de la legislación que rodea a los distintos tipos de firmas electrónicas, así como a su proceso garantizando todos los derechos y aportando transparencia.
Por norma general, en la mayoría de las compañías cuando llega la hora de tomar la decisión, siempre surgen las mismas dudas: ¿la persona que firma será quien dice ser? ¿es de fiar la fecha en la que se aplicó la firma?, es decir, surge un problema de confianza.
Las firmas electrónicas ofrecen un mayor nivel de confianza que cualquier otro tipo de firma electrónica y constituyen un método de eficacia comprobada y demostrada para garantizar que los documentos que se envían y firman electrónicamente no han sido alterados de ningún modo, pudiendo identificar al remitente fácilmente y comprobar que este es realmente quien dice ser.
Video: Tipos de firma electrónica
En este video te explicamos detalladamente los diferentes tipos de firmas y sus características:
Tipos de firma y trámites para cada una de ellas
Desde Signaturit siempre damos el mismo consejo: las operaciones documentales de alto valor, necesitarán una firma electrónica de mayor calidad.
Las firmas utilizadas para estas operaciones como pueden ser la firma de contratos laborales, la contratación de un suministro o servicio, o darse de alta como alumno en una escuela, deben estar ligadas al propietario con el fin de proporcionar el nivel de garantía necesario y asegurar la confianza en el sistema subyacente.
Firma electrónica avanzada
Por ello para estos procesos la firma más adecuada es la firma electrónica avanzada, ya que con su uso se puede identificar al autor de la firma y además verificar que no se ha modificado el mensaje.
Las firmas electrónicas avanzada ofrece:
- Autenticación – que vincula al signatario con la información.
- Integridad – que permite detectar más fácilmente cualquier cambio en la información proporcionada y reducir así la probabilidad de fraude.
- No repudio – que garantiza (jurídicamente hablando) la procedencia de la firma electrónica y, por tanto, la dota de confianza pública, por ejemplo en un contexto legal.
Firma electrónica simple
Pero si este no es tu caso de uso, y lo que necesitas es que tus usuarios firmen documentos con poco riesgo jurídico, como las condiciones generales de una web o para validar los días de vacaciones de un trabajador, la firma electrónica simple es la adecuada.
La firma simple es fácil y rápida ya que no se trata de un trazo como tal, sino que consiste en marcar una casilla –un checkbox– o introducir un código PIN.
A nivel de experiencia de usuario, es muy fácil firmar con firma simple, pero no ofrece las mismas garantías jurídicas en cuanto a la identificación del firmante, como ofrecen los demás tipos de firmas electrónicas.
Firma electrónica avanzada con certificado digital
Finalmente si eres tu el firmantes tu volumen de documentos firmar no para de aumentar, nuestra recomendación es la firma electrónica avanzada con certificado digital. Con ella podrás firmar más de un documento a la vez, ahorrando tiempo y trabajo en tus gestiones, y al ser avanzada contarás con todas las garantías de seguridad que antes hemos mencionado.
En el caso de nuestra firma electrónica avanzada con certificado digital el firmante puede aportar su certificado digital emitido por terceros, y firmar desde Signaturit.
Existen dos maneras para que el firmante pueda aportar el Certificado Digital en el momento de la firma:
1º – Subir el certificado digital en el momento que necesites firmar un documento.
2º – Registrarte como usuario de Signaturit y subir tu certificado digital para que este quede almacenado y no tengas que subirlo cada vez que necesites firmar.*
Recomendamos esta segunda opción porque así podrás realizar tus firmas desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
Ya se qué tipo de firma quiero, ahora ¿qué proveedor?
Una vez elegido el tipo de firma más adecuada, no basta con contratar el primer proveedor que encontremos en nuestra primera búsqueda de Google. Para escoger el mejor y no lamentarnos después, también será necesario hacerse las siguiente preguntas:
1. ¿Es simple e intuitivo el proceso de firma?
Es fundamental comprobar que el proceso necesario para llevar a cabo una firma electrónica, o para enviar un documento a firmar, sea lo más sencillo posible con un flujo rápido de completar. Esto es tanto para tu comodidad en el día a día como para el de tus firmantes. Nadie quiere contratar un servicio y después tener que explicar uno a uno cómo completar la firma.
2. ¿Es necesario descargas o instalación de programas?
Ante cualquier solución de firma electrónica hay que valorar que no requiera la descarga o instalación de ningún programa adicional en el disco duro, de esta forma no consumiremos espacio propio. Lo ideal es elegir aquella que opta por un software en la nube.
3. ¿El diseño es responsive?
Solamente en Europa, más de la mitad de las conexiones a internet se producen a través de smartphones, y cada vez más actividades y tareas laborales se realizan a través de estos dispositivos.
Por lo tanto será imprescindible que la solución que elijamos sea responsive y que sea posible firmar a través de cualquier dispositivo móvil.
4. ¿Hay trazabilidad de las fases y control de firmas?
Es importante que una solución de firma electrónica permita realizar un seguimiento del
proceso de firma: recepción, apertura y firma del documento.
De este modo se puede controlar fácilmente que el firmante haya recibido y firmado el documento, sin necesidad de tener que invertir tiempo en realizar seguimiento por teléfono o email para comprobarlo.
5. ¿Me ofrece la máxima automatización posible?
Cualquier solución de firma electrónica que facilite la automatización de procesos mediante la integración vía API debe de ser tenida en cuenta a la hora de escoger plataforma.
En el caso de Signaturit, la integración vía API es la medida idónea para todas aquellas empresas que necesiten incorporar el proceso de firma dentro de su flujo interno de procedimientos -es decir, quieren evitar que el firmante tenga que abandonar la plataforma de la empresa para firmar el documento-.
¿Qué se consigue con todo esto? No perder clientes durante el proceso de firma e incrementar la productividad.
6. ¿Firmas únicas o copy-paste?
No todas las soluciones de firma electrónica proporcionan las garantías adecuadas que hacen que una firma sea realmente personal e intransferible, y, por tanto, imposible de copiar.
Al valorar diferentes plataformas, hay que asegurarse de que éstas no “almacenen” las firmas -es decir, que no se pueda hacer copy-paste-, sino que cada vez que es necesario firmar un documento, el firmante lo haga de forma expresa para el mismo, sin recurrir a ningún archivo almacenado.
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